INTRODUCTION
Après avoir présenté, dans la
première partie, les principes généraux de la conception
de la cartographie des risques, nous nous proposons dans cette deuxième
partie de l'appliquer à un cas concret, en l'occurrence au cycle
ventes/clients de « The One ».
Notre modèle d'analyse conçut après une
revue de littérature, avec les outils et méthodes qu'elle utilise
est adapté à nos objectifs spécifiques définis plus
haut. En effet, le choix de la méthode basée sur le
découpage de l'activité en tâches
élémentaires et la matrice d'analyse pour l'évaluation des
risques et des mesures de contrôle permettront respectivement une
identification plus détaillée et une hiérarchisation plus
objective des risques.
Cette deuxième partie sera consacrée à la
présentation générale de « The One », à
la description de ses processus de vente et sa pratique du contrôle
interne, sa cartographie des risques liés au cycle ventes/clients et les
différentes recommandations découlant de ces analyses et qui
permettront une gestion efficace des risques.
CHAPITRE 1 : Présentation de
« The One » et cartographie des processus de son cycle
ventes/clients
Ce Chapitre donnera d'abord un aperçu de « The One
» dans son historique et sa structure organisationnelle, puis prendra
connaissance de ses processus et enfin décrira son cycle
ventes/clients.
SECTION 1 : Présentation Générale
de « The One »
Cette section est consacrée à l'historique,
l'évolution, les différents objectifs et missions que « The
One » s'est fixé au préalable et l'organisation qu'il a mise
en place pour l'atteinte de ces objectifs.
1.1. Historique de « The One »
« The One » est une société anonyme au
capital de 1 milliards de francs guinéens détenue par cinq (5)
actionnaires ; elle est implantée en Guinée, dans le centre ville
de Conakry (Kaloum). Créée en 1990, cette entreprise est
dotée de branches spécialisées dans l'importation et la
vente d'appareils électroménagers. Elle dispose d'un effectif de
58 employés.
1.2. Organisation générale de « The
One »
Dans l'organisation générale de la
société « The One », nous décrirons
l'organisation administrative et l'organisation du système
d'information.
1.2.1. Organisation administrative
Cette société bénéficie d'une
autonomie dans son fonctionnement, ses objectifs et orientations s'inscrivent
impérativement dans le cadre du volet de la vente des appareils
électroménagers.
Les organes de gestion que l'on observe au sein de la
société « The One » sont définis comme suit.
1.2.1.1. La Direction Générale
Elle est chargée de la planification, de la coordination
et du contrôle des actions définies dans le plan d'orientation
général.
1.2.1.2. Le Secrétariat
Général
Le Secrétariat Général assure la gestion
de la communication au sein de l'entreprise, promeut et maintient les relations
d'échanges et de coopération notamment avec les activités
similaires de la société « The One » et gère les
approvisionnement non techniques.
1.2.1.3. La Direction Administrative et
Financière
Elle comprend :
> Le Département Financier qui a pour
prérogative, la gestion comptable des tiers et du patrimoine, la
comptabilité générale et analytique,
l'établissement des rapports financiers et de la gestion de la
trésorerie.
> Le Département Ressources Humaines qui a en charge le
recrutement, la motivation du personnel, la gestion de la compétence et
l'amélioration des conditions de travail.
> Le Service Contrôle de Gestion qui est
chargé de l'élaboration du budget et de son suivi, de la
maîtrise des dépenses qui naissent au niveau des différents
centres de coût de la société, et de l'établissement
du reporting13.
> Le Service Comptabilité qui traite toutes les
opérations liées aux biens courants de la société.
C'est le poumon même de la Direction Financière.
> Le Service Informatique, lui s'occupe des investissements
en matériel informatique et de leur entretien, de la sécurisation
du traitement des informations et de la formation du personnel dans
l'utilisation de l'outil informatique.
13 C'est un document qui ressort la réalisation et la
prévision des différentes directions ; les résultats
détaillés avec l'ensemble de ses justificatifs. Il est
établi chaque 3 mois
SECRETARIAT GENERAL
DG
SECRETARIAT
DRH
DF
SERVICE INFORMATIQUE
SERVICE COMPTABLE
SERVICE CONTROLE GESTION
SERVICE VENTE
SERVICE TRESORERIE
SERVICE PLUS
Source : Nous-mêmes
MAGASIN DE VENTE
DAF DC
SECRETARIAT
Figure N° 3: Organigramme de la
société « The One »
1.3.2. Organisation du système
d'information
L'entreprise « The One » ne dispose pas d'un
logiciel de gestion globale pouvant ressortir toutes les informations
financières et non financières. Cependant elle dispose d'un
logiciel qui traite de la comptabilité générale, de la
paie et des immobilisations ainsi qu'une application de gestion des stocks.
