1.1.2 Tenue de la comptabilité
Généralement, quatre (04) principes
régissent la comptabilité des matériels en service. Ces
principes sont indissociables :
- Une Comptabilité soumise à la
période annuelle : par principe, l'exercice budgétaire de
l'administration publique s'étend du 1er janvier au 31
décembre de l'année N. En d'autre terme, la gestion comptable se
fait annuellement.
- Une comptabilité tenue par service et par budget:
tout service disposant d'un budget propre (budget général,
autonome ou annexe) devra avoir un compte. Ainsi, « chaque livre
comptable est unique par service ou branche de service et par budget
»2. La régularité de ce compte est
sanctionnée
2 Instruction Générale du 22 juillet 1955,
sur la comptabilité des matières, art 31, alinéa 4
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par la délivrance d'un quitus annuel émanant de
la Direction du Patrimoine de l'Etat auprès du Ministère des
Finances et du Budget, au niveau central ; et par la Direction Régionale
du Budget, au niveau excentrique.
Toutefois, il est possible pour des services n'ayant pas du
budget propre, d'ouvrir un compte des matériels en service. C'est le cas
par exemple, de la Commission Régionale des Marchés (CRM)
d'Alaotra Mangoro...
- Une rubrique budgétaire unique pour tous les
services : étant donné que toutes les opérations en
comptabilité publique sont régies par le Plan Comptable des
Opérations Publiques (PCOP), la rubrique de la comptabilité des
matériels en service est unique pour l'ensemble de l'administration
publique.
- Comptabilité par nomenclature: l'Instruction
générale du 22 juillet 1955 évoque que tous les objets
devraient être classés selon leur nature et suivant leur
destination. En se référant toujours à ladite instruction,
ce classement se fait par nomenclature sommaire, et numéroté de
un à treize.
1.1.3 Tenue de Registres :
Puisqu'il s'agit de la comptabilité, le Journal
est un document indispensable. Ensuite, s'ajoute le Grand livre
(annuel ou triennal). Le premier fait figurer les différents
mouvements ou opérations effectuées au cours de l'exercice (en
quantité et en valeur), et par numéro d'ordre chronologique.
Toute inscription dans le journal doit être accompagnée des
pièces justificatives valables (ordre d'entrée ou ordre de
sortie), tandis que le second fourni des renseignements généraux
sur l'ensemble des matériels existants. L'enregistrement des objets dans
le grand livre doit se faire obligatoirement par article, par ordre
alphabétique et par numéro de la nomenclature sommaire. La
désignation des objets et matériels est identique à celle
du livre journal avec les caractéristiques y afférents.
Cependant, il est à noter que, deux ou plusieurs objets de même
nature et ayant le même prix unitaire, forment un article, même
si la période ou date d'acquisition est
différente. De même, l'unification des prix est obligatoire
lorsque les prix dans les écritures des deux ou plusieurs objets de
même nature, et même caractéristiques sont différents
à la fin d'année.
Afin d'éviter toute forme et/ou tentative de fraude,
« le libellé des articles inscrits sur les livres doit
être clair et précis, sans surcharges ni interlignes ; les
grattages sont formellement interdits. Les ratures ne sont autorisées
que dans les cas d'erreurs matériels... »3
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