Le contrôle interne à la Société des Huileries du Bénin: étude des procédures achats aux fournisseurs

A- Problématique et intérêt de l'étude

1- Problème

Dans un environnement économique de plus en plus hostile et incertain marqué par la stagnation voire la défaillance de plusieurs unités de production, il est indispensable pour tout dirigeant de disposer d'outils de pilotage et de contrôle de plus en plus fiables et efficaces en vue d'une performance plus accrue. C'est grâce à une culture de contrôle qu'il est possible de renforcer la résistance et la dynamique d'une entreprise ou d'une organisation, dans une période où la recherche de productivité et d'économies de coûts incite à l'allègement des structures administratives. " le contrôle interne apparaît alors de nos jours comme un bouclier salvateur par la rigueur intelligente qu'il introduit à tous les étages de l'entreprise" ^3(*).

Loin d'avoir un domaine propre à lui, le contrôle de gestion s'emploie à rendre viable l'environnement de l'entreprise et le cadre de travail dans une optique de compétitivité et de profitabilité. Le contrôleur de gestion apparaît donc sous quatre angles différents au sein de l'entreprise : il est un observateur, un conseiller, un coordonnateur et un animateur.

Toute entreprise qui se veut compétitive doit, au regard de ce qui précède, mettre en place un système de contrôle interne pour mieux maîtriser sa gestion et améliorer ses performances.

En effet il n'y a pas de système de contrôle interne standard pour les entreprises. Le contrôle interne est propre à chaque entreprise en fonction de ses spécificités même si les instruments utilisés sont semblables.

Au Bénin, plusieurs entreprises, par manque d'organisation, de stratégie et par ricochet de gestion saine ont fait faillite. Mais d'autres par le biais d'une gestion plus ou moins confortable survivent encore.

Parmi ces entreprises, figure la SHB, l'une des plus grandes entreprises à caractère industriel et commercial de notre pays, qui réalise un chiffre d'affaire très important.

Une des solutions pouvant lui permettre d'assurer sa pérennité dans un contexte économique marqué par des crises incessantes ayant pour origine des causes variées, est la redynamisation de ses structures.

C'est dans cette optique, qu'un service d'audit interne a été mise en place pour :

- contrôler le respect des procédures au sein de l'entreprise selon un planning des tâches établies en début d'année ;

- effectuer des contrôles et inspections exceptionnels à la demande de la Direction Générale ;

- procéder à la centralisation et la gestion de l'ensemble des procédures de la SHB.

Nous nous sommes donc intéressés à la SHB, dans le cadre de notre étude, pour analyser le fonctionnement du système de contrôle interne qui est mis en place à travers ses procédures.

Au-delà de notre volonté d'élucider tous les problèmes qui s'y rapportent et compte tenu de sa complexité, cette étude d'une telle importance s'intéressera seulement aux procédures achats fournisseurs. Existe-t-il des procédures appropriées pour les opérations d'achat à la SHB ? Sont-elles effectivement appliquées et ce conformément au manuel de procédures ? Les responsables d'approvisionnement s'assurent-ils de la maîtrise de leurs opérations depuis le déclenchement des commandes jusqu'aux règlements des fournisseurs ?

C'est pour répondre à cette série d'interrogations et analyser les problèmes qui minent la fonction achat aux fournisseurs afin de mesurer leurs impacts sur le rendement de la société que nous avons choisi de réfléchir sur le thème : "le contrôle interne à la Société des Huileries du Bénin (SHB) : étude des procédures achats aux fournisseurs".

Nous allons donc procéder à une présentation des procédures achats fournisseurs de la SHB en relevant ses forces et ses faiblesses d'une part, et proposer, si possible, des solutions aux faiblesses relevées d'autre part.

2- Intérêt de l'étude

La SHB est une grande entreprise industrielle et commerciale. Elle est spécialisée dans la production et la commercialisation des huiles raffinées, de tourteaux pelletisés et des aliments de bétail. Compte tenu de la grandeur de son activité, elle doit être soumise à des procédures rigoureuses. Dans le but de se développer et de réaliser des profits, elle doit rechercher la productivité croissante et des économies de coûts. Or en matière d'économie de coûts, la fonction approvisionnement représente un aspect fondamental pour cette entité.

De plus, nos recherches sur le terrain permettent de conclure que les achats représentent environ 45% des charges totales de la société.

L'importance de la fonction approvisionnement résulte de deux constatations d'après J. RAFFEGEAU et consorts :

" D'une part, les achats constituent souvent un pourcentage important des charges d'exploitation et d'autre part, une économie de 1F sur les achats entraîne un accroissement du bénéfice brut de 1F, alors que, avec une marge de 10%, il faut vendre 10F de plus pour obtenir le même résultat"^4(*)

Vu l'importance de cette fonction d'achat, les responsables de la SHB doivent avoir à leur disposition un système de contrôle interne efficace qui doit leur permettre de limiter les risques de défaillances et d'optimiser leurs opérations.

C'est en vu d'apporter notre modeste contribution à la réalisation de ces objectifs compte tenu de l'importance de cette unité de production au sein de l'économie béninoise que nous avons été amené à étudier les procédures achats aux fournisseurs dans le cadre du contrôle interne à la SHB. Il nous reste donc à définir les objectifs de notre recherche et poser les hypothèses de notre travail.

B- Objectifs et hypothèses de recherche

1- Objectifs

L'objectif général de la recherche est de voir si les procédures mises en place à la SHB permettent d'opérer des choix optimaux.

Pour atteindre l'objectif général, nous nous sommes fixés les objectifs spécifiques suivants :

§ présenter les procédures achats fournisseurs à la SHB ;

§ évaluer les procédures achats fournisseurs effectivement appliquées et faire ressortir leurs forces et leurs faiblesses;

§ proposer des approches de solutions aux faiblesses relevées.

2- Hypothèses

Toutes les recherches ont été effectuées conformément aux hypothèses ci-après :

1- Il existe des faiblesses des procédures d'achats fournisseurs où des améliorations sont possibles.

2- Les procédures achats fournisseurs permettent aux responsables d'approvisionnement de maîtriser leurs opérations depuis le déclenchement des commandes jusqu'au règlement des fournisseurs.

3- Les procédures d'achats aux fournisseurs protègent les intérêts de la société et évitent des litiges commerciaux.

Paragraphe 2 : Revue de littérature

Dans ce paragraphe, nous passerons d'abord en revue certains auteurs qui ont eu à exprimer leur point de vue, les analyses qu'ils ont faites et les conclusions auxquelles ils ont abouti sur les concepts suivants : l'audit, le contrôle interne, les procédures et l'approvisionnement.

* ³ Airy TONATO, Cours de contrôle de Gestion (SE4), 2003

* ⁴ J. Raffegeau, F. Dubois et D. de Menonville, L'audit opérationnel, que sais-je ? Paris ? PUF, 1984, N°2167, p. 81