Le contrôle interne à la Société des Huileries du Bénin: étude des procédures achats aux fournisseurs

C- La procédure

Il est clair que la procédure fait partie des éléments du contrôle interne en tant qu'activité de contrôle. Or la finalité de tout audit reste et demeure toujours l'amélioration constante du contrôle interne. Il s'en suit que la référence première de tout auditeur est le manuel de procédures. Mais qu'entend-on par procédure ? Comment s'étudie-t-elle ? Comment s'apprécie-t-elle ? Telles sont les questions auxquelles nous essayerons de répondre.

Henri A. et consorts définissent une procédure comme :

" Un enchaînement de tâches élémentaires standardisées, déclenchées en amont par l'expression d'un bien quelconque, limitées en aval par l'obtention d'un résultat attendu"^14(*)

L'objectif de la rédaction des procédures consiste à expliquer dans un langage directement accessible, qui fait quoi, où, quand, comment et pour quelle fin. La fonction première des manuels de procédures est donc de faire connaître les règles, les méthodes et les séquences mises en oeuvre. Les procédures doivent être écrites, simple et spécifiques, mises à jour régulièrement et portées à la connaissance des exécutants. Sous l'angle de l'approche systématique, les procédures sont :

" - une pièce de système d'information de l'entreprise ;

- une partie de son système opérant (activité de production) ;

- un élément du dialogue avec son système de pilotage"^15(*)

Le formalisme des procédures exige un découpage du manuel en sous-ensembles homogènes, selon la taille et l'activité de l'entreprise. Ainsi on peut distinguer les procédures d'exploitation, liées aux fonctions courantes de l'entreprise : administration, finance, approvisionnement, production, vente... ; ensuite les procédures périodiques, concernant les activités liées à l'exploitation : sauvegardes, maintenance, contrôles, essais... ; et enfin les procédures exceptionnelles, traitant des opérations ponctuelles : diagnostics, urgences, arrêts, lancements...

Pour être opérationnelles, les procédures doivent être claires (d'un accès rapide), concrètes (d'une lecture courante), précises (d'un contenu explicite) et réalistes (continûment mises à jour). Les procédures formalisées apportent un cadre de référence pour la présentation et le classement des informations. Elles permettent d'assurer une meilleure exhaustivité et une plus grande homogénéité du système d'informations et de gestion. Elles peuvent être représentées par divers supports, à savoir le diagramme de flux ou « flow chart » qui fournit une vue globale de l'enchaînement d'une procédure et la grille d'analyse des tâches, qui donne une description relativement complète des opérations à réaliser, pour ne citer que ces deux. Le but final des procédures est d'assurer une optimisation des opérations et donc des résultats.

L'étude des procédures consiste à fixer les objectifs de la prise de connaissance, définir les techniques de prise de connaissance, représenter les procédures, les tester et en faire une analyse succincte.

Les objectifs de la prise de connaissance sont : la connaissance des opérations, documents, des intervenants et traitements. Les moyens de la prise de connaissance sont souvent les entretiens avec la hiérarchie et les exécutants, puis l'étude du manuel de description de la société. Il y a deux tests de procédures : le test de conformité et le test de permanence. L'appréciation des procédures porte sur les documents, le système de référence et le système de preuve. La mission de l'auditeur ne se borne pas à veiller à ce que les procédures soient à jour et aisément compréhensibles par les utilisateurs ; il s'assure aussi que le développement de ces procédures n'est pas excessif et qu'elles laissent une part raisonnable à l'initiative et à la réflexion.

* ¹⁴ A. Henri/ I. Monkam-Daverat, Rédiger les procédures de l'entreprise, Paris, Les Editions d'Organisations, 1995, p.18

* ¹⁵ Op. Cit. p.48