1.2. Procédure interne de la commande
La procédure interne de la commande se caractérise
par l'établissement de la facture proforma, du bon de commande, du bon
de réception, et la réception de la commande.
1.2.1. La facture proforma
La facture pro forma est une facture juste "pour la forme" et
qui n'a pas de valeur comptable. Ce document récapitule les termes d'une
vente et peut servir à simplifier les relations commerciales avec les
fournisseurs. Une facture proforma permet de définir
précisément les conditions d'achat d'un produit. Elle fait office
de devis.
Par une consultation effectuée sur le marché des
biens et services pour des opérations dont le montant est
supérieur à 500 000 KMF. Le responsable des achats consulte au
moins trois fournisseurs pour sélectionner le prix le plus
compétitif. Les demandes de proposition doivent indiquer la
quantité requise, la date et le lieu de livraison et doivent parvenir
à l'Onicor sous pli fermé et caché. Pour un marché
qui se situe entre 150 000 et 500 000 KMF, le responsable des achats applique
directement le système de cotation qui consiste à contacter
directement le fournisseur pour la facture proforma. La demande pour le
proforma se fait au moins sur trois fournisseurs afin de choisir le moins cher
avant l'établissement du bon de commande.
1.2.2. Le bon de commande
Le bon de commande est le document écrit par lequel le
vendeur et le consommateur marquent leur accord sur l'objet et le prix de la
vente, lorsque le bien acheté ne peut être immédiatement
emporté. Un accord portant sur ces deux éléments, l'objet
et le prix de la vente, est suffisant pour qu'une vente existe au sens
juridique. Le fait que le paiement et la livraison interviennent plus tard ne
change rien. Dès lors, le bon de commande est une preuve de la vente
conclue.
Après avoir choisi le fournisseur, le service d'achats
établit le bon de commande des fournitures à acheter. Ce dernier
est fait en trois exemplaires, numérotés et signés par le
responsable d'achats et contre signé par le Directeur
général de l'Onicor pour application.
1.2.3. Le bon de réception ou de livraison
Le bon de livraison est un document établi par le
fournisseur et remis au client indiquant la quantité et la nature des
marchandises reçue par lui. Il est établi au moins en 2
exemplaires signés des parties: fournisseur ou son transporteur et le
client destinataire. C'est un document qui accompagne la livraison des
marchandises. Il est émis par le fournisseur. Signé par le
client, il atteste la livraison. Il est indispensable de porter des
réserves sur ce bon si le défaut est apparent (les
réserves doivent être confirmées au transporteur par lettre
recommandée avec accusé de réception pour lui être
opposables).
A la réception des fournitures commandées, il
sera établit un bon de réception (de livraison)
pré
numéroté accusant réception de la marchandise. L'original
sera joint au bon de commande
et à la facture pour être
transmis au service comptable. Une copie reste à l'archive comme
souche. Le bon de réception est signé par le
fournisseur et le service d'achats pour qu'il soit valable.
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