Le contrôle interne à la Société des Huileries du Bénin: étude des procédures achats aux fournisseurs

D- L'approvisionnement

Le rôle de l'approvisionnement qui inclut la fonction " achat" dans une entreprise en général et dans l'industrie en particulier a retenu l'attention de beaucoup d'auteurs.

Ainsi Fayol (cité par Barr Eyre, 1976), l'un des pères du management a eu entre autres mérites celui de mettre en évidence les fonctions essentielles de l'entreprise conçue comme un organisme.

A propos de la fonction approvisionnement il écrivait : "Bien savoir acheter est aussi important que bien vendre ou bien fabriquer"^16(*). Ce point de vue est discutable en ce sens que l'approvisionnement diffère d'une entreprise à une autre et varie avec la conjoncture. C'est dans cette optique que Lewis et England (1961) suggèrent une définition plus large de la fonction approvisionnement. Ils écrivent à cet effet :

L'approvisionnement couvre une plus grande étendue que l'acte d'achat et comprend les tâches réalisées pour les achats de même que les fonctions complémentaires de gestion et de direction telles que gestion des stocks, réception, contrôle et opération de récupération^17(*).

Pour rester dans cette vision beaucoup plus large de la fonction approvisionnement dans l'entreprise, Lélarge notifie par approvisionnement :

"La fourniture auprès de l'extérieur de l'entreprise en qualité et en quantité optimales au moindre coût de matières, matériaux, composants fournitures ou services dont elle a besoin"^18(*).

En vue d'être plus extensif Barr Eyre (op-cit) énonce plutôt :

La fonction approvisionnement recouvre l'ensemble des tâches qui ont pour objet de procurer dans les meilleures conditions et au moindre coût, les matières, matériaux, composants, fournitures, outillages et équipements ainsi qu'une partie des prestations de services extérieurs dont l'entreprise a besoin pour la réalisation des opérations de sa vocation.

Et pour renchérir, Kissèzounon souligne : acheter c'est acquérir les biens demandés par les services utilisateurs selon les quantités souhaitées, les quantités voulues, dans les délais indiqués et ce dans une politique d'optimisation^19(*).

De l'analyse de chacun de ces points de vue, il ressort que l'importance de la fonction approvisionnement va dépendre surtout de la situation géographique et professionnelle de l'entreprise, de ses caractéristiques technologiques, de ses structures et aussi de sa stratégie globale.

C'est d'ailleurs pour montrer son poids dans l'entreprise que Zermatti (1984) écrit : "il n'est pas rare que le montant annuel des achats atteigne 50% du chiffre d'affaire de l'entreprise suivant les branches d'activités ; il peut même atteindre un pourcentage de 75% d'où la nécessité d'associer cette fonction approvisionnement à l'élaboration de l'ensemble des décisions qui affecteront de manière sensible et durable la position de l'entreprise dans son environnement."^20(*)

Paragraphe 3 : Méthodologie et limites

A- Méthodologie

"La méthodologie peut se définir comme étant l'étude du bon usage des méthodes et techniques. Il ne suffit pas de les connaître encore faut-il savoir les utiliser comme il se doit, c'est-à-dire savoir les adopter, le plus rigoureusement possible d'une part à l'objet précis de la recherche ou de l'étude envisagée et d'autre part aux objectifs poursuivis"^21(*). (Aktouf O. 1997 p. 21).

La collecte des informations fiables nécessite l'utilisation des outils appropriés. C'est dans cet ordre que nous avons retenu les outils suivants :

- une étude de la documentation existante, afin d'évaluer le contrôle interne de la fonction achats fournisseurs de la SHB et de proposer des solutions ;

- un entretien : il s'agit des séances de tête à tête avec les responsables concernés à divers niveaux surtout ceux impliqués directement dans les opérations d'achats fournisseurs à la SHB ;

- un questionnaire en vue d'obtenir des points de vue supplémentaires sur certains points d'ombre identifiés au cours de l'étude documentaire ou de l'interview (Annexes 1, 2, 3 et 4).

La méthodologie de travail connue, il importe alors de présenter les écueils majeurs à notre recherche.

* ¹⁶ Barr Eyre. La fonction approvisionnement (1976)

* ¹⁷ H. T. Lewis et W. B. England. La fonction approvisionnement dans l'entreprise, Edition Dunod Paris (1961)

* ¹⁸ Gérard Lélarge. Organisation et gestion de l'entreprise, 2^ème Edition CLET Paris, 306 pages

* ¹⁹ Kissèzounon - Cours de contrôle de gestion, fascicule 2, INE/UAC

* ²⁰ Pierre Zermatti. La pratique de la gestion des stocks, 3^ème Edition Dunod paris, 185 pages

* ²¹ Aktouf O. (1987)- Méthodologie des sciences sociales et approches qualitatives des organisations, Québec, Presse de l'Université de Québec, 231 pages.