C. PRINCIPES FONDAMENTAUX DU CONTROLE INTERNE
La mise en oeuvre d'un dispositif de contrôle interne doit
reposer sur les principes fondamentaux parmi lesquels nous pouvons citer :
1) Le principe d'organisation et séparation des
fonctions
Il stipule que le manuel de procédures doit permettre
de décrire clairement les tâches de tous les intervenants afin
d'éviter les cumuls de fonctions
Ce principe soutient que l'organisation doit :
- être rationnelle,
- être adaptée et adaptable aux objectifs de
l'entreprise ;
- être vérifiable, concernant le
respect des circuits mis en place et l'absence de circuits analogues
- respecter la séparation des
fonctions.
La répartition des tâches relève de la
responsabilité des dirigeants. Cette responsabilité consiste
à fixer les objectifs, définir la mission des hommes
(organigramme), déterminer le choix et l'étendue des moyens
à mettre en oeuvre. La règle de séparation des fonctions a
pour objectif d'éviter que dans l'exercice d'une activité de
l'entreprise, un même agent cumule :
- les fonctions de décisions (ou opérationnelles)
;
- les fonctions de détention matérielle des valeurs
et des biens ;
- les fonctions d'enregistrement (saisie et traitement de
l'information) ; - la fonction de contrôle
Il est clair qu'un tel cumul favorise les erreurs, les
négligences, les fraudes et leur dissimulation.
A cet effet, dans le cadre de l'évaluation du
contrôle interne, l'on doit vérifier s'il existe :
- un manuel de procédures administratives,
financières et comptables adapté à l'entreprise ;
- un manuel d'organisation (dictionnaire de poste) qui comporte
les séparations convenables des fonctions
2) Le principe d'universalité
Ce principe signifie que le contrôle interne s'applique
à toutes les personnes dans l'entreprise en tout temps et en tout lieu.
Autrement dit personne n'est exclu du contrôle par quelle
considérations que ce soient : il n'y a ni privilège ni domaines
réservés, ni établissement mis en dehors du contrôle
interne.
Il s'agit de voir:
- si toutes les personnes se conforment aux procédures
;
- si les procédures sont respectées en tout lieu et
en tout temps.
3) Le principe d'indépendance
Ce principe exprime l'idée que les objectifs du
contrôle interne (sauvegarde du patrimoine et amélioration des
performances) sont à atteindre indépendamment des
méthodes, procédés et moyens de l'entreprise.
Il s'agit de vérifier que le paramétrage des
systèmes automatisés de gestion n'élimine pas certains
contrôles. Par exemple :
- la suppression d'une écriture passée ;
- le défaut d'impression possible ou de reconstitution
d'information traitée en informatique.
4) Le principe d'informations et qualité du
personnel Tout système de contrôle interne est, sans
personnel de qualité, voué à l'échec. La
qualité du personnel comprend la compétence et
l'honnêteté ; cependant la fragilité du facteur humain rend
toujours nécessaires des bonnes procédures du contrôle
interne.
Les informations doivent être, pertinentes, objectives
utiles, vérifiables et communicables
- pertinente, autrement dit adaptée à son objet
et à son utilisation. Elle doit être disponible et accessible dans
les temps et lieux voulus ;
- objective, car elle ne doit en aucun cas être «
déformée » dans un but particulier ;
- communicable, en d'autres termes, le destinataire doit
pouvoir tirer clairement les informations dont il a besoin à partir des
informations reçues ;
- vérifiable, car il doit être possible d'en
retrouver les sources grâce à des références
appropriées permettant de justifier l'information et de
l'authentifier.
5) Le principe d'harmonie
Ce principe signifie que le système mis en place doit
tenir compte des caractéristiques de l'entreprise et de
l'environnement.
6) Le principe d'autocontrôle
Le principe d'autocontrôle ou d'intégration
stipule que les procédures mises en place doivent permettre le
fonctionnement d'un système d'auto - contrôle.
La distinction des fonctions de l'entreprise (décision,
conservation du patrimoine, comptabilité, contrôle) est
fondamentale sur le plan du contrôle interne, car une séparation
des tâches permet de réaliser un auto - contrôle
efficace.
7) Le principe de permanence
La mise en place de l'organisation de l'entreprise et de son
système de régulation (contrôle interne) suppose une
certaine pérennité de ses systèmes. Il est évident
que cette pérennité repose nécessairement sur celle de
l'exploitation.
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