1.4. La Direction Commerciale de « The One
»
Elle est chargée de la mise en oeuvre de la politique
commerciale ainsi que des procédures et techniques commerciales,
notamment en matière de traitement des BC, de livraison, de la
facturation, de gestion des clients, de limitation de crédit
accordés, de l'approbation des pièces, de recouvrement des
créances, de l'assistance aux magasins dans leur règlement de
litiges contentieux avec la clientèle.
1.4.1. Le Service Vente
Il a pour mission de veiller au respect des procédures
de vente préétablies, de procéder à des
contrôles périodiques par rapport au budget des ventes,
d'accroître le chiffre d'affaire en améliorant les méthodes
de vente, de définir les conditions de rabais remises et ristournes, et
surtout s'assurer de la satisfaction des commandes client.
1.4.2. Le Service Trésorerie
Ce service est chargé de la collecte des paiements
effectués par les clients (en espèce ou par chèque), il
lui est aussi assigné le suivi des créances et règlements
clients par virement bancaire.
1.4.3. Le Service Plus
Il est chargé du choix des clients, d'effectuer des
missions ponctuelles d'investigation sur les besoins des clients et leur
degré de satisfaction vis-à-vis du produit offert, de
procéder à d'éventuelles études analytiques des
procédures de vente en vue de les rendre plus performant.
1.4.4. Les Magasins de vente
Ils sont chargés du stockage, de la mise en vente, et la
livraison des produits selon les délais stipulés dans les BC.
Cette structure qui a en charge la vente des produits en vue de
générer des profits à l'entreprise se présente
comme suit :
Figure N° 4: Organigramme de la
Direction Commerciale de « The One »
DIRECTION COMMERCIALE
|
|
|
|
Secrétariat
|
|
|
Service
Vente
Magasins de vente
Service
Trésorerie
Service
Plus
Source : Nous-mêmes
Les objectifs assignés à la Direction Commerciale
sont :
- Avoir un taux de pénétration important sur le
marché ;
- Mettre en place des plans de ventes ;
- Réaliser un taux d'exécution spécifique
par rapport aux prévisions ;
- Avoir une meilleure gestion des ventes conformément aux
procédures ;
- Veiller à un taux de couverture des créances dans
les délais limites compris entre 1 et trois mois ;
- Parvenir à une concordance entre les stocks de
marchandises physiques et théoriques ; - Veiller au respect des
commandes clients en quantité et dans les délais définis
;
- Réaliser un taux de recensement de satisfaction des
besoins du client ;
- Assurer une croissance du chiffre d'affaire de 5%.
SECTION 2 : Cartographie des processus
Cette section a pour but d'identifier et d'analyser tous les
processus du cycle vente pour en faire une cartographie des processus.
2.1. Identification et analyse des processus du cycle
vente
L'Analyse du cycle vente nous a permis d'identifier les processus
suivants :
2.1.1. Processus de management
Deux processus de management ont été
identifiés et analysés, suivant le tableau ci-dessous :
Tableau N° 5: Analyse du processus
de management
Processus
|
Données d'entrée
|
Objectifs
|
Données de sortie
|
Responsable
|
|
Evolution de l'environnement économique, vision de
l'entreprise, données
|
Exiger la mise en place d'une politique de vente, fixer les
objectifs à atteindre, allouer les moyens nécessaires,
définir les
|
Politique de vente, objectifs de la direction commerciale,
conditions d'acceptation d'un BC, d'octroi de crédit, critères
budgétaires à
|
|
Direction Générale
|
antérieures sur les ventes, données par rapport au
marché concurrentiel, BC, BL, PV de réception
|
critères d'élaboration des budgets de vente,
définir le niveau de réduction financière et commerciale,
définir les liste de prix.
|
adopter, niveaux de réduction
commerciale et financière définis, listes des prix
fixés.
|
Le Directeur Général
|
|
BL, situation de la trésorerie, budgets de
|
Etablir un plan de trésorerie, Elaborer, exécuter
et suivre le
|
BC visés, octroi de crédits visés, moyens
de recouvrement des
|
|
Direction
|
ventes, PV de réception, factures, BC.
|
budget des ventes, proposer des moyens de recouvrement des
|
créances, écarts prévisions-
réalisations, autorisations
|
|
Financière
|
|
créances, proposer des moyens de livraison et
satisfaction des clients.
|
budgétaires.
|
Le Directeur Financier
|
Source : Nous-mêmes
2.1.2. Processus de réalisation
C'est le processus en charge à la réalisation des
ventes
Tableau N° 6: Analyse du processus
de réalisation
Processus
|
Données d'entrée
|
Objectifs
|
Données de sortie
|
Responsable
|
|
BC, demande de vente à crédit, tableau de bord
de suivi des ventes, stocks de marchandises, objectifs à
|
Définir la politique de vente, choisir les clients,
faire une livraison dans les délais prévus, satisfaire les
clients, atteindre
|
Bordereaux de livraison, factures, octrois de crédit
attribués,
conditions de remises-rabais- ristournes.
