Le diagnostic de la situation actuelle permet d'avoir une
vision à la fois globale et détaillée des
dysfonctionnements actuels causant les problèmes majeurs cités de
la gestion du charroi automobile de Vodacom. C'est dans le but de pallier
à ces problèmes qu'une solution ont été
pensée. Cette solution consiste essentiellement à l'introduction
de l'outil informatique.
· Présentation :
Cette solution informatise la gestion de carburant et la gestion
des entretiens des véhicules.
· Principe de la solution : Cette solution
repose principalement sur :
- Une base de données pour la gestion de carburant et
des entretiens. Dans cette base de données, on a accès en temps
réel aux informations sur la consommation de carburant et l'entretien de
chaque véhicule. Ces informations saisies sont automatiquement
consultable au niveau de tous les services du domaine.
- La suppression de tous les documents papier internes
à l'entreprise. Les règles de gestion et de contrôles
peuvent être visualisées à partir de l'ordinateur, à
chaque poste de travail. Le Warehouse Supervisor pourrait faire saisir tout ce
qui concerne les règles de gestion et autres contrôles,
après acceptation de la règle par le Head of Region, bien
entendu. La saisie de données dans la base de données peut se
faire au niveau du Warehouse Supervisor. A cet effet, il a besoin d'une main
d'oeuvre supplémentaire pour ce travail (un secrétaire ou un
stagiaire).
- Le transfert des documents par le réseau : à
partir du Warehouse Supervisor les Fuel requisition et les Bons de Commande
pour Entretien (B.C.E) sont transférés par le réseau.
Puisque le réseau existe déjà, cela ne posera aucun
problème en termes d'investissement.
- La conservation des Fuel requisition approuvés et
des B.C.E. approuvés à l'état papier (on les imprime donc)
pour le retrait de carburant et pour l'envoi en entretien des véhicules.
La secrétaire du Head of Region se chargera des impressions.
· Evolution par rapport à la situation
actuelle :
Plus personne ne doit se déplacer pour les
informations qu'il désire. La direction a un accès
immédiat à toutes les informations concernant la gestion du
charroi automobile. Les rapports sont alors élaborés plus
facilement par le Warehouse Supervisor pour la hiérarchie.
· Evaluation :
- Problèmes résolus :
9 Ce système répond aux attentes des
utilisateurs. L'introduction de
l'informatique pour automatiser une partie du travail facilite
le travail de
chaque acteur du domaine. On se concentre sur des
problèmes de fond.
9 Le système, par le fait de gérer toutes les
étapes en temps réel, permet de
réduire les délais avant qu'une demande
n'obtienne de réponse. 9 La rétention ou la
perte d'information est quasiment impossible. 9 Le
système permet à tous les postes d'accéder à toutes
les informations
dont ils ont besoin ; ces informations étant mises
à jour en temps réel.
9 Puisqu'il n'y a presque plus de documents internes, il n'y a
quasiment plus
de perte de documents.
9 On a éliminé la redondance des informations et
les erreurs de saisie, dues aux nombreuses cases à remplir des
documents.
9 Le système autorise et facilite la consultation des
archives.
- Investissements :
9 Un secrétaire ou un stagiaire au Warehouse Supervisor 9
Logiciels
v' Implantation de la base de données
v' Formation du personnel (1/2 journée par service)
Note :
Ces données auraient pu être chiffrées
pour évaluer le coût total de l'investissement. Nous ne le faisons
pas ici par manque de précisions sur prix. L'entreprise pourra toujours
soumettre ces données à une évaluation chiffrée
avant la réalisation du projet.
· Rapport d'étude
préalable
Voici, repris dans le tableau ci-dessous, le
résumé de la solution proposée :
