Le contrôle interne à la Société des Huileries du Bénin: étude des procédures achats aux fournisseurs

A- L'audit

Le terme audit venant du latin audio, signifie écoute. Il est apparu d'abord dans les pays anglo-saxons puis en France une vingtaine d'années après. "L'audit est apparu en Afrique au cours de la décennie soixante-dix, essentiellement sous l'impulsion des organismes de financement extérieur et des entreprises multinationales"^5(*). " C'est donc un produit européen importé en Afrique et plus particulièrement au Bénin au cours des années quatre-vingt"^6(*).

Il a connu plusieurs définitions dont nous en retenons la suivante : " l'audit est un ensemble de techniques d'informations et d'évaluation mises en oeuvre au sein d'une démarche cohérente par un professionnel afin de porter un jugement par référence à des normes et formuler une opinion sur une procédure ou les modalités de réalisation d'une opération"^7(*).

L'audit s'applique à toutes les fonctions de l'entreprise et est exercé soit par son personnel (on parle alors de l'audit interne), soit par un tiers (l'audit externe).

L'élément fondamental de travail de tout auditeur est le contrôle interne.

B- Le contrôle interne

Rappelons d'abord que le mot " contrôle" a un sens péjoratif dans les milieux francophones. En effet le petit robert le définit comme suit : vérification (d'actes, de droits, de documents) ; tout examen pour surveiller ou vérifier ; (de l'anglais "control" : direction, commande, conduite, maîtrise).

Mais cette définition ne fait pas référence au résultat envisagé. C'est pourquoi James R. Beninger propose la définition suivante : " Exercer une influence pour contribuer à la réalisation d'un objectif préétabli"^8(*). Cette définition met en exergue non seulement l'influence de quelqu'un ou de quelque chose (personne physique ou morale) mais aussi la définition des objectifs préétablis.

En revenant à la notion de contrôle interne, nous remarquons qu'elle est aussi vieille que la comptabilité. Il s'agissait au début des contrôles comptables, à savoir le contrôle par regroupement^9(*) utilisé comme moyen de contrôle interne au 16^ème siècle pour s'assurer la protection des biens ou la fiabilité des informations, la division des responsabilités dont l'importance est reconnue dans un système de contrôle interne chez les Romains, le contrôle de vraisemblance^10(*) considéré comme un aspect important du contrôle par LUCAS PACIOLI et le contrôle arithmétique par une balance générale appliqué de façon générale après le dix-huitième siècle.

A partir du vingtième siècle, les tentatives de définitions ou de nouvelles formulations de définitions sont possibles. En voici trois que nous allons critiquer avant de proposer une définition standard :

v Le contrôle interne est l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but d'un côté d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, de l'autre l'application des instructions de la Direction et de favoriser l'amélioration des performances. Il se manifeste par l'organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l'entreprise, pour maintenir la pérennité de celle-ci. (Ordre des Experts Comptables et Comptables Agréés, OECCA, 1977).

Cette définition ne précise pas les agents qui sont responsables du contrôle interne et considère ce dernier comme une panacée.

La deuxième définition est la suivante :

v Le contrôle interne comprend l'ensemble des systèmes de contrôle, financiers et autres, mis en place par la Direction afin de pouvoir diriger les affaires de l'entreprise de façon ordonnée et efficace, assurer le respect des politiques de gestion, sauvegarder les actifs et garantir autant que possible l'exactitude et l'état complet des informations enregistrées. (Consultative Committee of Accountancy Bodies de Grande-Bretagne, juin 1978).

A travers cette définition, la Direction est seule responsable du contrôle interne, ce qui laisse à désirer, car tous les membres du personnel de l'entreprise ont un rôle à jouer en matière du contrôle interne.

La troisième définition se présente comme suit :

v Le contrôle interne est formé de plans d'organisation et de toutes les méthodes et procédures adoptées à l'intérieur d'une entreprise pour protéger ses actifs, contrôler l'exactitude des informations fournies par la comptabilité, accroître le rendement et assurer l'application des instructions de la Direction. (American Institue of Certified Public Accountants, 1978).

Cette définition ne précise pas aussi les personnes qui sont responsables du contrôle interne.

