Conséquence de la non utilisation des ordinateurs dans les services administratifs cas de la commune d'Ibanda

2.9 ELEMENTS D'ORGANISATION ADMINISTRATIVE

a. L'organisation administrative

Pour être efficace, le travail administratif doit être organisé et optimisé ; c'est le rôle de l'organisation administrative, activité ayant ses propres méthodes et ses propres spécialités ; les organisateurs, qui ont un rôle de conseil auprès des directions, un organisateur dispose de nombreux points des directions et de nombreux points d'information, ce sont, en résumant à l'extrême ;

- La structuration de l'activité de l'organisation : sur un plan général il s'agit de la définition d'un organigramme faisant apparaitra par exemple direction, division et services d'une entreprise ;

A un niveau plus détaillé, l'organisation définira les stations élémentaires de traitements de l'information ou poste de travail.

- La simplification des processus administratifs et différentes procédures de traitement et de circulation des informations qu'ils font intervenir ;

- L'adéquation entre les moyens à disponibiliser et le travail à fournir sur le plan humain ou technique sur ce dernier point, l'informatique prend de plus en plus d'importance dans l'arsenal de l'organisateur face à un problème.

Le domaine de compétence de ce dernier tend donc naturellement à recouvrir en partie celui de l'informatique. Schématiquement, pour aboutir dans des détails raisonnables à une bonne solution, adaptée au cas qui lui est soumis, l'organisateur devra suivre une démarche progressive :

v Examen d'ensemble, `'survol `' de l'activité à organiser et sélection d'un ou plusieurs domaines d'études prioritaires ;

v Observation critique détaillée de l'organisation actuelle de ces domaines ;

v Conception d'un ou plusieurs systèmes ou rénovation de l'ancien ;

v Mise en oeuvre de la solution retenue.

Nous constaterons par la suite que cette démarche est très identique à celle de l'analyse informatique de même que l'organisateur a recours à l'informatique de gestion emprunte certaines méthodes des organisateurs.

b. Organisation administrative et informatique

L'interpénétration de ces deux activités ne doit pas revêtir l'aspect d'un conflit : l'organisateur n'a pas l'attribution à établir des organigrammes de programmation ni l'informaticien à une telle particulière sur l'informatique, l'organisation administrative jouit cependant d'une présence certaine : Discipline plus ancienne, elle dispose de techniques, de méthodes d'analyser des travaux administratifs que l'informaticien sera amené à utiliser ; donc à connaître.

Ayant une vue d'ensemble sur le fonctionnement d'une organisation, elle devra intervenir avant les études informatiques et avant l'utilisation des ordinateurs dans le cas de projets d'importants : l'organisation doit précéder l'automatisation ou l'automatisation de mauvaises procédures ne peut donner que de mauvais résultats.

c. Domaine de l'informatique

Le terme informe regorge en réalité de diverses activités ayant schématiquement comme objectifs la construction de2 outils complémentaires à des nouveaux différents :

- L'outil ordinateur : produit par des travaux relevant de la mathématique ou de la logique et par des recherches technologiques ou méthodologiques visant à réaliser et à améliorer les matériels et les programmes de base des ordinateurs ;

- L'outil informatique, résultat d'études et de réalisation d'informatique appliqué afin d'utiliser l'outil précédent pour résoudre les problèmes spécifiques à une activité humaine.

Les opérations de l'informatique sont multiples et chaque domaine d'application tend à développe des méthodes bien adaptées à la construction de ses outils informatiques : on parle aussi d'informatique médicale, bancaire, individuelle, scientifique de gestion,...

Il serait indispensable de vouloir unifier des choses si différentes, mais il est essentiel de considérer les identités dues à la similitude de l'outil de base : l'ordinateur, et à l'environnement humain au quel il s'intègre^10(*).

d. L'informatique et la formation

Il ne s'agit pas simplement de disposer de ces matériels informatiques sans une connaissance de leur utilisation de ce fait une formation préalable nécessaire est d'importance capitale. L'utilisation des ordinateurs implique en 1^er lieu une maitrise sans quoi quelle soit leur présence dans des bureaux ne peut fonctionner. L'informatique est devenu une discipline à part entière comportant son objet, ses méthodes et techniques ; il servirait a rien d'acheter les ordinateurs et les intègrent dans les services et par carence des informaticiens ou personnels formés pour cette fin, vous ne l'utilisez pas. En d'autres termes avant d'acheter un ordinateur en vue de son utilisation ; il faut s'assurer au préalable de combien de personnes seront à même d'utiliser cet ordinateur. A titre d'exemple un appareil scanner identifiant les problèmes mentaux était commandé par l'hôpital général de référence de Bukavu curieusement il n'y avait personne de tous ces médecins pour l'utiliser face à cette situation un médecin était parti suivre une formation en informatique en vue de son utilisation.

