Contrôle de gestion comme outil de performance d'une coopérative

§ 2. Organe Non-Statutaire.

Ici, il s'agit du Comité de Gestion qui est aussi un organe important pour le fonctionnement de la MECREKIN. Cependant, il doit s'assurer que la gestion est saisine et ne représente pas un risque inapproprié pour les membres. Il doit mettre en oeuvre un processus solidaire de prise de décision.

Il doit s'assurer notamment que la décision est collective et qu'aucun de ses membres n'a subi de pression indue pour modifier son opinion. Ainsi les membres du Comité de Gestion (COGE) en sigle ne doivent pas utiliser leur position hiérarchique dans la MECREKIN pour influencer les autres membres du Comité18(*).

§ 3. Les Services de la MECREKIN

Pour assurer son bon fonctionnement, la MECREKIN comporte en son sein cinq services, qui sont:

Ø Le Service des Epargnes;

Ø Le Service de la Comptabilité;

Ø Le Service de la Trésorerie;

Ø Le Service de Crédit;

Ø Le Service Généraux.

I. LE SERVICE DES EPARGNES

C'est le service qui est chargé de la sensibilisation des membres potentiels, de l'adhésion des nouveaux membres ainsi que de la gestion du portefeuille des épargnes (épargnes à vue, épargnes à terme et épargnes caution).

A. De la Sensibilisation

A ce niveau, le responsable aux épargnes a pour mission d'enseigner aux nouveaux membres la politique et les usages de la Coopérative ainsi que les responsabilités et les avantages qu'elle offre. Le responsable aux épargnes est souvent l'agent de promotion de la MECREKIN bien que ce rôle est joué par tous les agents de la Coopérative.

B. De l'Adhésion

Pour adhérer à la Mutuelle d'Épargne et de Crédit de Kinshasa, quelques conditions sont indispensables, entre-autres:

· Etre d'une bonne moralité;

· Résider dans la zone ou en dehors de la zone d'action;

· Payer les frais d'adhésion fixés par le conseil d'administration; 12$ pour les étudiants, élèves et sans emploi; 55$ pour les hommes d'affaires et initiateurs des projets de développement; 25$ pour les travailleurs ou fonctionnaires de l'Etat et enfin 15$ pour les autres (les gagnes petits).

· Etre muni de deux photos passeports en couleurs.

Précisons que la différence entre ces trois types de compte se situe au moment de l'octroi des crédits;

· Pour un compte de 15$, le montant maximum d'un prêt est de 1000$;

· Pour celui de 25$, le montant maximum est de 3000$;

· Et enfin pour celui de 55$, le montant va à plus de 3000$.

C. De La Gestion des Epargnes

Tous les nouveaux membres de la MECREBU ont le choix entre deux sortes de compte:

· Compte à vue: pas de frais de tenue de compte et non plus d'intérêt à gagner;

· Compte à terme: avec une échéance minimale de quatre mois pour un montant planché de 500$ renouvelables. Ce compte génère des intérêts équivalents à 1% par mois du montant épargné.

Il sied de signaler qu'un suivi rigoureux et permanent du portefeuille des épargnes est une condition indispensable au chef du service des épargnes au sein de la MECREKIN.

II. LE SERVICE DES EPARGNES

Le service de comptabilité est un service qui est chargé de l'enregistrement toutes les opérations monétaires et non monétaires effectuées au sein de la MECREBU par un choix judicieux des comptes. Il se charge aussi et surtout de la production des états financiers à la fin de chaque exercice comptable.

En effet, le système comptable de la MECREBU est habituellement composé des éléments suivants:

· Le Plan comptable ;

· Le Journal caisse dépôt (JCD);

· Le Journal caisse retrait(JCR) ;

· Le Journal des opérations diverses(JOD) ;

· Le Journal centralisateur;

· Les Journaux auxiliaires;

· Le Tableau de bord.

· Le plan comptable

Au sein de la MECREKIN, les journaux des opérations comptables sont des composantes d'un système complexe et vaste, établi en vue de contrôler la situation de fonds et d'en déterminer les origines et les emplois.

En effet, dans le cadre de ce système, le comptable doit indiquer les mouvements de fonds à l'intérieur de la MECREKIN toute entière et enregistrer la manière dont ces fonds sont reçus et les ressources utilisées pour fournir des services. Il a pour ce faire besoin d'un plan comptable.

Cela étant, la structure du plan comptable de la MECRECO permet au comptable d'enregistrer les opérations dans les comtes et les différents livres. Elle détermine également ce qui apparaît aux états financiers.

