2.4. Le Workflow Courriers départs :
Le courrier départ est actuellement traité de
façon centralisée au niveau bureau d'ordre. Tout type de courrier
départ est transmis manuellement au niveau BOC qui procède
à sa saisie dans le système, son identification, sa
numérisation et son envoi au destinataire final.
Dans le cadre de la révision et de l'optimisation du
traitement de ce type de courrier, nous avons apporté des nouvelles
procédures de travail concernant les courriers départs de type
:
· Documents Lettre ou Fax
· Documents Financiers
· Bon de commandes
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Tchamga Ntichi Thomas André, Master Pro
Stratégie et Management : ntichithomas@
hotmail.com Page 34
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Rapport de Stage : La Communication au Service du
Management
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2011-2012
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2.4.1 Type Lettre ou Fax
i. Toute direction peut initialiser un courrier départ
ii. Un cadre non directeur peut collaborer pour la
préparation sur le système d'un courrier départ mais
n'aura comme décisions que de:
· l'envoyer à un coauteur ;
· l'envoyer à son supérieur
hiérarchique.
iii. Une fois la version définitive approuvée
par le Directeur, deux cas sont possibles :
· Le Directeur peut décider d'envoyer directement ce
courrier au BOC.
· Le Directeur peut décider que ce document
nécessite l'approbation préalable de la Direction
Générale pour être envoyé.
Le Directeur peut annuler ce document
2.4.2 Type Financier
Ce type de courrier est le plus important en termes de
quantité. En effet il représente en moyenne 70% des courriers
traités par le bureau d'ordre.
· Une fois traitée au niveau du SIG, les OV,
Chèques et Retenues à la source éligibles
pour signatures seront automatiquement disponibles dans l'application
mail Manager dans le compte du responsable du département
trésorerie.
· Le chef de département trésorerie
procède après vérification à leur envoi par
workflow au BOC
· Le BOC procède uniquement à
l'identification système de ces documents et à la reproduction de
cet identifiant sur le document physique.
2.4.3 Type Bon de commande
o Nous avons développé une interface avec le
SIG et nous procédons quotidiennement au transfert automatique des BC
traités dans le SIG aux unités concernées (Affaires
Générales, Documentation, Formation)
o Chacune de ces entités contrôle ces bons de
commande et procède à leur envoi au BOC.
o Le BOC procède à l'identification
chronologique par le système et à la reproduction de cet
identifiant sur le document papier.
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