V-1-1-2/ Validation et accompagnement des
activités de valorisation
Dans le cadre d'une démarche de valorisation des
archives, l'organisation d'activités innovantes est un maillon de la
chaine.
C'est une initiative fondamentale dans le cas d'espèce
et les responsabilités des uns et des autres dans une administration
sont de nature à les inciter à prendre des initiatives pour la
bonne marche de la structure. Cependant, une initiative n'a de chance
d'être exécutée que si elle est validée par
l'autorité supérieure.
Ainsi, l'organisation d'activités de valorisation
telles que les expositions, les publications, etc. nécessite
l'implication des autorités politiques et administratives, seules
habilitées à les valider et à fournir les moyens
d'exécution.
Par des actes officiels (arrêtés de bureau,
décisions, notes de services, circulaires, etc.), les
autorités politiques cautionnent l'organisation périodique
(annuelle ou semestrielle) d'expositions, de journées
portes-ouvertes par le service des archives et précise les
collaborateurs parmi l'administration et éventuellement des
collaborateurs externes.
Par les mêmes procédures, elles mettent à
la disposition des organisateurs le budget nécessaire et/ou autorisent
ces derniers à solliciter le budget ou le complément par des
voies qu'elles auront choisies.
Validation, officialisation, appui matériel,
pédagogique et financier sont du ressort des autorités politiques
et administratives, qui ont des rôles complémentaires et
concurrents.
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La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
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l'Information documentaire)
«Validation» pour montrer qu'elles
cautionnent pour matérialiser leurs accords,
«officialisation» pour donner un caractère
légal et réglementaire, «matériel et
financier» pour donner un coût et
«pédagogique» pour former un comité
scientifique, un comité d'organisation, un comité de
rédaction, donner des orientations réglementaires afin de pouvoir
procéder à des évaluations.
V-1-2/ LE RÔLE ADMINISTRATIF
La logique des rapports au sein d'une administration voudrait
que les démarches se déroulent dans un ordre
hiérarchique.
Par exemple, un agent de rend inférieur ne peut pas
interpeler une haute autorité politique et/ou administrative directement
sans passer par son supérieur hiérarchique immédiat.
Cela étant, les démarches à mener dans le
cadre du processus de valorisation des archives respectent cette
hiérarchie. Dans tous les cas où l'autorité politique ou
administrative doit être sollicitée, le supérieur
hiérarchique, au niveau administratif devient le porte-parole ou
l'intermédiaire.
Les sollicitations sont transmises du niveau le plus bas de la
hiérarchie au niveau le plus élevé jusqu'à leur
réception par l'autorité visée.
Ainsi, le rôle des autorités administratives
consistent à transmettre les besoins aux autorités politiques et
à faire une plaidoirie pour les causes qui vont dans le sens d'un
rayonnement de l'Institution. Elles sont incontournables et jouent un
rôle de régulateur. Elles aident à définir
clairement les intensions et les stratégies d'y parvenir avant d'en
parler au haut niveau.
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La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
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l'Information documentaire)
Rôles politiques et rôles administratifs sont
complémentaires, concurrents et décisifs pour concevoir et mettre
en oeuvre un processus de valorisation des archives parlementaires
sénégalaises.
V-2/ LE SYSTEME ARCHIVISTIQUE LES MODES
D'ACTION
Les modes d'actions constituent l'ensemble des
démarches à entreprendre, des opérations archivistiques
à mener et des évènements à organiser dans le cadre
d'une politique de valorisation d'un organe documentaire.
Le rôle des démarches est de sensibiliser sur le
processus de création des archives, leur importance, leur
finalité et la vocation d'un service d'archives dans une
administration.
L'objectif est de résoudre le problème de leur
appropriation par certains responsables qui en font des
propriétés personnelles, ce qui constitue un facteur bloquant de
leur identification et de leur collecte. Cette phase décisive, une fois
bien menée, doit déboucher sur une prise de conscience collective
qui ouvre les portes aux opérations d'identification et de collecte des
archives souvent éparpillées à travers plusieurs
endroits20 et inciter les responsables à procéder
à des versements réguliers.
Quant aux opérations archivistiques, elles sont
l'oeuvre des professionnels et interviennent chacune, à un moment bien
déterminé du processus. Elles constituent dans une large mesure,
les missions classiques des services d'archives.
Relativement aux évènements, ils
nécessitent une préparation minutieuse et visent à toucher
une cible pour une prise de conscience et de connaissance. Elles
20 L'architecture du bâtiment qui
abrite l'Assemblée nationale comporte des locaux, sorte de magasins
où sont entassés des documents appartenant aux fonds coloniaux
non exploités.
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La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
suscitent une collaboration entre l'Administration et les
responsables du Service des Archives. Les rôles des uns et des autres
seront examinés dans les parties qui suivent.
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