Section 3 : Suggestions relatives aux faiblesses
des procédures
achats fournisseurs
Nous allons proposer une série d'actions correctives
à entreprendre afin d'assurer une optimisation des opérations
d'achats fournisseurs à la SHB et donc des résultats, tout en
respectant les limites de la société.
Les suggestions seront données sous forme d'actions ou
opérations de contrôle, tout en indiquant les risques à
réduire et les objectifs à réaliser.
Paragraphe 1 : Suggestions aux faiblesses des
procédures d'achat des
graines de coton
Elles seront présentées dans le tableau N°1
suivante :
Tableau N°1
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N°
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Risques à réduire
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Actions / opérations de
contrôle
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Objectifs à réaliser
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1
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Le choix des transporteurs n'est pas fait sur des
critères bien définis
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§ Définir les critères de choix des
transporteurs.
§ Elaborer une liste de transporteurs
agréés par une commission.
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Sélectionner les transporteurs pouvant réaliser
en toute quiétude l'enlèvement des graines.
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2
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Absence de registre d'appel des transporteurs aux usines
d'égrenage
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Disposer d'un registre d'appel des transporteurs aux usines
d'égrenage.
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Respecter les tours.
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3
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L'analyse des échantillons n'est pas faite aux usines
d'égrenage
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Faire l'analyse des échantillons de graine depuis les
usines d'égrenage.
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Supprimer les coûts de transports dus aux retours de ces
graines.
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4
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La non détermination de l'aspect mécanique du
camion
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S'assurer du bon fonctionnement de l'état du moteur des
camions.
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Eviter les livraisons tardives.
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5
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L'absence de procédures pouvant permettre de
sélectionner les camions en règle de circulation
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Vérifier toutes les pièces des camions avant
l'autorisation de chargement.
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Eviter les livraisons tardives.
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6
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L'absence de suivi des camions après chargement
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Mettre en place un bon suivi des camions après
chargement.
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Eviter les expéditions sans traces de
réceptions.
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7
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Les informations relatives aux réceptions peuvent
être mal saisies ou non saisies en temps voulu, dans le système
d'informations
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Renforcer le personnel du service approvisionnement et
logistique et vérifier régulièrement la justesse des
informations ayant trait aux fournisseurs, aux stocks et autres commandes en
cours.
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S'assurer que les informations ayant trait aux fournisseurs,
aux stocks et aux bons de commande sont correctement mises à jour pour
refléter les réceptions
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8
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Prise en compte inadéquate des conditions de
sécurité.
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Appliquer les règles de fonctionnement conformes aux
lois et aux réglementations relatives à l'hygiène et
à la sécurité. Ces règles doivent être
approuvées par les
responsables de la SHB.
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S'assurer de la sécurité des employés sur
le lieu de travail.
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