Gestion automatisée d'un hôtel: cas du motel Baraka en RDC

I.3. Etude de l'existant

I.3.1. Définition et but

Cette analyse consiste à décrire ce qui existe dans l'entreprise, son fonctionnement, ses fichiers, ses procédures, etc. ^(41(*))

Elle consiste à faire la description de fonctionnement du système qui est en place et des critiques pertinentes sur celui-ci pour enfin déceler les anomalies qui bloquent le bon fonctionnement du système actuel et les points positifs qui contribuent ainsi à son fonctionnement.

I.3.2.Description de l'application

Au besoin le client se présente à la réception pour formuler sa demande, celle-ci le reçoit et consulte le plan de l'hôtel pour vérifier les chambres disponibles et le tarif. Si la demande est favorable, elle enregistre les identités du client dans le bulletin d'inscription et le registre des clients et dans le plan de l'hôtel pour signaler l'occupation de la chambre tout en indiquant l'heure et le jour d'entrée ainsi que le jour de sortie (jour de départ), on établit la facture en deux exemplaires dont uneà conserver dans les archives du Motel et l'autre à remettre au client, si le client est prêt, paie sa facture, dans le cas contraire, il paie avant de quitter l'hôtel, en fin, on lui donne la clé de la chambre pour l'occuper.

A la fin de la journée, la réception établit un rapport donnant la situation globale de toutes les chambres occupées et sur tous les clients reçus ou partant dans la journée pour le rapport à l'agence de renseignement (DGM, ANR, PNC, Bureau II de la FARDC, etc.) et la COOPAC.

I.3.3. Etude de poste de travail

L'étude de poste de travail a pour but d'étudier les différents services ou postes de travail concernés dans la gestion des réservations des chambres.

Ainsi durant cette étude, nous allons citer les postes ci-dessous :

Le poste interne qui est la réception ;

Le poste externe est le client, le service de renseignement.

1o. Poste interne

Réception : donne toutes les informations nécessaires au client qui veut avoir service au sein de l'hôtel, enregistre tous les clients et chambres occupées ou inoccupées, enregistre toutes les identités du client dans le bulletin d'inscription de l'hôtel.

2o. Poste externe

- Client : formule sa demande d'occupation de chambre. C'est un poste capital sans lequel l'hôtel ne peut fonctionner.

- Agence de renseignement est chargée de contrôler les clients qui occupent les chambres durant une période donnée au sein de l'hôtel ; il reçoit le rapport journalier, de tous les clients enregistrés par la réception.

* ⁽⁴¹⁾ Christophe BANYAKWA, (2008-2009), Notes du cours de Méthode d'Analyse en informatique : Méthode MERISE, G2-IG, ISP/Bukavu, Inédit.