Paragraphe 3 : Phase de règlement
Les factures sont comptabilisées avant le
règlement proprement dit.
C- Procédure de comptabilisation des factures
d'achats
Un certain nombre d'opérations et de contrôles
doivent être effectués par le service comptable avant
l'enregistrement des factures :
Ø rapprochement des factures, des bons de livraison et
des bons de commande préalablement transmis par les services
intéressés afin de s'assurer que les factures correspondent
à des livraisons effectives et acceptées ;
Ø contrôle arithmétique des factures
(additions, multiplications, calculs des taxes, prix unitaires...) ;
Ø affectation des références de
l'enregistrement (date, numéro de la pièce comptable des achats)
afin d'éviter les doubles comptabilisations ;
Ø affectation comptable des montants figurant sur la
facture : comptes de charges, de TVA, fournisseurs, et
éventuellement imputations analytiques ;
Ø vérification de l'approbation des factures par
les Directions générale et Financière.
Toutes factures non conformes avec les bons de commande et
bons de livraison ou toutes factures comportant des erreurs doivent être
impérativement retournées aux services
intéressés.
Les contrôles effectués sur les factures doivent
être matérialisés par une signature ou un paraphe.
En cas d'annulation de facture ou d'existence d'autres
exemplaires de la même facture, la mention
« ANNULATION » ou « COPIE » doit
être annotée sur les factures, afin d'éviter des doubles
comptabilisations ou doubles règlements.
Après imputation comptable des factures, elles devront
être classées dans les chronos appropriés.
En cas d'avances versées aux fournisseurs, le service
comptable doit s'assurer que ces avances ont fait l'objet de déduction
du règlement définitif des factures.
D- Procédure de règlement des factures
fournisseurs
Seules les factures préalablement approuvées et
réellement échues doivent faire l'objet de règlement. Ces
factures échues sont transmises au Directeur Général et au
Directeur Financier pour approbation avec les instruments de paiements
(chèque, ordre de virement, pièce de caisse) préalablement
établis par le service comptabilité.
Une fois les paiements dûment autorisés, le
service comptabilité doit annoter sur les factures originales la mention
« PAYE » pour éviter un double usage et porte la
référence des paiements.
Le service comptabilité doit rapidement comptabiliser
les règlements effectués et mettre à jour les comptes
fournisseurs concernés. Il conserve provisoirement les chèques
dans un coffre fort en attente de leur retrait par leur
bénéficiaire. Au retrait du chèque, le chef service
comptable vérifie la pièce d'identité du
bénéficiaire et lui fait signer le cahier de décharge pour
rentrer en possession de son titre de paiement.
Remarque
Tout règlement de factures des fournisseurs avant
échéance doit faire l'objet d'une autorisation préalable
du Directeur Général.
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