I.3.2. Règles de gestion
Chaque véhicule
a :
· un numéro d'immatriculation qui est unique ;
· un numéro d'ordre du véhicule qui est
unique (Fleet Number : FN) ;
· un numéro de chassie qui est unique ;
· une marque ;
· une année de fabrication ;
· une date d'achat ;
· un coût à l'achat ;
· un service qui l'utilise chez Vodacom (user name) ;
· une assurance payée à la SONAS, allant du
1er janvier au 31 décembre de chaque année.
Selon qu'il s'agit de gestion de carburant ou de gestion des
entretiens, les règles de gestion suivantes sont aussi prises en compte
:
A. Gestion de carburant
Une fois par semaine, Vodacom procède à
l'approvisionnement de ses véhicules en carburant. C'est un quota
hebdomadaire. Cette opération se fait de la manière suivante : Le
Drive Dispatch prépare le Trip Log Sheet (T.L.S.) qui est le
document de bord du véhicule et, émet un bon de
réquisition(fuel requisition) pour demander le carburant au
Warehouse Supervisor qui contrôle le T.L.S. avant de justifier
le fuel requisition (demande de carburant). Le Fuel requisition est alors
envoyé au Finance Manager qui examine si ses prévisions
budgétaires autorisent cette dépense de carburant. S'il n'y a
aucun inconvénient, il transmet le même document avec son point de
vue au Head of Region qui lui, en dernière instance, valide le
fuel requisition après avoir vérifié les explications du
Warehouse Supervisor et celles du Finance Manager.
B. Entretien des véhicules
Les véhicules sont envoyés au Garage pour
entretien lorsque le kilométrage d'entretien est atteint ou lorsque le
Driver (conducteur) utilisant le véhicule constate une panne.
Lorsque le kilométrage d'entretien est atteint, le Drive
Dispatch transmet le Rapport d'Inspection
Journalière du Véhicule (R.I.J.V.) au
Warehouse Supervisor en même temps que le Bon de Commande pour
Entretien (B.C.E.). Le Warehouse Supervisor contrôle le R.I.J.V.
pour justifier le B.C.E. Celui-ci est alors envoyé au Finance
Manager qui examine si ses prévisions budgétaires autorisent
d'envoyer le véhicule au garage pour entretien. S'il n'y a aucun
inconvénient, il transmet le même document avec son point de vue
au Head of Region qui lui, en dernière instance, valide le
B.C.E. après avoir vérifié les explications du
Warehouse Supervisor et celles du Finance Manager.
I.3.3. Tableau des évènements
A. Gestion de carburant
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N°
|
Noms Evènement
|
Type
|
Emetteur
|
Récepteur
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Données
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Signification
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1.
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T.L.S.
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Externe
|
Driver Dispatch
|
Warehouse
Supervisor
|
-immatriculation -Num_ordre_véhi -Marque
-Destination -Kilométrage
-Time out -Time in -Fuel level
-Passenger Name -Date
-Driver Name
|
Pour justifier la demande de carburant, le Drive
Dispatch
prépare le T.L.S. et le transmet au Warehouse Supervisor
qui va le contrôler
|
2.
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Fuel requisition
|
Externe
|
Drive Dispatch
|
Warehouse supervisor
|
-Numéro
document -Num_ordre_vehi -Date
-Driver Name -immatriculation -User Name
-Type fuel
|
Le Drive Dispatch émet le fuel
requisition
qu'il transmet au Warehouse Supervisor qui le contrôle
en même temps que le T.L.S. pour légitimer la demande de
carburant
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3.
|
|
T.L.S. accepté
|
Interne
|
Warehous e
Supervisor
|
Warehouse
Supervisor
|
-immatriculation -Num_ordre_véhi -Marque
-Destination -Kilométrage
-Time out -Time in
|
T.L.S. accepté par le
Warehouse
Supervisor et
utilisé par lui-
même pour
justifier le fuel
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|
|
|
|
|
|
-Fuel level -Passenger Name -Date
-Driver Name
|
requisition
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4.
|
Fuel requisition accepté 1
|
Interne
|
Warehous e
Supervisor
|
Finance Manager
|
-Numéro
document -Num_ordre_vehi -Date
-Driver Name -immatriculation -User Name
-Type fuel
|
Le Warehouse Supervisor transmet le fuel
requisition contrôlé au Finance Manager qui
l'examine
pour voir si la demande est conforme au budget
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5.
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Fuel requisition accepté 2
|
Interne
|
Finance Manager
|
Head of
region
|
-Numéro
document -Num_ordre_vehi -Date
-Driver Name -immatriculation -User Name
-Type fuel
|
Le Finance Manager transmet le fuel
requisition examiné et annoté au Head of region qui
vérifie les justifications du warehouse Supervisor et celles du Finance
Manager avant d'approuver la demande de carburant
|
Tableau 1.17.
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