Nous relevons tous ces points d'ombre en proposant la définition suivante :

"Le contrôle interne est un processus mis en oeuvre par le Conseil d'Administration, les dirigeants et le personnel d'une organisation, destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants :

ü la réalisation et l'optimisation des opérations :

ü la fiabilité des informations financières ;

ü la conformité aux lois et réglementations en vigueur"^11(*)

Cette définition standard traduit le caractère dynamique du système de contrôle interne, précise ses objectifs globaux et montre le degré d'assurance avec laquelle ils seront réalisés par les responsables du système ci-dessus cités. Il ne reste qu'à rappeler les éléments généraux du contrôle interne, dire ce qui les lie à ses objectifs et relever ses limites.

Les éléments du contrôle interne sont regroupés en cinq parties indépendantes qui découlent de la façon dont l'activité est gérée et sont intégrées aux processus de gestion :

o environnement de contrôle - Les individus (leurs qualités individuelles, et surtout leur intégrité, leur ethnie, leur compétence) et l'environnement dans lequel ils opèrent sont l'essence même de toute organisation. Ils en constituent le socle et le moteur ;

o évaluation des risques - L'entreprise doit être consciente des risques et les maîtriser. Elle doit instaurer des mécanismes permettant d'identifier, d'analyser et de gérer les risques correspondant aux objectifs fixés ;

o activités de contrôle - Les normes et procédures de contrôle doivent être élaborées et appliquées pour s'assurer que sont exécutées efficacement les mesures identifiées par le management comme nécessaire à la réduction des risques liés à la réalisation des objectifs ;

o information et communication - Les systèmes d'informations et de communications permettent au personnel de recueillir et d'échanger les informations nécessaires à la conduite, à la gestion et au contrôle des opérations ;

o pilotage - L'ensemble du processus doit faire l'objet d'un suivi et des modifications doivent y être apportées le cas échéant.

Chacun de ces éléments est en relation avec chaque objectif du contrôle interne et inversement. Le contrôle interne s'applique à l'entreprise dans son ensemble ou à l'une quelconque de ses unités ou activités.

Mais tout système de contrôle n'étant jamais parfait, le contrôle interne ne peut garantir la réussite de l'entreprise, c'est-à-dire sa continuité dans la réalisation de ses buts poursuivis, car le " système de contrôle interne le plus efficace ne peut toutefois qu'aider l'entreprise à atteindre ses objectifs. Il peut fournir des informations sur les progrès ou l'absence de progrès dans la réalisation des objectifs. En revanche, le système de contrôle interne ne peut transformer un manager incompétent en manager compétent"^12(*).

De plus le contrôle interne ne peut aussi garantir la fiabilité des informations financières et la conformité aux lois et réglementations en vigueur puisqu'il ne peut que, aussi bon soit-il, " fournir une assurance raisonnable et non absolue sur la réalisation des objectifs"^13(*)

Enfin une autre limite est la contrainte financière : la mise en place d'un contrôle doit tenir compte du ratio coût / résultat.

En somme, le contrôle interne peut aider l'entreprise à atteindre ses buts. Il ne peut pas être considéré comme une panacée.

* ⁵ Geneviève Causse, Gérer son audit, 1991, p.

* ⁶ T. AZANDOSSESSI et G. SINSIN, L'expérience de l'audit en R. P. du Bénin, mémoire en Management des Organisations, FASJEP, 1996-1997.

* ⁷ J. Raffegeau, F. Dubois et D. de Menonville, L'audit opérationnel, Que sais-je ? Paris, PUF, 1984, N°2167, p.5

* ⁸ J. R. B. The Contr. Reval., cité dans : COOPERS & LYBRAND/IFACI, la nouvelle pratique du contrôle interne, Paris, Les Editions d'Organisations, p. 333.

* ⁹ Comparaison de l'information provenant de deux sources d'enregistrement indépendantes l'une de l'autre.

* ¹⁰ PACIOLI L., auteur du 1^er ouvrage exposant le principe de la partie double (1994).

* ¹¹ COOPERS & LYBRAND/IFACI, la nouvelle pratique de contrôle interne, Paris, Les Editions d'Organisations, 1994, p.24.

* ¹² COOPERS & LYBRAND/ IFACI, la nouvelle pratique de contrôle interne, Paris, les Editions d'Organisations, 1994, p.17.

* ¹³ Op. Cit., p. 18