Evaluation du contrôle interne du cycle Trésorerie par l'auditeur externe. Cas du Fonds Routier au Bénin

C- LES PROCEDURES DE DECAISSEMENT

Cette procédure a l'avantage de montrer les formalités et le mode de règlement des factures, décomptes et états de paiement.

Elle respecte un certain nombre de règles de gestions qui sont :

- le mode de règlement en vigueur est le virement. Les autres formes de

règlement seront utilisées par dérogation ou sur demande expresse.
- le règlement des factures respecte les délais de traitement prescrits

par le Directeur du Fonds Routier par note de service.

- seules les factures certifiées font l'objet de règlement.

- le Chargé de règlement tient un registre de remise de chèques dans lequel émargent les bénéficiaires ou leurs représentants qualifiés avec les références de leurs pièces d'identité.

- les chèques et les ordres de virements sont signés conjointement par le DFR et le CC.

- les factures d'un montant supérieur à 50 000 FCFA doivent être réglées par chèque ou par virement de compte.

- les frais de mission et autres perdiems peuvent être réglés en espèces. - sur demande des bénéficiaires, les autres dépenses peuvent être faites par virement.

- les décomptes relatifs aux travaux exécutés, les salaires sont réglés par virement.

a. Règlement par chèque

Responsables		Ordre et séquence des tâches à exécuter
Le Chargé	de	· Etablit au nom de chaque fournisseur à payer par		Règlement
	chèque, le chèque de règlement ainsi qu'un bordereau de règlement (cf. modèle en annexe 2) et transmet le dossier au CC;
	· Vise le chèque ;
	· Transmet le chèque au CC.
	· Procède aux contrôles nécessaires ; il s'agit de :
	- contrôle de la concordance entre bon de commande
	- facture ou décompte ;
	- contrôle de la certification ;
	- contrôle de la fiche de dépenses ;
	- contrôle le bon remplissage du chèque et du bordereau de remise de chèque ;
	· Signe le chèque ;
	· Le transmet au DFR avec les originaux des factures sur lesquels la référence et la date du chèque auront au préalable été portées y compris la mention «payé le» par apposition d'un cachet ;
	· factures sur lesquels la référence et la date du chèque auront au préalable été portées y compris la mention
	«payé le» par apposition d'un cachet ;
	· Signe le chèque après avoir vérifié l'existence des

Le CC Le DFR		pièces justificatives revêtues des références du règlement ; Après signature, le chèque et les factures sont transmis au secrétariat administratif. · Enregistre le nombre de chèques et des pièces justificatives et transmet le tout au Chargé de Règlement · Contrôle l'identité du créancier ; · Fait acquitter ; · Remet aux fournisseurs le chèque ; · Transmet à la comptabilité toutes les pièces justificatives ayant servi au règlement.	La Secrétaire

b. Paiement en espèces

Responsables			Ordre et séquence des tâches à exécuter	Le CC
·	Transmet au Chargé de règlement les factures ou états de paiement à régler en espèces.		Les bénéficiaires
·	Se présenter à la caisse munis de leur pièce d'identité ;
·	Acquittent les factures ;
·	Emargent le registre de suivi des règlements
	(cf. modèle en annexe 3);		Le Chargé de Règlement
·	Encaissent les fonds.
·	Classe provisoirement les factures ou états de paiement réglés avant de les transmettre à la comptabilité en fin de journée.

c. Règlement par Virement

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 58

Responsables		Ordre et séquence des tâches à exécuter	Le Chargé de Règlement
· Après tous les contrôles effectués comme dans le cas de l'émission du chèque, établit un ordre de virement (cf. modèle en annexe 4) qu'il vise et le transmet au CC accompagné de		Le CC
la facture et des autres pièces justificatives.
· Procède à tous les contrôles effectués comme dans le cas de l'émission du chèque, signe l'ordre de virement et le transmet au DFR accompagné de la facture et des autres pièces		Le DFR
justificatives.
· Contrôle et signe l'ordre de virement ;		La Secrétaire
· Le transmet au secrétariat
· Procède à l'enregistrement ;
· Le transmet au Chargé de Règlement		Le Chargé de Règlement
· Procède au dépôt ou fait déposer à la banque

d. Règlement des avances de démarrage et restitution des retenues de garantie

Cette procédure décrit les opérations indispensables au règlement des avances de démarrage et à la restitution des retenues de garantie. Voici quelques règles de gestion :

- ces avances ne seront payées que si elles sont prévues et stipulées dans les clauses du contrat.

