Le contrôle interne à la Société des Huileries du Bénin: étude des procédures achats aux fournisseurs

B- Procédures de commande

Le Chef Service des Achats, après vérification de la validité du Directeur Administratif et Financier et du Directeur Général, met à jour le registre de suivi des achats. Il transmet un exemplaire du bon de commande et une copie de la facture pro forma au fournisseur pour la commande proprement dite.

Une copie du bon de commande et l'originale de la facture pro forma sont envoyées à la comptabilité en attente de la facture ou à la caisse dans le cas d'achat au comptant.

Remarque

Dans le souci de limiter les risques de placements frauduleux de commande (notamment en cas de perte de carnets de commande) ou de placements de commandes par des responsables non autorisés par la Direction Générale, les noms des responsables habilités à émettre des commandes sont communiqués aux fournisseurs.

Autre remarque

Il convient de souligner que les quantités commandées doivent être strictement déterminées en fonction des besoins de l'exploitation.

Ces besoins de réapprovisionnement peuvent être déterminés par les magasiniers en fonction du niveau minimal de stocks par produit déterminé à l'avance, ou par le Service des Achats en fonction des besoins de production.

Les dates de passation des commandes et les quantités à commander doivent dépendre essentiellement des quantités en stock, de la consommation et des délais de livraison afin d'éviter des achats excessifs par rapport aux besoins normaux pouvant se traduire par des frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que des pertes dues au vieillissement ou à la détérioration des produits.

Paragraphe 2 : Phase de réception

Les réceptions des articles doivent être confiées à des responsables^25(*) qui n'assurent pas les commandes, afin d'éviter les risques de commandes frauduleuses.

Un bon de livraison (ou de réception) doit être établi pour chaque réception (Annexe 8). Il est impératif que les bons d'entrée soient prés numérotés.

Au moment des réceptions des commandes, les magasiniers chargés de la gestion des stocks doivent systématiquement rapprocher les bons de livraison (ou de réception) aux bons de commandes afin de s'assurer que :

o les livraisons sont régulièrement appuyées de commandes ;

o les livraisons sont conformes aux stipulations de la commande.

Les livraisons ne doivent être acceptées par les magasiniers que dans la mesure où les réceptions correspondent à des bons de commande. Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de réception. Le contrôle de qualité de la marchandise reçue doit être effectué par une personne compétente, en général, un technicien. Une fois ces contrôles effectués, la réception est prononcée et le double du bon de réception est envoyé au Service des Achats, il s'agit là des articles à stocker au magasin.

Pour le magasin, le bon de réception accompagne et appuie systématiquement l'entrée des marchandises en stock. Pour le Service des Achats, le bon de réception / livraison lui permet d'être informé de la livraison et de surveiller les délais de livraisons à partir des bons de commandes expédiés.

* ²⁵ Un représentant du service demandeur, un représentant du service technique ou informatique en cas des achats spécifiques, et un magasinier.