2. Présentation du workflow Courrier
2.1. Définition du Workflow :
On appelle « Workflow » la modélisation et la
gestion informatisée de l'ensemble des tâches à accomplir
et des différents acteurs appliqués dans la réalisation
d'un processus métier d'une organisation.
2.2. Le Workflow Courriers Arrivés
Les courriers arrivés sont pris en charge à partir
du BOC. Ils sont ensuite transmis aux responsables respectifs pour traitement
à temps réel.
Le responsable du courrier peut soit:
· traiter ce courrier à son niveau et finaliser la
tâche
· décider d'annoter ce document et de l'envoyer
à un subordonné pour effectuer des tâches
particulières.
Le responsable de la tâche peut à son tour soit
:
· faire une annotation en cascade et affecter une
tâche à un autre collègue
· commenter la tâche et envoyer la réponse.
2.3. Le Workflow Courriers Internes
- Note Générale/Note
d'Organisation
Un projet de note générale ou de note
d'organisation peut être initialisé par toutes les directions.
Toutefois, ce projet doit être impérativement envoyé
à la DCG pour contrôle et avis. La DCG peut soit le transmettre
à la DG pour approbation et diffusion, soit le réexpédier
à la Direction émettrice pour complément ou correction.
Initiateur : Tous les Cadres
Valideur : Le responsable de la Direction émettrice
Vérificateur : La DCG
Approbateur : La DG
Récepteur : décision de la DG
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Tchamga Ntichi Thomas André, Master Pro
Stratégie et Management : ntichithomas@
hotmail.com Page 32
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2011-2012
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- Note à l'attention de la DG
Toute Direction peut utiliser l'application Workflow pour
envoyer une note à la Direction Générale. Les cadres de la
direction peuvent collaborer dans la rédaction de cette note. Toutefois
c'est au Directeur, une fois la note finalisée, d'identifier et de
procéder à l'envoi de cette note à la DG.
Initiateur : Tous les Cadres
Valideur : Le responsable de la Direction émettrice
Récepteur : La DG
- Mémo/ Note Inter-Directions
La seule différence entre ces deux types de courriers
est qu'un mémo ne nécessite pas un modèle
prédéfini et peut être initialisé et envoyé
par tous les employés, L'initiateur peut toutefois envoyer le
mémo à son supérieur hiérarchique s'il le juge
utile.
Workflow MEMO Interne
L'initiateur peut avoir la possibilité d'envoyer le
mémo soit :
· directement aux destinataires
· de l'envoyer d'abord à un coauteur pour avis
· de l'envoyer à son supérieur
hiérarchique.
Note Inter-Directions
Une note Inter-directions, doit être, une fois
préparée par les utilisateurs, identifiée par le
système et envoyée à la Direction destinataire par le
premier responsable de la Direction émettrice.
Initiateur : Tous les Cadres
Valideur : Le responsable du mémo ou le responsable de
la direction émettrice dans le cas d'une note inter directions
Récepteur : un service destinataire dans le cas d'un
mémo ou une direction de destination dans le cadre d'une note inter
directions.
- Note de Service
C'est une note qui émane d'une Direction concernée
et destinée à ses différents services. Elle peut annuler
ou remplacer une note de service antérieure.
Initiateur : Tout le personnel
Valideur : Le Directeur
Récepteur : Les services concernés Workflow Note
de service
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Tchamga Ntichi Thomas André, Master Pro
Stratégie et Management : ntichithomas@
hotmail.com Page 33
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2011-2012
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- Autorisation de Sortie
Ce workflow, concerne tous le personnel de l'ETAP.
L'autorisation de sortie peut être de type personnel ou de service. Dans
tous les cas, l'autorisation ne sera acceptée que suite à
l'approbation par la hiérarchie.
Initiateur : Tout le personnel
Valideur : Le responsable hiérarchique
Récepteur : Le service personnel de la Direction des
Ressources humaines
- Demande de prélèvement
Cette demande consiste à permettre à tous le
personnel de formuler un besoin en matériel à l'économat
de l'ETAP. Cette demande doit être approuvée et sera satisfaite en
fonction de la disponibilité dans le magasin du bien demandé.
Initiateur : Tout le personnel
Valideur : Le responsable hiérarchique Récepteur :
Le magasin
- Demande de Congé
Tous le personnel peut initialiser la demande de congé
en utilisant le workflow demande de congé. Le système lui affiche
le solde congé en pompant l'information de l'application DRH. Par la
suite la demande sera acheminé aux supérieurs
hiérarchiques à partir du chef de service jusqu'au Directeur
(d'après l'organigramme ETAP intégré dans Lotus). Le
contrôle par le service personnel reste inchangé.
Initiateur : Tout le personnel
Valideur : Le (s) responsable(s) hiérarchique(s)
Documents système : Titre de congé
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