1.5 Système d'identification du courrier interne
Le système identifie les notes selon un ordre
chronologique par type de note comme suit :
|
Type de Note
|
Identification
|
Responsable de l'attribution de l'identifiant
|
|
Note Interne (ex-Mémo)
|
N.MEM/DE/aa/nnnn
|
Direction émettrice
|
|
Note Inter Directions
|
N.IND/DE/aa/nnnn
|
Direction émettrice
|
|
Note générale
|
N.GEN/aa/nnnn
|
BOC
|
|
Note d'Organisation
|
N.ORG/aa/nnnn
|
BOC
|
|
Note d'information
|
N.INF/aa/nnnn
|
BOC
|
|
Note à l'attention de la Direction
Générale
|
N.ADG/DE/aa/nnnn
|
Direction émettrice
|
|
Demande de Prélèvement
|
D.PRL/DE/aa/nnnn
|
Direction émettrice
|
|
Demande Transfert MMB
|
D.MMB/DE/aa/nnnn
|
Direction émettrice
|
|
Autorisation de sortie
|
D.ASO/DE/aa/nnnn
|
Direction émettrice
|
|
Note de Service
|
N.SER/DE/aa/nnnn
|
Direction émettrice
|
|
Courrier Arrivée
|
AR-aaaa/nnnnn
|
BOC
|
|
Courrier Départ incluant Courriers Financiers et BC/BA
|
DP-aaaa/nnnnn
|
BOC
|
1.6 Diffusion du courrier interne
Le courrier interne est diffusé aux concernés selon
la procédure suivante :
|
Type de courrier
|
Diffusé par
|
Diffusé à
|
|
Note générale
|
BOC
|
Tout le personnel ETAP
|
|
Note d'Organisation
|
BOC
|
Tout le personnel ETAP
|
|
Note d'information
|
BOC
|
Tout le personnel ETAP
|
|
Note à l'attention de la Direction
Générale
|
Secrétariat de la DG
|
La Direction émettrice et selon annotation de la DG
|
|
Note de Service
|
Secrétariat de la Direction
émettrice
|
Personnel de la Direction émettrice
|
|
Courrier Arrivée
|
BOC
|
Selon classeur, destinataire et selon annotation de la DG
|
|
Courrier Départ
|
BOC
|
Selon indication sur le courrier (CC, CCC.)
|
|
OV
|
DF
|
Bénéficiaires concernés
|
|
BC/ /BA
|
BOC
|
Fournisseurs concernés
|
|
|
|
Tchamga Ntichi Thomas André, Master Pro
Stratégie et Management : ntichithomas@
hotmail.com Page 31
|
|
Rapport de Stage : La Communication au Service du
Management
|
2011-2012
|
|
|
|
1.7 Archivage et recherche des notes sur le
système
Des vues par : Date, Référence du document,
Expéditeur, Type de courrier et par nature d'envoie (Fax, lettre,
courrier interne) sont disponibles dans Mail Manager et permettent aux
utilisateurs de rechercher un document selon une approche
multicritères.
| 
