II.2.9.2. Outils de
contrôle
1. Comptabilité
générale
Selon MUKANKUSI Aloysie (2005 :5), la comptabilité
générale est un outil de gestion qui permet d'enregistrer,
classer et analyser toutes les opérations effectuées par
l'entreprise. Il s'agit des opérations d'achat, de vente, d'emprunt et
de prêt, payement des salaires et de crédits des fournisseurs.
J.P. LEVENE (1998 : 9), définit la
comptabilité générale comme un système
d'organisation et de traitement de l'information, permettant
l'établissement des états de synthèse en conformité
avec les dispositions du plan comptable. Elle renseigne sur la composition et
la valeur du patrimoine, elle est la première source d'informations de
l'entreprise et permet :
v de constater les produits et charges que la firme
génère au cours d'un exercice et de déterminer le
résultat qui en découlent et
v de dresser, à la fin de chaque exercice, un
état de sa situation patrimoniale (bilan) et éventuellement d'en
étudier l'évolution (tableau de financement).
Par ces deux aspects, elle forme un outil d'analyse non
négligeable pour le contrôle de gestion.
Pour que la comptabilité générale soit un
outil de contrôle de gestion, elle doit subir quelques
adaptations :
· fournir les documents de synthèse sur des
périodicités plus rapprochés;
· étaler les charges dont la fréquence de
la facturation est faible ;
· préciser le mode de traitement des postes
évalués lors des travaux de fin d'exercice ;
· rapprocher les documents de synthèse à
des normes prévisionnelles ou à la situation
précédente ;
· Neutraliser les effets de l'inflation sur les comptes,
lorsque celle-ci est significative.
La comptabilité générale constitue
l'outil de contrôle de gestion par excellence car elle constitue la
première source d'informations de l'entreprise.
2. Comptabilité analytique
Elle est considérée comme outil efficace de la
gestion prévisionnelle, car elle se focalise sur les centres
d'activités d'une entreprise en relevant particulièrement
à chaque branche les coûts supportés par celles- ci d'une
manière bien détaillée.
D'après M. GERVAIS (1981 :31), la connaissance du
coût complet des produits achetés, fabriqués ou vendus
étant un élément d'informations non négligeable
pour conduire et contrôler sa gestion. La méthode de coût
complet permet :
ü Une valorisation de stock aux différentes
étapes du cycle de production et de vente ;
ü L'élaboration d'un tarif pour la
commercialisation d'un bien ou d'un service dont le prix n'est pratiquement pas
défini ou imposé par la concurrence et
ü L'établissement d'un devis pour des
pièces unitaires, la fabrication de petites séries ou
l'accomplissement des travaux spéciaux.
De toute façon l'évaluation des coûts
complets n'est pas une tâche facile ; elle nécessite un
travail dur et sérieux :
1. Il se pose tout d'abord le problème de
la nature des charger à incorporer dans les coûts
La comptabilité analytique considère, en effet
que le coût de revient d'un produit ou d'un service doivent traduire les
conditions réelles de l'activité, mais aussi exprimer les
conditions normales et habituelles de celle-ci. Il en résulte qu'aux
charges enregistrées en comptabilité générale, il
faudra :
Ø Ajouter des charges supplétives
(rémunération conventionnelle des capitaux propres de
l'entreprise, rémunération du travail de l'exploitant dans
l'entreprise où il n'est pas appointé)
Ø et retrancher les charges non incorporables qui sont
des charges ayant un caractère exceptionnel et inhabituel pour la
profession. Ces charges sont enregistrées en comptabilité
générale mais ne doivent pas être retenues par la
comptabilité analytique.
2. Il se pose également le problème
d'allocation des charges entre coûts des produits ou de
commandes, il y a des charges dites directes qui
affectent directement le coût d'un produit sans faire l'objet d'une
ventilation quelconque.
Il y a aussi des charges dites indirectes qui se
rapportent par conséquent sur plusieurs produits. Elles sont
indivisibles au niveau de la saisie et avant de l'imputation aux coûts
des produits concernés, elles nécessitent un calcul
intermédiaire consistant à les repartir d'abord dans les centres
d'analyses ou sections puis à imputer le coût de ces centres aux
divers produits concernés.
3. Le contrôle budgétaire
Le contrôle budgétaire consiste à comparer
les réalisations aux prévisions, aux différents niveaux
jugés convenables. Il consiste ensuite à analyser et
contrôler les écarts constatés et de provoquer les actions
correctives.