· Le Fonctionnement du Plan Comptable de la MECRECO

La conception de ce plan est une décision fondamentale. Sa structure et son niveau de détail déterminent en effet le type d'information que les gestionnaires de la MECRECO pourront obtenir et analyser en vue d'orienter leurs décisions. Bref, le plan comptable de la MECRECO a été établi en fonction des opérations, des structures et de besoins d'information qui lui sont propres. En règle générale, le plan comptable identifie chaque compte:

· Par un numéro de compte;

· Par une description;

· Par type de compte; à savoir actif, passif, fonds propres, produits et charges.

Les principaux documents comptables au sein de la MECREKIN

Avant tout, il est important de préciser les différentes sources des données à enregistrer dans les documents dont il est question ici. Il s'agit notamment de:

· Du bordereau de dépôt:

Ce livre enregistre tous les encaissements effectués au sein de la MECREKIN. Ces encaissements ont comme principales origines:

ü Les frais d'adhésion;

ü Les compléments des frais d'adhésion;

ü Les dépôts d'épargnes;

ü Les approvisionnements de la caisse reçus;

ü Les financements, dons et legs en capital (reçus).

· Du bordereau de retrait:

Ce bordereau enregistre tous les mouvements de décaissement effectués au de la MECREKIN. Il s'agit des mouvements tels que:

ü Les retraits sur épargnes;

ü Les dépenses administratives;

ü Les financements, dons et legs en capital (accordés).

· De la note de débit:

Ce livre enregistre tous les mouvements économiques effectués au sein de la MECREKIN, mais lesquels mouvements n'ayant pas engendré de décaissement. Il s'agit très souvent, des mouvements tels que:

ü les achats des imprimeries (fiche d'épargne, carnet, chéquier)

ü les virements de compte à compte

ü le remboursement du prêt et/ou des intérêts

ü le paiement des pénalités (en cas de remboursement en retard)

ü le paiement des frais d'ouverture du dossier

ü le paiement des frais d'étude du dossier

ü etc.

· De la note de crédit:

La note de crédit quant à elle, enregistre, tous les mouvements économiques effectués au sein de la MECREKIN; mais lesquels mouvements n'ont pas donné lieu à un encaissement. Il s'agit très souvent de mouvements tels que:

ü Les ventes des imprimés;

ü Les virements de compte à compte

ü Les prêts accordés

ü Etc.

a. Le Journal Caisse Dépôt

Ce journal enregistre toutes les opérations de décaissement fournies par le bordereau de dépôt. A cet effet, les comptes issus de ces opérations sont enregistrés au crédit du J.C.D par le dédit du compte caisse 10.1.

b. Le Journal Caisse Retrait

Ce journal enregistre tous les mouvements de retrait de fonds effectués au sein de la MECREBU. Cela étant, tous ces mouvements sont à enregistrer au débit du J.C.R par le crédit du compte caisse 10.1.

c. Le Journal des Opérations Diverses

Ce livre enregistre toutes les opérations économiques fournies par la note de débit et celle de crédit.

d. Le Journal Centralisateur

Comme son nom l'indique, le journal centralisateur, est un livre comptable qui centralise toutes les opérations enregistrées dans le J.C.D, dans le J.C.R et dans le J.O.D en vue d'établir les états financiers (la balance de vérification, les comptes d'exploitation et le bilan) à la clôture de l'exercice comptable.

e. Le Tableau de Bord

C'est livre qui indique à un instant donné, l'évolution de principales rubriques de la MECREKIN en vue d'orienter les décisions des dirigeants par rapport à chaque situation. Il s'agit très souvent de la situation de:

· La caisse

· Des épargnes (épargnes à vue, épargnes à terme et épargnes caution)

· Des prêts accordés

· Etc.

III. LE SERVICE DE CREDIT

Le Service de crédit est un service qui se charge non seulement du montage technique du dossier de crédit, mais aussi de la gestion et du suivi du portefeuille de crédits.

En effet, la MECREKIN organise en son sein les types de crédits ci-après:

· Les crédits individuels ordinaires à la production et/ou à la consommation;

· Les crédits aux salariés domiciliés. Pour ce type de crédit, il conter que le montant plafond du remboursement mensuel ne doit en aucun cas aller au-delà d'un seuil de 35% du salaire mensuel de l'emprunteur.

· Les crédits express;

· Les crédits aux groupes à caution solidaire.

Il sied de noter que pour bénéficier d'un crédit express, l'emprunteur doit faire preuve d'avoir déjà bénéficié d'au moins un crédit individuel ordinaire bien remboursé.

1. Origine des fonds prêtables au sein de la MECREKIN

Les fonds prêtables de la MECREBU proviennent de deux principales sources. Il s'agit entre autres de:

· Des sources internes: les fonds propres, les épargnes à vue en raison de 60% (au maximum), les épargnes à terme (100%), les épargnes cautions (100%)

· Des sources externes: les fonds en provenance de l'extérieur de la MECREBU sous forme de financement (subventions, emprunt, legs, ...)

