Paragraphe 2 : Conditions de mise en oeuvre
Nous ne pouvons faire des recommandations sans donner les
conditions de mise en oeuvre de chacune d'entre-elles. Prenons le domaine de la
Gestion des Ressources Humaines, l'e-Recrutement, l'e-Learning, l'e-Monitoring
et le Call center ne sont véritablement dynamiques qu'associées
à l'expertise de l'homme, au dialogue, au suivi et à
l'accompagnement et n'offrent de réelles avancées que
lorsqu'elles sont proches des opérationnels.
L'e-Recrutement (recrutement en
ligne) doit être utilisé comme canal de diffusion pour
les offres d'emploi à partir du propre site institutionnel de
l'entreprise en développant la rubrique « emploi » et en la
faisant partager en interne via l'Intranet de la DARH, la préoccupation
étant de se tourner aujourd'hui vers une solution informatisée de
gestion de ces flux entrants. L'idée générale est de
libérer le recruteur du temps consacré à la partie
administrative pour se concentrer sur le coeur du métier du recrutement.
Les technologies Internet et Intranet apportent des possibilités
nouvelles et rapides
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de communication avec les candidats, qu'ils soient externe ou
interne à l'entreprise. De même, la gestion des dossiers des
candidats doit se faire à partir d'Internet :
? Le tri des CV : Les fonctions de tri des sites d'emploi et
des logiciels permettent d'en écarter une bonne partie pour se consacrer
sur les candidatures intéressantes ;
? La constitution d'une « Bibliothèque CV » :
Bien qu'elle ne soit pas indispensable, la base de CV constitue un bon moyen de
gagner en réactivité lorsqu'une entreprise cherche à
recruter. En piochant dans son
«Magasin» de candidats, elle économise un
temps considérable ;
? Le suivi informatique des candidatures : Répondre aux
candidats, même à ceux que l'on écarte. En automatisant les
réponses, les logiciels permettent de gagner un temps
précieux.
La formation à distance ou «
e-Learning » se compose d'un ensemble de prestations qui
ont en commun de pouvoir diffuser de l'information dans un but de former et
permettre à l'utilisateur de travailler à distance via les
réseaux Internet et Intranet. Il permet un gain de temps (abstraction
des distances), une facilité d'accès aux cours (moins de
présence, souplesse dans les horaires), diminution des coûts
(formation à partir de son lieu de travail ou de son domicile). Cet
outil nécessite une véritable adaptation et il incombe aux DRH
d'y faire appel. Certes, les coûts sont amoindris mais la réelle
difficulté reste l'accès permanent à Internet surtout pour
les entreprises exerçant dans les pays sous-développés.
Toutefois, la formation à distance permettrait à
des personnes géographiquement dispersées de pouvoir
accéder en même temps à la prestation d'un intervenant
situé en un lieu différent avec la possibilité d'engager
un véritable échange.
L'e-Monitoring ou gestion
émotionnelle du personnel a pour but d'« Intégrer
le qualitatif à l'émotionnel ». Les NTIC permettent
d'envisager aujourd'hui le pilotage en temps réel de facteurs
qualitatifs et de les intégrer
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dans un tableau de bord. C'est une notion qui apporte de la
valeur ajoutée à la gestion et qui nécessite l'usage
d'Internet.
En RH on se contente souvent d'indicateurs à
retardement ou sans lien avec le résultat escompté comme le taux
d'absentéisme, le nombre d'heures ou le budget de
formation...L'e-Monitoring se concentre sur les dimensions qui peuvent
être gérées et qui ont une réelle portée sur
le succès durable de l'organisation. Il permet de générer
une dynamique du progrès et un climat de dialogue lorsqu'il est bien
intégré dans les pratiques RH. La DARH doit donc veiller à
y faire participer tout le personnel de l'entreprise.
Le centre d'appel ou « Call-center » permet
d'adapter à l'échelle de l'entreprise l'écoute des
collaborateurs, la qualité du service, rationaliser les coûts et
se tourner résolument sur la gestion globale de service.
L'accès au centre d'appel doit être ouvert
à tout le personnel : sa mission est d'assurer le conseil RH
auprès de la hiérarchie du réseau RH mais également
des salariés.
Le premier contact s'établit via un répondeur
vocal qui cerne la question, selon un ordre pré-établi auquel on
répond en appuyant sur l'une des touches de son téléphone.
L'appelant est ensuite mis en relation avec un standardiste dont le rôle
est de faire connaître les règles, répondre aux questions
et si nécessaire renvoyer la réponse par mail à
l'appelant. Lorsque la demande nécessite une interprétation ou
une recherche l'opérateur transfère l'appel vers un
spécialiste en lui adressant un mail détaillant explicitement le
problème soulevé. Les questions traitées : la gestion
administrative, le recrutement, la formation, la gestion des performances, la
rémunération, les avantages en nature, les absences, la
santé, la retraite, la sécurité (badges, mot de passe,
autorisation d'accès), l'organisation de l'entreprise, le temps de
travail...sont autant de thèmes abordés.
En somme, nous pouvons dire que l'informatisation de la GRH
à travers les divers outils présentés ci-dessus se veut
être bénéfique pour l'entreprise en
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matière de temps et de performance. La DARH doit
constituer un fichier unique du personnel informatisé mettant en exergue
les processus de gestion (paie, compétences, formation, recrutement etc.
...)
Nous vous présentons ici une architecture des domaines
de Gestion des Ressources Humaines. Celle-ci comporte de multiples relations,
pratiques et outils de gestion, des différents domaines articulés
autour d'une base de données unique du personnel. Gérer les
Ressources Humaines virtuellement demande une meilleure maîtrise de
l'information et des relations. Il faut se focaliser sur la création de
valeur ainsi que sur l'amélioration de la coordination et du
contrôle des activités :
Image 2
Source : Didier DEMANGE, Mise en place d'un projet
e-RH
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