1.1.2 Qualités d'une bonne information
Pour qu'une information puisse être
exploitée dans une entreprise ou dans la prise de décision ;
elle doit respecter un certain nombre de qualité à
savoir :
· La pertinence : c'est-à-dire qu'elle doit
répondre à l'attente de celui qui la recherche. L'information non
pertinente accroît inutilement le volume d'informations à traiter
et au final fait perdre du temps ;
· La fiabilité : l'information doit donner
une représentation exacte de l'objet ou de la situation ou du moins une
représentation acceptable. Fiable sous-entend qu'elle doit
être :
- vraie : conforme à la réalité ou
très proche de celle-ci
- précise : une description relativement
précise de la réalité
- à jour : une information périmée
est inutile et encombrante
· La disponibilité : si elle est trop longue
à obtenir, elle fait perdre du temps dans la prise de
décision.
· Le coût raisonnable : la recherche
d'information peut coûter plus cher qu'elle ne rapporte.
1.1.3 Le rôle de l'information, la gestion de
l'information et la prise de décision en entreprise
1.1.3.1 Le rôle de l'information
L'information est :
- A la base de la décision : elle
est nécessaire pour prendre les meilleures décisions.
- Facteur d'efficacité : une
bonne circulation de l'information dans l'entreprise est indispensable.
- Facteur de motivation : pour les
salariés, être bien informés des choix de la direction peut
leur permettre de se sentir mieux intégrés dans la vie de
l'entreprise, de mieux comprendre le sens de leurs efforts nécessaires
à la bonne marche de l'entreprise.
- Source de pouvoir : il existe dans
l'entreprise deux circuits d'informations. Le circuit formel,
celui par lequel transitent toutes les informations sous la forme de notes de
services, de rapports, de compte -rendu. Parallèlement, il existe un
circuit informel de l'information (les informations qui
circulent oralement, le bouche à oreille,...).C'est le patron, qui dans
l'entreprise, dispose de toutes les informations. Il peut être
tenté de pratiquer une rétention excessive voire abusive
d'informations qui risquent de mettre l'entreprise et son personnel en danger.
Lorsque c'est le cas, le climat social qui règne dans l'entreprise peut
être détérioré, et, ainsi nuire à la bonne
marche de l'activité.
1.1.3.2 La gestion de l'information
Le cheminement de l'information dans une entreprise
peut être représenté de la façon suivante :
Figure 3 : Structure de l'information dans
une entreprise
Externe
Stockage
Collecte
Traitement
Interne
Diffusion
Source : F.Jakobiak,
(1998), maitriser l'information
critique, paris, les éditions
d'organisation, Paris, p25
S'agissant de la collecte, nous
pouvons noter que l'information recherchée peut provenir de l'entreprise
ou de son environnement.
L'information interne : il
s'agit des rapports (études de marché, visites, foire exposition,
etc..) des fichiers (clients, fournisseurs, partenaires, etc..), de notes (de
service, de presse, etc..), de documents (comptables, commerciaux,
bancaires,...).L'ensemble de ces documents produisent un énorme stock
d'informations qui permet de créer une base de données
(financières, commerciales, techniques,...).
L'information externe : elle peut
provenir :
- soit de l'environnement proche (clients, fournisseurs,
banques, administration, organismes professionnels, etc.)
- soit de l'environnement plus lointain : toute la
documentation que l'entreprise peut recueillir à travers les journaux,
les revues, les ouvrages économiques ou juridiques, mais aussi
internet.
La diffusion de l'information pose des
problèmes techniques (ordinateur, photocopieur, réseaux, etc.)
mais aussi financiers (coûts des supports).La diffusion soulève
aussi le problème de la sécurité de l'information
(protéger l'information contre les fuites, les malveillances, le
piratage, les vols de données, les virus,...)
1.1.3.3 La prise de décision en
entreprise
La prise de décision concerne les
étapes de la prise de décision ainsi que les outils d'aide
à la prise de décision.
On peut distinguer 04 grandes phases dans la prise de
décision : la perception d'un problème ou l'identification
du problème ; la détermination des solutions possibles (ici
la modélisation, la simulation sont des outils souvent
utilisés) ; le choix c'est-à-dire la sélection de la
meilleure solution et enfin la mise en oeuvre et le contrôle des
résultats.
Pour ce qui concerne les outils d'aide à la
prise de décision notons que le décideur n'est pas seul, mais
dispose d'outils de plus en plus nombreux.
La pertinence d'un outil d'aide à la
décision dépend de l'univers décisionnel dans lequel le
décideur se place. Considérer qu'un univers est certain ou
aléatoire est en soi une décision qui détermine le choix
des outils d'aide. Au -delà des techniques disponibles, le choix de
l'outil relève de l'expérience et du savoir -faire du
décideur.
Comme nous venons de le voir une bonne maîtrise de
l'information favorise également une meilleure gestion du risque de
fraude.
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