2. Les Conditions d'octroi de crédit

i. Le taux d'intérêt

Les taux d'intérêt sont diversifiés, et ce selon les catégories de crédit :

· Pour les crédits individuels à la production et/ou à la consommation le taux d'intérêt est fixé à 3% le mois;

· Pour les crédits aux salariés domiciliés, le taux d'intérêt est fixé à 2.5% le mois;

· Pour les crédits express, le taux d'intérêt est fixé à 5% le mois;

· Pour les crédits aux groupes à caution solidaire, le taux d'intérêt est fixé à 2% le mois.

Il convient de signaler les sont dégressifs, c'est-à-dire, calculés sur base du montant restant dû.

ii. Les échéances

Les échéances sont aussi diversifiées selon le type de crédit.

· Pour les crédits individuels ordinaires à la consommation et/ou à la production et aux salariés domiciliés, l'échéance maximale est fixée en raison de 9 mois au maximum;

· Pour les crédits express, l'échéance maximale est fixée en raison de 2 mois au maximum;

Pour les crédits aux groupes à cation solidaire, l'échéance est fixée en raison de 6 mois au maximum

iii. Les Modes de remboursement

· Le capital: il est remboursé par tranches mensuelles (et/ou hebdomadaires pour les crédits aux groupes à caution solidaire);

· Les intérêts: ils sont remboursés mensuellement (et/ou hebdomadairement pour les crédits aux groupes à caution solidaire).

iv. Les Frais d'ouverture du dossier

· Ils sont fixés à 6 USD pour les crédits individuels à la production et/ou à la consommation ainsi que pour ceux aux salariés domiciliés;

· Ils sont fixés à 12 USD pour les crédits express;

· Ils sont fixés à 3 USD pour les crédits aux groupes à caution solidaire.

v. Les Frais d'étude du dossier

· Ils sont fixés à 0.75% du montant de crédit accordé pour les crédits individuels ordinaires à la production et/ou à la consommation ainsi que pour celui accordé aux salariés domiciliés;

· Ils sont fixés à 0.5% du montant de crédit accordé pour les crédits express

· Ils sont fixés à 0.25% pour les crédits aux groupes à caution solidaire

vi. Les Pénalités

· Elles sont fixées à 0.03% pour les crédits individuels à la production et/ou à la consommation;

· Elles sont fixées à 0.025% pour les crédits aux salariés domiciliés;

· Elles sont fixées à 0.5% pour les crédits express;

· Elles sont fixées à 0.02% pour les crédits aux groupes à caution solidaire

vii. Les Garanties

Les garanties sont diversifiées. Cela étant, seules les garanties suivantes peuvent donner accès au crédit auprès de la MECREBU:

· Les sûretés réelles;

· Les nantissements;

· Les cautions.

Il convient de noter que pour le cas des crédits aux groupes à caution solidaire, les prêts sont accordés à des individus appartenant à des groupes d'un minimum de 4 personnes et un maximum de 10 personnes, qui se choisissent librement et portent solidaires en cas de non remboursement. En effet, si par hasard, le groupe a des problèmes, tous les membres sont exclus de tout programme de crédit, car les prêts futurs sont conditionnés par le bon remboursement du prêt encours. La caution solidaire ne peut pas être considérée comme étant la condition d'accès au crédit, mais plutôt comme une garantie.

Pour le cas des sûretés réelles, le montant plafond à accorder doit avoir au plus une valeur maximale équivalent à deux fois moins que la valeur de la garantie offerte.

Par ailleurs, la garantie morale est beaucoup considérée que toute autre garantie matérielle que peut offrir l'emprunteur.

Viii. Les Conditions d'éligibilité au crédit

D'une manière générale, pour être éligible au crédit de la part de la MECREBU, l'emprunteur doit:

· Etre majeur et capable de contracter;

· Etre membre de la COOPEC;

· Etre membre d'un groupe à caution solidaire (pour le cas des crédits aux groupes à caution solidaire);

· Disposer des garanties suffisantes;

· Etre d'une bonne moralité dans le milieu résidentiel et/ou professionnel;

· Avoir une capacité suffisante de remboursement;

· Avoir payé les frais d'ouverture du dossier;

· Disposer d'une garantie financière équivalente à 10% du montant sollicité.

ix. Les éléments constitutifs d'un dossier de crédit

· Pour les crédits individuels

· Une demande de crédit (manuscrite);

· Un formulaire de demande de crédit;

· Documents de garantie;

· Preuve de paiement de frais d'ouverture du dossier;

· Guide d'entretien;