Le développement de l'informatique suscite d'énormes besoins de formation ; de formation professionnelle pour informaticiens, ce qui tombe sous le sens puisque l'informatique recouvre un certain nombre de techniques qu'il faut apprendre pour qui veut les pratiquer, mais aussi d'initiation pour tous ceux que leur activité place dans un circuit d'information où intervient l'ordinateur. Ce besoin d'information pour les non informaticiens est un phénomène nouveau par son ampleur comme pour sa nature. Par son ascenseur, il touche de dizaines de milliers de personnes dirigeant d'entreprises, cadres, agents de maitrise et même ouvriers et employés. Par sa nature l'initiation doit apporter un complément de connaissance à des gens qui exercent déjà une activité professionnelle, pour leur permettre de comprendre l'influence qui est le développement que l'informatique aura sur elle et en quoi leur tâche quotidienne pourra être affectée^11(*).

e. Le domaine d'application de l'informatique

Ayant vu les jours par son objet, ses méthodes et technique, l'informatique par ses fonctions multiples se retrouve dans tous les domaines car son besoin dépasse largement les bornes. L'informatique est utilisée dans l'armée pour la fabrication de bombes et autres éléments très nécessaire pour l'armée. Cette nouvelle discipline est sans doute utilisée dans les domaines comme : le commerce, l'enseignement (école), médecine, industrie, Réalisant dans chaque domaine de tâches différentes donc selon le besoin de chaque domaine, dans tous ces domaines, l'informatique exerce une influence plus considérable et parfois son besoin son impose.

f. L'ordinateur et le chômage

L'ordinateur est-il un progrès ? L'informatique est-elle un progrès ? Si oui de quelle manière ?

Il est évident que certains progrès, comme les explosifs nucléaires, peuvent constituer de dangers. Quelle condition doit donc remplir une innovation technique pour entrainer un progrès ?

Pour l'informatique, on peut présumer que tel aspect négatif va devenir positif et vice versa il ya, deux catégories des progrès possible : d'un coté, celui qui se traduit simplement dans la société par une économie de temps, c'est le cas le plus souvent de l'organisation du travail qui permet de faire les mêmes réalisations en moins de temps. De l'autre coté celui qui augmente la quantité de travail humain mais permet d'obtenir des produits nouveaux. Il ya aussi de progrès qui n'apportent ni de gain de temps, ni avantages nouveaux mais qui permettent de travailler d'une manière moins fatigante, sans accident, de façon moins monotone.

Les ordinateurs doivent révolutionner notre monde à brève échéance. Car leur puissance et leur rapidité ne cessent de croitre. Dès aujourd'hui, beaucoup se préoccupent de répercussions possibles de cette évolution sur les structures et la configuration qui sont fort diverses : des syndicalistes souhaiteraient notamment que le développement de l'informatique se traduise à salaire égal, par une diminution de temps de travail. Les chefs d'entreprises, quant à eux demeurent perplexes et insatisfaits ; les ordinateurs d'ordinateurs n'ont pas encore tous constaté une économie de main d'oeuvre appréciable sans présumer de ces espoirs ou de ces incertitudes, nous nous attachons plus directement aux réalités telles qu'elles sont appréhendées aujourd'hui les risques du chômage varient selon les utilisateurs de l'ordinaire.

En réalité, trois types de situations bien différentes se présentent :

Ø Le traitement d'une masse importante d'information (travaux bancaires, assurances, qui lancement,...), la mise sur ordinateur risque effectivement de supprimer dans de fortes proportions le personnel du type « employé aux écritures » ou dactylo ;

Ø Le traitement de données de même nature mais en quantité moindre (comptabilité analytique par exemple) , les délais, la sécurité des opérations sont améliorées mais on ne peut guère parler d'économie de personnel ;

Ø Le traitement de travaux complexes (gestion rationnelle des stocks, optimisation diverse). L'ordinateur permet de les aborder scientifiquement, leur préparation et leur exploitation peuvent être génératrice d'emplois^12(*).

g. Le domaine de l'informatique et le domaine de l'organisation

L'organisation, même si elle ne tend pas à la mécanisation, s'efforce de préciser les trois termes du schéma (données-règles du jeu-résultats) à tous les moments du réseau et exploit pour y faire parvenir toutes les ressources des techniques de gestion. De la règle du jeu ne passe pas être définie ou qu'ils soient dénombrables, ou erronées, contradictoires, un poste des décisions est nécessaire. Son titulaire sera d'autant plus privé dans la hiérarchie que le jugement requis est plus complexe et que les conséquences d'une erreur sont plus grave mais si les données et la règle du jeu explicitent clairement, un simple poste d'exécution suffit. L'organisation atteint alors sa pleine expression en remplaçant les milles réflexions individuelles et subjectives aux quelles donne lieu toute une catégorie de situation par la réflexion unique, faite une fois pour toutes, à la fois assez précise pour ne point passer place à l'interprétation et assez générale pour commander un grand nombre de situation.

Grâce à cette mutation de certaines activités « nobles » en activité »triviales qui est un de ses principaux objectifs, l'organisation concerne l'acte de décision en un certain nombre de sommets bien définis et, partout ailleurs sur le réseau, substitue une exécution règlementée à des décisions improvisées. Toutes les activités de l'entreprise pourraient illustrer cette démarche dans son acceptation la plus haute.

