SECTION 2 : SOLUTION EN VUE DE LA MINIMISATION DU
NIVEAU DE
RISQUES A 2EC : LA MISE EN PLACE D'UN
MANUEL DE PROCEDURES.
Cette section présente la démarche
utilisée pour la rédaction du manuel de procédures mis en
place à 2EC ainsi que les implications managériales de ce manuel
sur la gestion de 2EC.
1. LES ETAPES DE LA REDACTION DU MANUEL DE PROCEDURES DE
2EC
Après avoir scruté son environnement, fait
une communication sur la vision de l'entreprise, nous avons convenu avec
l'équipe de direction d'élaborer un manuel de procédures.
Dans sa quête de contrôle interne, 2EC à
privilégié la rédaction du manuel de procédures
pour davantage impliquer ses responsables sur la maîtrise du
fonctionnement de ses activités afin d'accroitre sa valeur
ajoutée et également permettre une amélioration de ses
activités par une révision permanente dudit manuel. Ainsi les
principales étapes à suivre pour élaborer ce manuel de
procédures sont les suivantes :
1.1 Définition de l'étendue de la
procédure
Cette étape s'assimile à une vision
globale du périmètre de la procédure, les axes à
suivre pour la réaliser, le plan d'action à élaborer et le
délai d'actualisation de la procédure. Cette phase se
déroule en quatre étapes :
1.1.1 La vision globale du périmètre de
la procédure
Lors de cette étape, l'équipe de direction
détermine les objectifs globaux de la structure ainsi que les axes
stratégiques à adopter pour réaliser son objectif
principal qui est celui : « De préservation de
l'environnement et des conditions d'existence des individus dans cet
environnement ».
1.1.2 Les axes stratégiques
Une fois les objectifs globaux clairement
définis, l'équipe de direction et les représentants du
personnel déterminent par la suite les axes de développement
stratégiques où doivent êtres déployées les
stratégies adoptées
1.1.3 Elaboration du plan d'action
Le plan d'action n'est que la traduction des
stratégies que 2EC envisage mettre en oeuvre ou du moins a retenu pour
atteindre son objectif. Ainsi les principes du contrôle interne
concernant l'organisation claire, des missions et des responsabilités
explicitées de même que ceux des procédures
formalisées, claires, comprises et appliquées doivent êtres
respectés pour permettre à l'équipe de direction de
déterminer la trajectoire pour conduire 2EC dans l'atteinte de ses
objectifs. La détermination des objectifs obéissant au principe
fondamental de : spécificité, mesurabilité,
accessibilité, réalité et de temporalité (SMART)
afin de ne pas fixer des objectifs irréalisables. Plusieurs
critères doivent êtres pris en considération pour la
fixation des objectifs tels que : la capacité à atteindre
les objectifs fixés, l'évaluation des ressources disponibles et
la prise en compte des besoins de chacun.
1.2 Détermination des différents acteurs
intervenant dans la procédure pour
consultation et concertation
Il s'agit ici de déterminer les différents
acteurs intervenants dans la définition de l'étendue de la
procédure voire du processus dans l'optique d'une éventuelle
consultation et concertation. L'objectif étant d'impliquer un maximum de
personnes dans le processus décisionnel de l'entreprise.
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