1.3 Entretiens individuels sur les activités de
2ec
Lors de cette étape nous voulons percevoir la
description des activités par chaque responsable et voir leur
degré de maîtrise de ses activités ainsi que les risques y
afférents en utilisant des entretiens.
1.4 Elaboration d'une première ébauche
du diagramme de cheminement de la procédure ou du processus
Une figure est toujours préférable a de
long discours en sens que l'on peut facilement voir comment circule une
information .Aussi après s'être entretenu avec chaque responsable
/ou chaque employé de la structure, nous élaborons une
première ébauche du diagramme de cheminement de la
procédure ou du processus en fonction de la description fait par chaque
responsable et l'observation des objectifs assignés par la direction de
2EC.
1.5 Présentation du schéma auprès
des personnes concernées
Dans l'optique de confronter les dires de chaque
employé avec les objectifs de l'entreprise, et pour éviter des
quiproquos ou des erreurs nous procédons à une
présentation du schéma auprès des personnes
concernées. Le but ici est de favoriser la dynamique du
« teamworking » au sein de l'entreprise.
1.6 Apport de modifications si nécessaire avec
reprise du circuit préalable
Dans le cas ou il y a symbiose entre la description fait
par chaque employé et la rédaction du premier schéma nous
pouvons faire fi des modifications .Les apports de modifications interviennent
dans le cas où il y a un écart entre ce qui est dit par
l'employé en conformité aux objectifs assignés par la
direction et la rédaction de la première ébauche.
1.7 Rédaction de la procédure à
partir diagramme adopté
Apres avoir apporté les modifications
nécessaire avec circuit préalable, nous procédions par la
suite à la rédaction de la procédure à partir du
diagramme que nous adoptons. Le diagramme doit être clairement explicite
par tout le personnel de l'entreprise et toute personne externe à la
structure.
1.8 Proposition de la procédure auprès
des personnes concernées
La présentation du schéma achevée,
nous procédons à la proposition de la procédure
auprès des personnes concernées pour apport des nouvelles
modifications. L'objectif ici étant de permettre aux employés de
s'imprégner sur les nouvelles modifications du manuel avant la remise au
niveau de la direction.
1.9 Apport de modifications si nécessaire avec
reprise des étapes antérieures (7 à 8)
Durant cette phase de nouvelles modifications sont
apportées question de bien peaufiner le manuel de procédures
avant sa soumission au niveau de la Direction Générale pour
approbation.
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