Evaluation du contrôle interne du cycle Trésorerie par l'auditeur externe. Cas du Fonds Routier au Bénin

D- LES PROCEDURES DE CONTROLE ET DE PROTECTION

DE LA TRESORERIE

Cette procédure permet de s'assurer que :

- les valeurs en caisse et à la banque sont bien gérées et que le niveau des avoirs est connu.

- les espèces en caisse, les chèques et toutes autres valeurs à l'ordre du Fonds Routier sont bien protégés contre les cas de vols, d'incendie et de manoeuvres frauduleuses.

Voici quelques règles de gestion :

- obtenir à la fin de chaque mois les relevés bancaires.

- établir un état de rapprochement bancaire par mois et par banque. - remplir le brouillard de banque au jour le jour.

- procéder à des contrôles périodiques de la caisse avec procès verbal de contrôle.

- disposer d'un coffre fort pour la conservation des valeurs et des titres de paiement.

- installer des extincteurs dans les bureaux où sont conservées lesdites valeurs.

- procéder à des versements réguliers des fonds à la banque.

a. Rapprochement bancaire et CCP

Responsables				Ordre et séquence des tâches à exécuter	La Secrétaire Le DFR Le CC Le Comptable
	· Reçoit les relevés · Remplit le registre courrier arrivé · Remplit le cahier de transmission du service comptable · Transmet au fur et à mesure, les relevés au DFR · L'affecte au CC · L'affecte au Comptable · Etablit à la fin de chaque mois un état de rapprochement par compte bancaire et CCP · Vise l'état de rapprochement · Transmet l'état de rapprochement au Chef Comptable accompagné des relevés de compte · Propose le cas échéant les régularisations	Le Chef Comptable
·		Contrôle l'état de rapprochement
	·	Signe l'état de rapprochement
	·	Vise les écritures de régularisation proposées
	·	Affecte l'ensemble du dossier au comptable pour saisie		Le DFR Le Contrôleur
de	·	Envoie copie de l'état de rapprochement au DFR		Gestion
	Prend connaissance de l'état de rapprochement

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 66

b. Contrôle des caisses

A la fin de chaque journée, le Chargé de règlement doit procéder à l'arrêté de la caisse.

- Le Chef Comptable au moins une fois par mois procède au contrôle de la caisse à partir des éléments ci-après:

o la fiche d'arrêté de caisse (cf. modèle en annexe 5)

o le brouillard de caisse

o les pièces justificatives des opérations de caisse

o les espèces en caisse

- Il contrôle chacun de ces éléments sur la base de :

o solde initial : Correspond au solde en caisse au dernier arrêté

o approvisionnement : Correspond au montant des dépenses

justifiées au dernier arrêté et au montant reçu en remboursement.
o autres recettes : correspond au total des reçus émis pour des fonds

reçus (ventes de dossier d'appel d'offres etc.)

o total Recettes : correspond à la somme des montants précédents

o dépenses justifiées : correspond à la somme des dépenses soutenues par des pièces justificatives

o solde théorique : différence entre total recettes et dépenses justifiées

o solde en caisse : total des espèces en caisse.

- Il approuve la fiche d'arrêté en y apposant son visa.

Le Chargé de Règlement :

- établit un état récapitulatif des dépenses.

- établit éventuellement une demande de réapprovisionnement qu'il vise et joint à l'état récapitulatif des dépenses

c. Contrôle des dépôts a terme (DAT)

Les DAT doivent être l'objet d'un contrôle rigoureux et permanent.

Le CC

Le DFR

Le CG

Le DFR

Le CC

Responsables

Ordre et séquence des tâches à exécuter

· Conserve précieusement toutes les conventions relatives aux DAT ;

· S'assure à chaque échéance que les intérêts sont bien calculés et positionnés sur le compte courant du Fonds Routier ;

· Prépare le cas échéant le dossier de renouvellement ;

· Soumet ce dossier à la signature du DFR ;

· Transmet le dossier au CG pour contrôle.

· Contrôle le calcul et le positionnement des intérêts sur le compte courant du Fonds Routier ;

· Contrôle le dossier de renouvellement et donne son avis motivé ;

· Transmet le dossier au DFR.

· Prend connaissance du dossier et de l'avis du CG

· Signe, le cas échéant, le dossier

· Transmet le dossier au CC

· Se rend à la banque pour les formalités de renouvellement

o Source : Compilation entretiens et consultation Manuel de Procédures