A- Forces des procédures de commande
1- Détermination et transmission des besoins
§ Les expressions des besoins sont
matérialisées par des demandes d'achat pré
numérotées en plusieurs exemplaires et émises par les
services demandeurs dans les limites strictement définies (nature,
montant).
§ La demande d'achat est examinée et
approuvée par le chef service demandeur, puis validée par le
Directeur du département et approuvée par le chef service des
achats.
2- Prévision
Une dotation annuelle pour budget des consommations
imprévues est constituée.
3- Recherche de fournisseurs fiables
Elle est faite de façon à assurer le choix
optimal possible grâce aux précautions suivantes :
§ Le service achat à une information
complète sur les fournisseurs.
§ Le service achat procède à la collecte
d'information sur d'autres fournisseurs possibles. Il revoit quatre fois par an
le choix des fournisseurs.
§ Le service achat recherche des fournisseurs de
remplacement.
§ Le service achat recourt systématiquement
à une commission d'achat ou à des appels d'offres pour les achats
d'un montant supérieur ou égal à un certain seuil.
4- Sélection des fournisseurs
Les fournisseurs sont choisis en fonction des quatre
critères de base à savoir la qualité, le prix, le
délai de livraison et le délai de règlement. Cette
sélection est justifiée par le fait que le service des achats
obtient des devis auprès des fournisseurs retenus.
5- Lancement des commandes
Les commandes sont lancées par le chef service des
achats à partir des bons dûment signés par le Directeur
Administratif et Financier et le Directeur Général. Ceci est
justifié par les stratégies suivantes :
§ Le chef service des achats vérifie la
validité de la signature du Directeur Administratif et Financier et du
Directeur Général.
§ Le chef service des achats transmet un exemplaire du
bon de commande et une copie de la facture pro forma au fournisseur.
6- Limitation des fraudes et la correction des
erreurs
Le suivi des commandes est assuré grâce aux
précautions suivantes :
§ Le chef service des achats utilise des bons de commande
pré numérotés et vérifie l'exhaustivité de
leur saisie.
§ Le mode d'expédition et la date de livraison
sont précisés sur le bon de commande.
§ Le chef service achat conserve les bons de commandes en
lieu sûr.
§ Les noms des responsables habiletés à
émettre des commandes sont communiqués aux fournisseurs.
§ Toute procédure de commande directe par les
services opérationnels ou des services administratifs auprès des
fournisseurs est supprimée.
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