Monsieur Michel GERVAIS, dans son livre :
«contrôle de gestion et planification de l'entreprise»
définit le contrôle budgétaire comme la comparaison
permanente des résultats réels et prévisions
chiffrés figurant au budget afin :
· de rechercher la cause d'écarts ;
· d'informer les différents niveaux
hiérarchiques ;
· de prendre les mesures correctives éventuelles
nécessaires et
· d'apprécier l'activité des responsables
budgétaires.
En se sens le contrôle budgétaire est une
fonction du contrôle de gestion et il dépend de la qualité
de ses interventions.
4. Le reporting
Selon Isabelle CALME et als (2003 :300), le
reporting est définit comme l'action qui consiste à faire
remonter l'information vers la direction générale.
D'après Philippe CAMUS (2000 :319), le reporting
est un ensemble de documents qui ont pour objectifs d'informer la
hiérarchie de la situation et des résultats des centres de
responsabilités.
Le contrôleur de gestion doit remonter l'information
à la direction générale à travers le reporting ce
qui facilite le directeur général de juger l'information
reçue pour pouvoir prendre la décision.
5. Tableau de bord
Selon Paul LURKIN et als. (1990 : 88), les tableaux de
bords sont, avant tout, des instruments de gestion interne à
l'entreprise, facilitant l'action du dirigeant ou du responsable de service en
vue de la réalisation des objectifs finaux. Les tableaux de bord
éclairent le dirigeant sur la qualité de la gestion en
confrontant la réalité aux prévisions. Ils faciliteront
la détection des erreurs de parcours et l'analyse des écarts.
Michel GERVAIS (1981 : 90), définit le tableau de
bord comme «un système d'information qui focalise l'attention des
responsables sur les points clés à surveiller pour garder la
maîtrise de l'action et qui introduit aux côtés de
l'information financière, des indicateurs physiques et une information
d'avantage qualitative»
D'après Philippe CAMUS (2000 :285), le tableau de
bord est défini comme un ensemble d'indicateurs et d'informations
essentiels permettant d'avoir une vue d'ensemble, de déceler les
perturbations et de prendre des décisions d'orientation de la gestion
pour atteindre les objectifs issus de la stratégie. Il doit aussi
donner un langage commun aux différents membres de l'entreprise.
Le tableau de bord puise une partie d'information dans la
comptabilité (surtout dans la comptabilité analytique).
Cependant, répondant à des besoins de nature et de temps, il ne
s'identifie pas au système comptable. Ce tableau récapitule
d'une façon synthétique toutes les indications, tant de nature
monétaire qu'opérationnelle, nécessaire au pilotage.
Selon Isabelle CALME et als (2003 :332), le tableau de
bord présente et organise des données de l'entreprise à
l'aide de calcul d'écarts, de ratios, de graphiques et de
clignotants.
Etant des tableaux de synthèse des différents
départements (fonctions), ils permettent au dirigeant de surveiller, de
façon permanente, l'équilibre financier, la rentabilité
globale et les conditions d'exploitation qui sont à l'origine des
bénéfices et des pertes.
Les tableaux de bords auront pour rôle de
présenter les données financières nécessaires aux
gestionnaires, d'apprécier la réalisation des objectifs
fixés par la direction.
6. Informatique
Selon Pierre LAUZEL, (1997 :249), le développement
de l'informatique de gestion permet de concevoir une approche différente
de contrôle de gestion centré sur l'analyse des systèmes
d'informations.
Depuis son apparition, l'ordinateur a facilité de
façon considérable le fonctionnement des activités
organisationnelles ; ceci a donc un impact direct de réalisation
des tâches dont le contrôleur de gestion est chargé
d'exécuter.
7. Analyse financière
Selon Paul LURKIN et als. (1990 :17), l'analyse des
états financiers a pour but de poser un diagnostic sur la structure
financière et sur les performances de l'entreprise en se basant sur des
documents comptables. Les résultats de cette étude
permettent :
Ø au gestionnaire, d'émettre un jugement de
valeur sur l'état de santé de son entreprise, la qualité
de sa gestion à un moment donné et de prendre des
décisions stratégiques de politique financière, de choix
d'investissement, de gestion de trésorerie.
Ø à l'analyste externe (c'est-à-dire tout
tiers intéressé : clients, fournisseurs, travailleurs,
actionnaires, Etats,...), d'obtenir des renseignements quant à
l'évolution de la structure financière et des conditions
d'exploitation d'une entreprise.
L'analyse financière permet aux différents
partenaires d'entreprise de juger sa situation financière. De son tour
cette analyse financière favorise au contrôleur de gestion de
mieux connaître comment l'entreprise est gérée et transmis
cette information aux décideurs pour décider de l'avenir de
l'organisation.
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