L'audit du cycle de la trésorerie du CESG

2.2. Processus d'élaboration du manuel des procédures

La rédaction du manuel de procédure est un projet qui peut parfois s'étendre sur plusieurs années selon la taille de l'entreprise et la complexité de son organisation. En réalité, le travail n'est jamais achevé dans la mesure où l'entreprise comme tout organisme vivant, se développe et adapte son mode de fonctionnement aux évolutions de l'environnement. Pour Son élaboration, l'entreprise doit disposer au préalable de plusieurs documents à savoir l'organigramme détaillé, la description des postes, la délégation des pouvoirs, le diagramme des flux d'informations.

Voici un tableau qui synthétise le processus d'élaboration du manuel des procédures.

Tableau 5 : Processus d'élaboration du manuel des procédures

Phases	Etapes	Explications
Préparation	Travaux préliminaires	les travaux préliminaires consistent à faire un inventaire des procédures existantes, le découpage du processus étudié, la définition d'un code de classement et en fin la préparation des dossiers de procédures.
	Interview	l`auditeur procèdera à l'interview des opérateurs concernés par l'application pratique de la procédure. Il s'agira de reconstituer l'ensemble des tâches et des opérations qui la composent.
Réalisation	Evaluation des procédures actuelles	L'évaluation des procédures actuelles est importante dans la mesure où elle permet de détecter les forces et faiblesses de ces procédures ainsi que les risques afférents.
	Elaboration d'une cartographie des risques	Elle peut se faire de manière itérative. Elle peut être décomposée en trois étapes :- l'identification et l'analyse des risques ; - hiérarchisation et mesure des risques ;- l'établissement de la matrice des risques.
	Conception du manuel des procédures	Cette étape permet de définir les orientations du manuel de procédures à concevoir, c'est-à-dire les objectifs, le contenu, la forme et le champ d'application du manuel.
Finalisation	Conception des procédures	l'auditeur doit avant la rédaction des procédures, bien analyser la tâche ou l'activité avant de la décrire. Rédiger une procédure, c'est la définir, décrire les tâches de chaque intervenant et en organiser la synchronisation dans le temps avec des contrôles logiques.
	Validation des procédures et du manuel	Avant toute diffusion officielle dans l'entreprise, chaque procédure doit subir plusieurs phases de vérification et de contrôle. On distingue principalement deux étapes de validation. La première se situe au niveau des rédacteurs. Elle vise principalement à faire approuver les restitutions écrites par les opérateurs concernés. Il est habituel de constater au cours de cette étape qu'il faille largement modifier le premier jet. La seconde étape se situe plus largement au niveau de l'entreprise Elle porte sur la validité et l'optimisation des méthodes de travail en cours. Elle vise aussi à s'assurer de la cohérence globale du système de procédures. Cette phase de validation est importante pour corriger certaines dérives, débattre des améliorations ou clarifier les règles en vigueur
	Diffusion du manuel	Après la validation du manuel, l'équipe en charge du projet de rédaction doit le diffuser puis en second lieu le mettre en application.
Suivi	Suivi de la mise en oeuvre et recommandations	L'application des procédures doit nécessairement faire l'objet d'un suivi particulièrement attentif. Compte tenu des imperfections qu'elles peuvent comporter, cette période doit être conçue à l'image d'une phase de rodage. C'est à l'issue de ce rodage que l'on lancera les mises à jour et les premières améliorations substantielles.