III-2-6/ Le fonds du Secrétariat
général (série E);
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La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
D'emblée, il faut dire que nous ne pouvons pas dire la
composition de ce fonds pour la bonne et simple raison qu'il nous a
été confié et que sur instruction, il ne fallait pas y
toucher. C'est dire donc qu'il n'a pas été inventorié et
le versement n'était pas suivi de bordereau.
Il occupe un volume de 3 m/l et est constitué de
documents classés dans des sous-chemises et dans des classeurs
lauréats.
Il n'est donc pas accessible et n'a jamais fait l'objet d'une
consultation par le service versant.
III-2-7/ Le fonds de la Direction de la
Comptabilité (série L)
Occupant un volume de 23 m/l, le fonds de la Direction de la
Comptabilité est composé de documents comptables (factures,
engagements, fournisseurs, états, bulletins de paiement, etc.) et
de documents administratifs (décisions, arrêtés de
bureau, notes de services, attestation de cessation et de reprise de service,
correspondance, etc.).
Les documents se présentent sous la forme de dossiers
constitués dans des chronos aux dos desquels sont inscrits des
annotations et l'année à laquelle les documents ont
été élaborés et certains, dans des chemises
à sangles comportant les mêmes annotations.
Ce fonds n'est pas encore traité faute de ressources
humaines suffisantes, d'espace de travail et d'espace et d'unités
matérielles de conservation.
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La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
Conservé dans des armoires métalliques
fermées, il fait souvent l'objet de consultation par le service versant
et l'on fait recours aux bordereaux de versement pour opérer une
recherche. C'est le seul service autorisé à y accéder.
III-2-8/ Le fonds de la Direction du Trésor (série
K)
Pour un volume de 65 m/l, le fonds de la Direction du
Trésor se compose de documents budgétaires (ordres de
mission, titres de voyages, engagements divers, etc.), de documents
comptables (factures d'achats, de fournisseurs, d'engagement, traitements
salariaux, etc.) et de documents administratifs (décisions
diverses, arrêtés de bureau, notes de service, correspondance,
etc.). Du point de vue du traitement, il connaît le même sort
que le fonds de la Direction de la Comptabilité.
Les documents sont classés dans des chronos, dans des
classeurs ou ficelés en petits tas. Une partie est rangée sur des
rayons tandis qu'une autre partie est à même le sol.
Certains types de documents notamment les états de
salaires et les états de virements nécessitent des unités
matérielles de conservation spéciales à cause de leur
grande taille.
Les bordereaux ayant accompagné les versements servent
d'instruments de recherche dans les cas où le service versant souhaite
accéder à certains documents.
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