B- Forces des procédures de réception
§ Les réceptions des articles sont confiées
à des responsables qui n'assurent pas les commandes. Ceci permet
d'éviter les risques de commandes frauduleuses.
§ Le magasinier compare les informations figurant sur le
bon de livraison à celles du bon de commande afin de rejeter toute
livraison non conforme.
§ Le contrôle de qualité est fait par un
technicien.
§ Le chef service achat procède à des
relances périodiques des fournisseurs retardataires dont les
marchandises ne se sont pas livrées à la date prévue.
C- Forces des procédures de règlement
D'une façon générale ces forces
permettent de :
- Faire le traitement des fournisseurs afin de régler
les achats à base de l'ensemble des documents justificatifs et de situer
les responsabilités des agents ayant effectués ce traitement.
- Réduire les fraudes et les erreurs
éventuelles.
- Eviter les règlements sans objet.
Ces forces sont dues au fait que :
§ Le service comptabilité utilise des bonds de
commande et des bons de réception pré numérotés.
§ Le service comptabilité fait un rapprochement
entre les factures, les bons de réception et les bons de commande.
§ Le service comptabilité fait le contrôle
arithmétique des factures (addition, multiplication, calcul des taxes,
prix unitaire, ...) afin de rejeter toute facture erronée.
§ Le service comptable procède en fin de mois
à l'analyse régulière des comptes fournisseurs.
§ Les données sur micro-ordinateur ne sont
accessibles que par un mot de passe changeable par le chef service
comptabilité afin de limiter les possibilités de modification de
ces données.
§ Tous les éléments sont rapprochés
avant le règlement.
§ Le service trésorerie utilise un
échéancier des dettes fournisseurs.
§ Tout règlement de factures des fournisseurs
avant échéance doit faire l'objet d'une autorisation
préalable du Directeur Général.
§ Le service trésorerie compare les sommes
à payer et les bénéficiaires aux factures des
fournisseurs, bons de commande et autres documents appropriés.
§ Les montants décaissés sont
comparés aux factures non soldés par le service
trésorerie.
§ Le règlement en espèce des fournisseurs
s'effectue sur présentation des pièces justificatives
certifiées par les services qui sont habilités à le faire
afin de situer les responsabilités.
§ Les documents justifiant les décaissements sont
annulés pour éviter leur réutilisation au niveau du
service de la trésorerie.
§ La séquence des chèques est suivie.
§ Les chèques sont conserver dans un coffre-fort
afin d'éviter toute perte éventuelle.
Paragraphe 3 : Forces des procédures relatives
à l'acquisition des
| 