· Le Procès Verbal d'investigation;

· La grille de validation;

· L'analyse détaillée de l'agent de crédit;

· L'analyse détaillée du chef de service des crédits;

· L'analyse approfondie du gérant;

· Procès Verbal du COGE;

· Procès Verbal de la commission de crédit;

· Acte de session sous condition suspensive notarié dûment signé par les deux conjoints;

· Preuve de constitution d'une épargne caution;

· Le contrat de prêt

· Pour les crédits aux groupes à caution solidaire

· Une lettre manuscrite et un formulaire de demande de crédit;

· fiche de répartition de fonds aux membres du groupe;

· Acte de cautionnement solidaire;

· Preuve de payement de frais d'ouverture du dossier;

· Acte de consentement du conjoint;

· Une prise des membres du groupe entrain d'exercer leurs activités;

· Preuve de la constitution d'une épargne caution;

· Photocopie de pièces d'identités des membres du groupe;

· Plus ou moins quatre Procès Verbaux des réunions du groupe;

· Procès Verbal d'investigation individuel;

· Procès Verbal d'investigation du groupe;

· Grille de validation de l'information;

· Analyse détaillée de l'agent de crédit;

· Analyse détaillée du chef de service des crédits;

· Analyse approfondie du gérant;

· Procès Verbal du COGE;

· Procès Verbal de délibération de la commission de crédit;

· Le contrat de prêt.

Par ailleurs, il serait convenable de dire un mot sur les indicateurs de performance usuels au sein de la MECREBU.

x. Les Indicateurs de la MECREKIN

· Le Portefeuille à risque

C'est le rapport entre:

Crédits en retard de plus de 30jrs plus les crédits renégociés et l'encours total du crédit.

Ø Crédit en retard: tout crédit en retard même d'une mensualité

Ø Crédits renégociés: tous les crédits qui ont atteint leurs échéances mais qui ont fait l'objet d'un rééchelonnement.

· Le Taux de remboursement

Il s'agit d'un indicateur qui aide l'institution de micro finance à évaluer le travail de ses agents de crédit par rapport au suivi des crédits qui sont encore dans leur échéance.

C'est le rapport entre:

Les remboursements réalisés sur les crédits sains moins les remboursements anticipés et les remboursements attendus

· Le Taux de recouvrement

Cet indicateur aide l'institution de micro finance à évaluer le pourcentage des crédits échus mais qui courent toujours, ayant un impact négatif sur la qualité de son encours crédit.

C'est le rapport entre:

Remboursements réalisés sur les crédits échus et les remboursements attendus

· Le Taux d'arriérés ou taux d'impayés

Il s'agit d'un indicateur qui détermine la tranche due des crédits qui sont en délinquance à une certaine date.

C'est le rapport entre:

Montant en retard (tranche due) et l'encours total des crédits brut

· Le Taux d'abandon

Il s'agit d'un indicateur qui mesure la charge que l'entreprise supporte en décidant de suivre certains crédits qui ont une forte probabilité de non remboursement hors exploitation.

C'est le rapport entre:

Montant abandonné et l'encours total des crédits brut

· Le Taux de provision

Il s'agit d'un indicateur qui mesure la charge que l'entreprise supporte en décidant de provisionner certains crédits qui présentent déjà un risque de non remboursement, pour donner à l'IMF une idée de la charge réelle qu'elle pourrait supporter si ces crédits n'étaient plus recouvrés.

C'est le rapport entre:

Montant provisionné et Encours total des crédits brut

· Provision de crédit

Il s'agit d'une constatation comptable de non remboursement d'un crédit. On décide de provisionner un crédit quand il présente des risques de non remboursement, risques confirmés après avoir épuisé toutes les procédures de recouvrement prévues pour ce faire. Les normes pour provisionner un crédit dépendent d'une institution à une autre.

· Rééchelonnement de crédit

C'est une décision qu'on prend après avoir entendu et ré-analysé les activités d'un membre en difficulté pour évaluer sa nouvelle capacité de remboursement.

Il s'agit donc d'une écriture comptable qui consiste à augmenter l'échéance du solde restant dû d'un crédit qui est en délinquance pour aider le membre à rembourser progressivement ce nouveau crédit selon ses capacités actuelles.

· Abandon ou radiation de crédit

Cette écriture est celle qui suit la provision de crédit. Il s'agit d'une décision que l'on prend lorsqu'on constate qu'un crédit n'a aucune chance d'être remboursé, qu'il a donc perdu tout espoir de remboursement à cause des raisons bien vérifiées. C'est la dernière phase dans le processus de suivi du crédit par l'IMF, avant la réalisation de la garantie matérielle qui couvre ce crédit.

* 18 .Idem