1.1.4 Les différentes sortes d'opérations
:
Par principe, il n'y a que deux types d'opération
comptable : l'entrée et la sortie. Ainsi, la comptabilité des
matériels en service ne fait pas l'exception à ce principe. On
parle généralement de la prise en charge et de la
décharge.
- La prise en charge: comme son nom l'indique, est
une opération comptable qui consiste à faire porter en
écriture (journal), tout objet ou matériel nouvellement
acquis (achat ou dotation) et/ou nouvellement constaté (excédent
lors du recensement). Elle nécessite inévitablement une
pièce justificative, appelée « Ordre d'Entrée»
qui est établie à partir d'une facture, en ce qui concerne les
achats effectués ; un état de cession ou ordre de sortie
émanant du service ou organisme donateur, en ce qui concerne les
dotations ; et un procès verbal de recensement, pour les
excédents constatés.
- La décharge est une opération
comptable permettant à un service public de se désengager des
objets ou matériels figurés dans ses écritures. Elle doit
être justifiée par un « Ordre de sortie ». La
décharge peut s'effectuer pour plusieurs raisons : délivrance
à un service public par d'autre service, la perte des objets ou
déficit constaté lors du recensement, et la condamnation des
matériels. La première demande une présentation d'un
récépissé portant la prise en charge de la partie
bénéficiaire qui se justifie par son « ordre d'entrée
» ; la seconde doit être accompagnée par un procès
verbal constatant la perte des objets, dûment approuvé par
l'autorité compétente à cet effet ; et un procès
verbal de condamnation approuvé, pour la troisième.
3 Instruction générale du 22 juillet
1955, sur la comptabilité des matières. Art. 34
Bref, il est considéré comme opération en
comptabilité des matériels en service, tout mouvement
nécessitant un enregistrement dans le livre journal. De ce fait, les
prêts, les réparations et les remplacements d'objets dans les
unités collectives, bien qu'ils entrainent des mouvements des objets et
matériels, ne donnent pas lieu à un mouvement comptable (chapitre
5 de l'instruction générale du 22 juillet 1955). En effet, ces
types de mouvements ne sont pas définitifs, ils ne s'agissent que des
mouvements temporaires des objets et matériels
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