Gestion automatisée d'un hôtel: cas du motel Baraka en RDC

I.4. Description et modèle des documents

1) Facture de l'hôtel

FACTURE N^o

Le 20

M doit

Qté	Désignation	P.U	Prix total

Fig.6 : La facture

La facture est un document comptable mentionnant le détail et le coût des produits et prestation fournis (par une société à un client) afin d'en demander ou d'en attester le règlement. ^(42(*))

2) Bulletin d'inscription Hôtel

Fig.7 : Bulletin d'inscription

Ce document renferme le renseignement en rapport avec le client qui vient de s'héberger à l'hôtel pendant x temps. Il est rempli soit par la réceptionniste ou le client lui-même.

3) Cahier de recette.

Dans ce cahier, la réceptionniste mentionne la chambre qu'on a occupée, son numéro et son prix, mais aussi le montant versé par mois. Il sert à l'hôtel pour localiser quelles sont les chambres les plus occupées et ayant généré plus de recettes.

MOIS DE : PAGE N^o DateN^oLibelléInputDébitCréditSolde

Fig.8 : Cahier de recette.

4) Reçu.

N^o

Reçu de M .......................................................................................................

la somme de

Pour .................................................................................................

........................................................................................................

....................................., le ....../ ......./ .............. Signature

Fig.9 : Reçu

Commentaire : ce document renferme le nom du client, le montant payé, la date et la signature de la personne ayant délivré cette dernière. Si la facture n'a pas été honorée, il importe de la signaler sur cette dernière pour un bon recouvrement.

5) Registre des clients

Fig.10 : Registre des clients

Commentaire : ce document contient les noms des clients et les numéros des chambres qu'ils occupent à l'hôtel. Ce dernier est vérifié chaque jour par les services étatiques. Cette vérification est importante d'autant plus qu'elle permet de déceler facilement les personnes dangereuses ayant passé au Motel.

6) Plan de l'hôtel

Fig.11 : Plan du Motel/Baraka

I.5. Etude des moyens de traitement

Les moyens de traitement constituent l'ensemble des ressources matérielles, humaines et financières utilisées pour gérer les informations circulant dans l'organisation.

I.5.1. Les moyens matériels

Les moyens matériels utilisés par Motel sont entre autre : papier, Bic (stylo), Bic marker, crayon, gomme, latte, registre, cahier ministre, fiche, étagère, classeur, farde chemise, agrafeuse, chaise, table, perforateur, tampon, etc.

* ⁽⁴²⁾ ANYEMU Josué, (2010 - 2011), Cours de la technique de commerce, G1 - IG, ISP/Baraka, Inédit.