II- Le crédit documentaire (Credoc)
II-1-L'ouverture du Credoc, au niveau de l'agence
1) Conditions
- Le client doit avoir un compte commercial ;
- Le client doit être solvable.
- Il faut préalablement renseigner une ligne de Credoc
et une autorisation plafonnée avant de saisir un dossier. Cette
intervention ressort exclusivement des pouvoirs du directeur d'agence ou de son
adjoint.
- Le dossier de Credoc ne doit être saisi dans le
système qu'après domiciliation de la facture ou du contrat y
relatif.
2) Documents requis
- Demande d'ouverture Credoc (modèle SEMAR 205-BIS)
(1) avec les 19 clauses conformément aux des
règles et usances uniformes et à la réglementation de
change
1 ANNEXE N°08 : Demande Credoc Semar 205 bis
en vigueur. Elle doit être dument remplie, cachetée
et signé par le client. Elle ne doit comporter ni ratures ni
surcharges.(en 3 exemplaires) ;
- Facture pro-forma ou contrat commercial (en 3 exemplaires)
Domicilié; - Attestation Taxe de domiciliation bancaire : en cas de
revente en l'état ; - Un engagement en cas de revente avec modification
;
3) Réception et vérification des
documents
-le préposé aux Credoc reçoit la demande
d'ouverture du Credoc sur le formulaire (Semar205bis), et les autres documents
suscités.
-le préposé doit vérifier la
conformité des documents présentés par le client par
rapport aux règles et usances uniformes et à la
réglementation en vigueur.
-Le chef de service « Comex » vérifie que le
dossier est conforme techniquement et à la réglementation des
changes en vigueur et des règles et usances régissant les
crédits documentaires.
4) Enregistrement du dossier
- Il procède à l'enregistrement du Credoc sur le
registre pour le suivi ;
5) Matérialisation de l'ouverture de
Credoc
a)Saisie de l'ouverture du Credoc sur le
système
-le préposé procède à la saisie des
informations sur le système Delta V8.
-Lors de la saisie de l'ouverture du Credoc, le système
contrôle automatiquement :
v' La fiche client ( exple : cas d'interdiction au commerce
extérieur) ; v' L'existence de la provision dans le compte client.
v' La ligne d'autorisation Credoc et/ou l'autorisation
plafonnée.
Si l'une des conditions précitées n'est pas
respectée, le système signale un désaccord bloquant.
-Le préposé confirme à la fin de la saisie
du dossier la transaction par dérogation (DER), et confirme
l'édition correcte par « oui ».
-une fiche de Credoc est éditée sur laquelle sont
reprises toutes les informations du Credoc y compris le numéro
chronologique attribué par le système.
b) Etablissement de la chemise : Credoc à l'import
(ET7)
-Il remplit la chemise rouge ET7 (Credoc à l'import)
(1), sur laquelle sont reportées les
renseignements essentiels du Credoc, tel que le numéro du dossier
attribué par le système.
1 Annexe n°09 : Credoc à l'import chemise : ET7.
6) Validation
Conformément à l'existant, trois signatures doivent
intervenir dans le dossier qu'on appelle validation multiple dans Delta. Il
s'agit de la :
· Validation 1 : confié au chef de
service. Dossier en état F1.
· Validation 2 : confié au
chargé d'études (chargé du dossier), dossier en
état F2.
· Validation 3 : confié au
directeur d'agence. Dossier en état F3 (Validation commerciale).
-Le chef de service reprend le dossier, vérifie la
saisie de l'utilisateur par rapport aux documents présentés par
le client, si la saisie présente une ou des anomalies, il procède
aux rectifications nécessaires suivant l'opération «
Modification service », et procède à la validation technique
du dossier en F1, et remet le dossier au chargé d'études pour la
validation la validation en F2.
-Celui-ci présente le dossier au directeur d'agence ou son
adjoint intérimaire pour la troisième validation du dossier en
F3.
-Cette dernière validation provoque automatiquement une
réservation des fonds sur le compte du client pour les Credoc ouverts
avec une marge de provision.
-Cette réservation de fonds se traduira automatiquement en
PREG après validation finale de l'opération en agence de
centralisation à J+2.
-Le document SEMAR 205bis devra être signé par le
directeur et son adjoint, et retourné au préposé pour la
ventilation suivante :
v' Une copie comme accusé de réception ;
1' Une copie acheminée à la DRE ;
v' Deux copies sont classées dans le dossier client ET7 au
même titre que la facture proforma ou le contrat commercial ainsi que
tout autre document.
Au terme des validations, le système
génère la réservation des fonds. Le préposé
pourra consulter l'événement « réservation de fons
» à l'aide de la transaction « Consultation des
événements ».
-----)validation Credoc -)Credoc Import
F1 : Niveau 1 Chargé d'études: F10
-)ESC.
F2 : directeur adjoint.
F3 : directeur.
F1 -)F2 F3
Consultation des événements
:
830: Credoc IC. 870: Credoc :
IRR.
7) Classement des documents
Le préposé classe les documents suivants dans le
dossier client : v' Facture proforma ou contrat commercial ;
1' Formulaire SEMAR 205bis ;
1' Autres documents.
8) Envoi à la D.O.D : (Direction des
Opérations Documentaires)
o La facture pro-forma domiciliée ;
o Demande d'ouverture Credoc SEMAR ; o Lettre d'ouverture par V8
(1).
9) Génération des écritures de
Credoc
1' Ecritures d'engagement ; 1' Commission d'ouverture ; v'
Constitution de la PREG.
-L'intégration des écritures comptables au niveau
de l'agence est effectuée à J+2 après traitement de fin de
journée.
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