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 59

- une facture y relative doit être déposée et être l'objet de tous les contrôles.

- la récupération de l'avance de démarrage doit se faire au fur et à mesure du paiement des décomptes ; ceci dans la proportion que représente le montant du décompte par rapport à celui du marché

- toutes les garanties prévues au contrat doivent être effectivement obtenues avant paiement de l'avance de démarrage.

- le cas échéant, la retenue de garantie doit être déduite.

- la retenue de garantie sera restituée après la réception définitive au bout du délai de garantie.

- les cautions reçues des institutions financières doivent être conservées précieusement (si nécessaire au coffre-fort).

- ces cautions doivent être restituées aux institutions financières dès l'effectivité de la réception.

- en cas de défaillance du fournisseur ou de l'entrepreneur, la mise en exécution de la procédure de réalisation de la caution doit être immédiate ;

- les cautions provenant des établissements financiers ne sont pas acceptées.

· Règlement des avances de démarrage

Responsables

Ordre et séquence des tâches à exécuter

· Reçoit le décompte en provenance de la DGTP · Procède à l'enregistrement · Le transmet au DFR · L'affecte au CG ; · L'affecte au RBA/CBE · S'assure que le marché a été enregistré au Service des Domaines ; · S'assure de la correcte liquidation du montant du décompte ; · Vérifie que le décompte est appuyé d'une caution bancaire couvrant au moins le montant de l'avance a) Si le décompte est mal liquidé ou à défaut de caution bancaire · Etablit un bordereau de rejet qu'il transmet au RBA · Apprécie les motifs du rejet · Valide en visant le bordereau si le motif est justifié · Le transmet au CG pour visa · Apprécie les motifs du rejet · Valide en visant le bordereau si le motif est justifié · Le transmet au DFR pour signature

La Secrétaire

Le DFR

Le CG Le CBE

Le RBA

Le CG

Le DFR

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Le CBE Le RBA Le CG		· Signe et l'envoie au DGTP b) Si les contrôles ne révèlent aucune anomalie · Etablit un relevé de paiement · Le transmet au RBA · Procède aux contrôles d'usage (réf du marché, montant, nom du créancier etc...) · Vise · Transmet au CG · Procède aux contrôles de conformité · Transmet au DFR · Signe La suite de la procédure est conforme à celle du paiement des factures	Le DFR

· Restitution des retenues de garantie

La retenue de garantie revêt l'une des trois formes ci-après :

- caution bancaire de bonne fin d'exécution ;

- prélèvements sur les décomptes d'une fraction convenue jusqu'à exécution complète du marché ;

- la forme mixte qui est une combinaison des deux premières : une partie couverte par une caution bancaire et le reste par prélèvements sur les décomptes.

Au terme de la période de garantie déterminée dans le marché : Caution bancaire

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Responsables

Ordre et séquence des tâches à exécuter

·

La Secrétaire

Le DFR Le CG

Le RBA

Le CG

Le RBA

Le CC

Le RBA

Le DFR

La secrétaire

Reçoit la demande de main-levée transmise par la DGTP

· Procède à l'enregistrement

· La transmet au DFR

· L'affecte au CG ;

· L'affecte au RBA

· Etablit un bordereau de transmission ;

· Transmet au CG ;

· Vise le bordereau

· Le retourne au RBA

· Se rapproche du CC muni du bordereau

· Vise le bordereau et transmet la caution bancaire

· Transmet le bordereau et la caution bancaire au DFR

· Signe le bordereau

· Envoie le bordereau et la caution bancaire au fournisseur conformément à la procédure « courrier départ »

Prélèvements de fraction sur les décomptes

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Responsables		Ordre et séquence des tâches à exécuter	La Secrétaire
· Reçoit la demande de reversement de la retenue de garantie transmise par la DGTP
· Procède à l'enregistrement
· La transmet au DFR		Le DFR
· L'affecte au CG ;		Le CG
· L'affecte au RBA/CBE ;		Le CBE
· Vérifie :
- l'exigibilité de la retenue de garantie
- les autres conditions éventuelles prévues dans le marché
- le montant ré clamé par rapport au montant prélevé
· Etablit un relevé de paiement
· La transmet au RBA		Le RBA
Le reste de la procédure est la même que celle appliquée pour le paiement des avances de démarrage

Combinaison des deux premières formes

Les deux procédures ci-dessus décrites sont à appliquer pour chacune des parties.

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