V-2-2-2/ Le traitement
L'aboutissement de l'identification, de la collecte et du
versement est le traitement.
Ainsi, à la réception des versements, un travail
préalable consistera à la vérification, à la remise
en ordre physique si nécessaire des documents avec enlèvement des
objets métalliques tels que trombones, au dépoussiérage et
au conditionnement ou reconditionnement, si nécessaire. Cette phase
correspond au traitement matériel. L'objectif est de garantir une
conservation optimale afin de les communiquer à qui de droit sans
préjudice.
Ce préalable indispensable est une obligation avant
d'entamer tout processus de traitement intellectuel d'un versement.
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La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
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2011
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En effet, le traitement intellectuel, qui fait intervenir un
ensemble d'opérations, est un travail d'analyse et de description, qui
aboutit à l'élaboration d'instruments de recherche mis à
disposition pour faciliter la recherche. Il commence dans le cas de figure, par
le tri qui consiste à alléger les dossiers en y ôtant les
documents dont l'élimination n'impacte pas sur leur
originalité.
Un travail d'analyse et d'indexation s'en suit et dont
l'objectif est à la fois d'identifier le contenu des articles.
L'analyse consiste à décrire le contenu et la
forme des articles, tant pour les besoins futurs de la recherche que pour ceux
immédiats, du traitement des documents.
L'indexation quant à elle, consistera à
représenter le contenu d'un dossier par des descripteurs
(matière, personne, nom géographique, etc.)
L'indexation obéit à un langage documentaire
normalisé dans le cadre des réseaux par exemple, ou libre
c'est-à-dire dépendant de l'inspiration des archivistes. Dans le
cas de figure, l'Assemblée dispose de l'ancien thésaurus du
défunt PARDOC qui fut utilisé par les organes
documentaires membres. Ce manuel fut conçu pour les centres de
documentation et les bibliothèques et des essais d'adaptation aux
services d'archives furent menés à l'Assemblée nationale
du Sénégal. Cependant, l'indexation qui y est
préconisée est de type libre.
V-2-2-3/ La conservation
La conservation des documents vise à leur assurer une
durée de vie maximale. Elle comporte plusieurs aspects dont la
conservation physique et la préservation.
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La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
Une bonne conservation physique nécessite la
disponibilité et l'usage d'unités matérielles de
conservation: boites d'archives, chemises à sangle, rayonnages
appropriés, etc.
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