A- Déclenchement des commandes
Selon qu'il s'agisse des prestations de services, d'achat de
pièces détachées et autres matières consommables,
une seule procédure permet de déclencher les commandes. Mais
avant une condition doit être vérifiée.
1- Condition de déclenchement des commandes
Le déclenchement des commandes des prestations de
services, des pièces détachées et autres matières
consommables se fait sous la responsabilité du Chef Service des Achats
après réception de la demande d'achat dûment signée
par le demandeur et le Chef département du service demandeur.
Il est à noter que les demandes d'achat de
consommables informatiques doivent être visées par le Responsable
Informatique en vue de s'assurer du bien fondé de la demande avant
d'être transmises au Chef Service des Achats.
2- Procédures de déclenchement des
commandes
2-1 Emission de la demande d'achat
2-1-1 Etablissement de la demande d'achat
Le demandeur établit une demande d'achat en trois
exemplaires et y mentionne toutes les informations nécessaires à
la réalisation de la commande (voir annexe 6). Il signe la demande
d'achat et la transmet au Chef Service demandeur pour visa. Ce dernier
réceptionne l'état des besoins, s'assure du bien fondé de
l'opportunité de la demande et la transmet au Directeur du
département pour approbation.
2-1-2 Validation de la demande d'achat
Dès réception de la demande d'achat, le
Directeur du Département s'assure de son opportunité, signe et la
transmet au Chef Service des Achats qui apprécie le bien fondé de
la dépense et l'approuve.
2-2 Sélection des fournisseurs
2-2-1 Choix des fournisseurs à
consulter
Le choix des fournisseurs à consulter est
effectué obligatoirement au vu d'une liste de fournisseurs
agréés. C'est une liste composée d'un nombre suffisant de
fournisseurs nationaux et étrangers, qualifiés pour garantir des
prix compétitifs et disposant d'une bonne situation financière et
d'une capacité à honorer les engagements contractés. Cette
liste est arrêtée par le Chef service des Achats qui l'inscrit
dans un fichier « FOURNISSEURS AGREES ». La liste est mise
à jour au besoin chaque trimestre. Sa révision doit
permettre :
o d'agréer de nouveaux fournisseurs,
o de retirer l'agrément aux fournisseurs n'ayant pas
respecter les clauses d'agrément,
o de renégocier des nouvelles conditions
financières avec certains fournisseurs.
Il convient de souligner que les achats de biens et services
peuvent également s'effectuer auprès des fournisseurs non
agréés offrant de meilleures conditions d'achats sur autorisation
de la Direction Générale.
2-2-2 Choix du fournisseur
Le Chef Service des Achats consulte sur fichier une liste de
fournisseurs agréés, sélectionne trois et les contacte
pour leur demander des factures pro forma. Dès réception des
factures pro forma, il sélectionne le fournisseur offrant les meilleures
conditions sur la base des critères suivants :
o prix,
o qualité des articles ou prestations de services,
o délai de livraison,
o délai et mode de règlement.
2-3 Etablissement du bon de commande
Le Chef Service des Achats établit le bon de commande
en trois exemplaires (Annexe 5) sur la base de la demande d'achat en
précisant les spécifications nécessaires à la bonne
réalisation de l'achat.
La demande d'achat suivie du bon de commande et de la facture
pro forma sont transmis au Contrôleur de Gestion qui se doit de s'assurer
que la demande est effectuée dans les limites préfixées et
qu'il n'existe pas de dépassement budgétaire. Cette
procédure est relative pour les achats dont le montant est
inférieur à 2.500.000 F CFA.
Pour tout achat de biens et services, dont le montant est
supérieur ou égal à 2.500.000 F CFA, une commission
d'achat composée du Chef Service des Achats, du Contrôleur de
Gestion ou de l'Auditeur Interne et du Directeur Administratif et Financier est
mise en place afin de s'assurer que le fournisseur sélectionné
par le Service des Achats répond aux critères sus
mentionnés :
Ø Si le fournisseur sélectionné
répond aux critères, la commission approuve le choix et transmet
la liasse au Chef du Service des Achats pour l'établissement du bon de
commande.
Ø Sinon, elle fait des observations nécessaires
puis sélectionne le fournisseur offrant les meilleures conditions et
transmet la liasse au Chef du Service des Achats pour l'établissement du
bon de commande.
La commission des achats est élargie au Responsable
Informatique dans le cas des achats spécifiques.
Pour des achats dont le montant est supérieur ou
égal à 10.000.000 F CFA, le chef Service des Achats met en oeuvre
la procédure d'appel d'offres restreint.
2-4 Contrôle de disponibilité
budgétaire
Le Contrôleur de Gestion s'assure que les commandes sont
effectuées dans les limites préfixées et qu'il n'existe
pas de dépassement budgétaire.
En cas de dépassement budgétaire, il mentionne
l'anomalie sur la demande d'achat et transmet le bon de commande, la demande
d'achat et la facture pro forma au Directeur Administratif et Financier pour
visa.
2-5 Validation de l'achat
Le Directeur Administratif et Financier apprécie
l'opportunité de la dépense :
- si la demande n'est pas justifiée, ou en cas de
dépassement budgétaire, il fait les observations
nécessaires,
- si la demande est justifiée alors il donne une suite
utile.
Il transmet ensuite le bon de commande, la demande d'achat et
la facture pro forma au Directeur Général pour approbation.
Le Directeur Général, à son tour, juge le
bien fondé de la dépense conformément aux critères
de gestion en vigueur :
- si la demande n'est pas justifiée, il fait les
observations et la retourne au Directeur Administratif et Financier,
- si la demande est justifiée, il appose la mention
« BON A PAYER » puis transmet le bon de commande, la
demande d'achat et la facture pro forma au Chef Service des Achats.
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