1.3. Système de contrôle
Les écritures comptables et les inventaires physiques
des matériels dans un service, collectivité ou
établissement devraient rester en concordance. Pour garantir cette
concordance, la mise en place d'un système de contrôle est
indispensable.
1.3.1 Contrôle interne:
a. Contrôle périodique des matériels
:
En se référant à l'article 236 de
l'instruction générale du 22 juillet 1955, «les
matières, denrées et objets doivent être recensés
chaque année ». Cette disposition a été aussi,
renforcé par la circulaire n°01 MFB/SG/DGB/DPE/SM du 14 juillet
2010, en affirmant que « le recensement général des
matières et objet est obligatoire. », à partir de
l'exercice 2010. En fait, le recensement est un moyen permettant à
chaque service de contrôler physiquement les matériels et, leur
concordance avec les écritures comptables.
De plus, le contrôle périodique a aussi pour
objet de contrôler la concordance entre les dépenses
engagées et les prises en charge dans la comptabilité des
matériels en service.
b. Contrôle contextuel :
Comme son nom l'indique, le contrôle contextuel
s'effectue dans un contexte bien défini. D'abord, il est effectué
dans les conditions prévues par l'article 15 de la susdite instruction.
Celui-ci stipule que « dans le cas de mutation de comptables, la
remise et la prise de service donnent lieu en principe, à un recensement
général des matières et objets ». Mais, à
noter que cette opération n'est obligatoire. Elle s'effectue à la
demande du comptable entrant. Dans le cas où ce dernier n'a pas pu
procéder à ce recensement, dans un délai de quinze jours
après la date de sa prise de service, « il sera
considéré comme ayant reconnu la concordance entre l'existant et
les écritures » et, son prédécesseur sera
acquitté de droit de toute responsabilité y afférente.
Ensuite, ce type de contrôle pourra se faire à la demande du chef
de
service ou du comptable dépositaire pour quelque motif que
ce soit (incendie, cyclone, vol, doute...).
Ces contrôles consistent surtout à la comparaison
de l'existant réel et les écritures. En cas de différence
(excédent et/ou déficit), un procès verbal de recensement
sera établi, conformément à la règlementation en
vigueur. Seuls, les articles qui présentent de différences seront
portés dans le procès verbal de recensement.
1.3.2 Vérification externe et contrôle
règlementaire :
On entend par « vérification externe et
contrôle règlementaire », l'ensemble de toute action
exercée par l'Inspection Générale de l'Etat, le
Contrôle Financier ou du service chargé des matériels
auprès du Ministère du Budget, conformément à la
règlementation en vigueur.
La vérification et contrôle externe pourra aussi
être périodiques ou contextuels. Périodique, dans le sens
où chaque service est soumis à la reddition de compte qui devra
être approuvée, par le service chargé des matériels
au sein du Ministère du Budget, après visa du Contrôle
Financier (circulaire n°01MFB/SG/DGB/DPE/SM du 14 juillet 2010). Tandis
que, le contrôle contextuel est exercé généralement
par les services d'inspection.
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