II.2. Documents en usage.
7 Sources : Archives du collège et
Percepteur.
8 Sources : Archives du Collège Alfajiri.
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La perception des frais scolaires au sein d'une institution
scolaire, est un service de finance. Comme tout service de finance, elle exige
la tenue d'un certain nombre de documents afin d'assurer le suivi surtout que
vu la conjoncture actuelle de la RDC, les parents sont dans l'obligation de
payer en des petites tranches et par conséquent un suivi rigoureux de
l'évolution de l'état d'avancement de la paie de chaque
élève s'avère impérieux. Les percepteurs du
Collège Alfajiri ne se dérobent pas de ce principe, raison pour
laquelle ils tiennent, dans l'exercice de leur fonction les documents
ci-dessous pour une perception claire, aisée et transparente.
a. Le RECU
Le reçu est la pièce que le percepteur remet au
parent/élève qui verse de l'agent pour le paiement. Le
reçu a pour rôle de servir de preuve de paiement en cas de
nécessité. Voici le modèle utilisé au
collège Alfajiri :
Collège Alfajiri N° :
FN SOL EP1 EP3 CI OE T1 T2 T3
Nom.........................................
Classe.............
Cat. A B C D E
Montant..........................................................
Date....................................
Solde.................
Signature
Comme on le constater sur ce modèle de reçu, le
percepteur est obligé de :
1. indiquer le numéro du reçu,
2. encercler ou souligner la situation de
l'élève, son cycle, ainsi que le trimestre payé,
3. marquer le nom et la classe de l'élève,
4. encercler la catégorie de l'élève, ce
qui permet de savoir ce qui reste à payer tenant compte du trimestre qui
vient d'être payé,
5. indiquer le montant payé,
6. marquer la date de paiement ainsi que le reste à
payer par l'élève,
7. en fin il appose sa signature pour le rendre légale
et authentique.
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b. Le fiche de perception
Le collège Alfajiri est une grande institution
d'enseignement. La centralisation de la perception des frais scolaire
s'avère un plus difficile dans la mesure où cette centralisation
pourrait créer une lourdeur et aussi un encombrement du bureau de
perception vu le nombre élevé des potentiels payeurs qui sont les
élèves de la même institution. C'est partant de ce constat
que les jésuites, ont stratifié la perception la perception des
frais. Ainsi on trouve un percepteur pour le maternel, un percepteur pour le
primaire, et un autre pour le secondaire et le CSP.
Animé du souci de bonne gestion, l'administration
financière du collège Alfajiri prévoit que tous ces
percepteurs puissent faire un versement des fonds perçus à la
caisse centrale. Pour s'assurer de la clarté dans ce versement, une
fiche de perception est dotée à chaque percepteur sur laquelle il
indique soigneusement le nom de chaque élève qui paie, sa classe,
le montant payé, le montant restant à payer, la date, et à
la fin il fait un total de tout le montant perçu pour cette date et y
appose sa signature. Cette fiche est établie en deux exemplaires, une
pour le caissier et une autre gardée par le percepteur. Voici un
modèle de la fiche de perception.
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Collège Alfajiri Fiche
Nom
FICHE DE PERCEPTION
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Date:
n°
/ /
du Perc:
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N°
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NOM ET POSTNOM
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CLASSE
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CATEGORIE
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MONTANT
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SOLDE
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TOTAUX
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Le CAISSIER
Signatures
Le PERCEPTEUR
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