Sur le plan des principes, on le voit, le critère de certitude pourrait commander, aussi bien que l'informatique, la conduite de l'organisation lorsqu'elle tend renouveler jusqu'au bout pour remplacer la décision par l'exécution c'est-à-dire l'initiative individuelle par la soumission à un règlement. Mais c'est à ce prix d'or que les moyens « classiques » conservent et entretiennent l'informatique, et c'est dans des conditions de coût encore plus défavorables que l'esprit humain l'exploite et lui fait subir des traitements quelques peut complexe.

L'organisation se trouve en permanence en dilemme entre deux exigences difficilement compatibles, son désir de rigueur et coût du système pour mettre en oeuvre. Apte comme l'informatique, à concevoir un modèle économique avancé, il se voit entravé dans la réalisation par le souci de rentabilité^13(*).

Pour réduire les coûts d'exécution, il simplifie le modèle et l'éloigne de l'optimum, il néglige les paramètres d'influence secondaires et restreint le champ de validité, sans se faire beaucoup d'illusions sur l'aptitude des exploitants à percevoir le moment où l'on soit de ce champ et à choisir alors un autre modèle mieux adapté aux circonstances.

Quelques fois, les amendements ne suffisent pas et l'organisateur renonce au schéma exact, par ce que, s'il a su évaluer son coût probable, il ne peut garantir avec la même précision la valeur chiffrée des avantages à atteindre. Les systèmes électroniques lisent vite, à une cadence sans commune mesure avec celle des hommes ; plusieurs millions de caractères à la limité, contre un maximum de trois milles pour la lecture humaine. Ils traitent les informations à une cadence équivalente creusant d'avantage l'écart avec l'homme, dont le rendement faiblit quand il s'agit de combiner et non pas seulement de prendre connaissance, ils excellent donc à appréhender un grand nombre de données et à leur appliquer des transformations d'une complexité pratiquement sans limites. Ces aptitudes traduisent une des caractéristiques économiques principales des systèmes électroniques, à oublier les coûts de fonctionnement propres au nouveau système.

L'organisateur quand il se fait utilisateur de l'ordinateur recule les limités techniques et élargit sa liberté ; le critère de certitude lui suffit pour concevoir dans ses grandes lignes le nouveau système. L'informatique bascule dans l'administration routinière un bon nombre d'activités considérés jusqu'alors comme appartenant au domaine réservé de la direction, pour cette raison, on parle de « Gestion automatisée » et l'on commet un abus de langage. Car s'il est naturel de confondre la gestion avec l'ensemble des postes où l'on prend des décisions originales, on ne saurait y inclure la machine. Elle ne prend pas de décision, elle ne fait que se soumettre à une décision unique, antérieur à son activité et consistant à arrêter la règle de jeu que dans des circonstances données, elle doit appliquer à un ensemble précis de données. Tout au plus peut-on dire que, comme le fait l'organisation dans les circonstances favorables, on a remplacé par une décision unique, à moyen ou à long terme toute une catégorie des décisions courantes que les responsables, autrement, prendraient au jour le jour, au gré des circonstances. L'acte de gestion n'appartient pas à la machine qui applique la règle, mais à l'autorité qui l'a institué. Que tous les postes intéressés au circuit d'une procédure soient justifiables d'un schéma déterministe, l'ordinateur la prend tout entière en charge et la main d'oeuvre se borne à alimenter les données à cette restriction près, la mécanisation réduit le circuit à un point. Mais en un sommet du circuit où une décision réelle s'impose malgré toutes les ressources modernes des théories de l'entreprise, l'homme devient nécessaire. Alors l'ordinateur ne prend pas en charge les opérations, il ya participe de façon épisodique pour réparer le travail des hommes et l'exploiter. Le circuit réapparait, entremêlant les interventions de la main d'oeuvre et celles de la machine.

Entre ces deux éléments de production, il faut aménager les échanges à faire délicate qui oppose au spécialiste de l'informatique de sérieuses difficultés, comme au montagnard le franchissement de ramages entre glace et rocher .on entrevoit l'étendue du domaine de l'informatique, lorsqu'on s'en tien au plan théorique mais les considérations pratiques, économiques et humaines, le rognent pour réduire au champ réel dans une entreprise^14(*).

* ¹⁰ Nzigire Mataensda brigitte ,impact de la connaissance enformatique, inedit, 2005-2006

* ¹¹ Robert .A. MALLET, la méthode informatique, op .cit.pp48 centre culturel international de cerisy-la salle, révolution informatique, général d'édition, paris 1970,PP

* ¹² Centre culturel international de Cerisy-la-Salle, révolution informatique, op.cit.p392

* ¹³ Robert A.MALLET, la méthode informatique, Hermann ; 1971

* ¹⁴ Robert .A. MALLET, la méthode informatique, cit .op.