|
|
Direction Commerciale
|
atteindre, chèques et
règlements en espèce.
|
les objectifs fixés (prévisions),
accroître le chiffre d'affaire, générer des profits,
améliorer les méthodes de vente. Définir les limites de
crédits autorisés.
|
|
Le Directeur Commercial
|
Source : Nous-mêmes
2.1.3. Processus de support
Tableau N° 7: Analyse du processus
de support
Processus
|
Données d'entrée
|
Objectifs
|
Données de sortie
|
Responsable
|
Comptabilité
|
Factures, BC, BL, crédits accordés,
règlements clients
|
Contrôler les factures, BC, BL, PV de Réception,
faire des
imputations correctes, comptabiliser les règlements et
suivre les comptes clients.
|
Factures, BC, BL, contrôle des
crédits, règlements comptabilisés,
états financiers des clients.
|
Chef Service Comptable
|
Service Informatique
|
|
Mettre en place un système de traitement
automatisé des opérations de vente (BC, états financiers,
règlements
clients,...), assurer le bon
fonctionnement du matériel informatique, mise en place
de logiciels comptables performants.
|
Logiciels comptables performants, moderniser le système
de
traitement automatisé des opérations de vente
|
Chef Service Informatique
|
Source : Nous-mêmes
2.2. Présentation de la cartographie des
processus
La cartographie des processus du cycle vente de « The One
» se présente comme suit :
Figure N° 5 : Cartographie des
processus du cycle ventes/clients de la société « The One
»
BC, demandes d'octroi d'avoirs
Politique - Objectifs - Organisation Réalisation -
Performance - Difficultés
DIRECTION
COMMERCIALE
BC - Règlement - Factures - BL - PVR Moyens - Ressources
adéquates
DIRECTION
FINANCIERE
SERVICE COMPTABILITE
DIRECTION
Ventes realisees au comptant ou a credit, objectifs atteints ou
non
SERVICE INFORMATIQUE
GENERALE
Source : Elaboré à partir
de
www.allquality.com
SECTION 3 : Description des
procédures du cycle ventes/clients
Nous présenterons dans cette section la description des
procédures de vente au comptant et à crédit.
3.1. Description des procédures de vente au
comptant
Cette sous-section consiste à la description des
procédures de vente au comptant définis par « The One
».
3.1.1. Traitement des commandes clients
Cette fonction consiste en la réception des BC, leur
traitement suivant le volume (quantité demandée/quantité
existant en stock) et le délai, leur approbation par les responsables
concernés.
3.1.2. Déstockage
Cette fonction porte sur la préparation de la livraison,
la sortie des marchandises des magasins, leur emballage et chargement.
3.1.3. Livraison
Fonction importante, stipulant le transfert de
propriété, consiste à la mise à disposition du
client les marchandises qu'il a commandé ; et nécessite une
approbation par laquelle ce dernier certifie la livraison de sa commande.
3.1.4. Facturation
Elle consiste à l'établissement et la transmission
des factures aux clients et aux différents services concernés.
3.1.5. Encaissement et suivi des
créances
Elle regroupe les opérations, d'enregistrement des
règlements effectués par les clients ; de détection rapide
de créances non échues et non réglées ; de mise en
place de moyens de recouvrement des créances anciennes et douteuses.
3.1.6. Comptabilisation
Cette fonction comprend le contrôle et la
comptabilisation des factures de ventes ; la comptabilisation des
règlements clients ; le suivi des comptes clients, des comptes ventes et
TVA sur ventes ; la constitution pour dépréciation des
créances.
3.2. Description de la procédure de vente à
crédit
- Réception de BC avec option d'octroi de créance
par le Service Ventes ;
- Demande de la situation financière du client (la nature
de son solde, les mouvements de compte) au Service Comptable pour s'assurer du
respect de la limite de crédit ;
- Demande de la situation financière du client (existence
ou non de créances échues non réglées, accumulation
d'arriérés) au Service Trésorerie pour s'assurer de sa
solvabilité ;
- Refus d'octroi de crédit lorsque les états
financiers du client vont à l'encontre des dispositions
énoncées ci-dessus ;
- Soumission du BC à la Direction Commerciale pour
certification après acceptation ; - Transmission du BC aux magasiniers
;
- Constatation de la créance par le Service Comptable ;
- Constatation et suivi du recouvrement de la créance.
CHAPITRE 2 : Evaluation du contrôle
interne et cartographie des risques liés au cycle ventes/clients de
« The One »
Ce chapitre traitera de l'appréciation des dispositifs
de contrôle interne mis en place par « The One »,
l'évaluation de ses risques et la présentation de sa cartographie
des risques liés au cycle ventes/clients.
SECTION 1 : Evaluation du contrôle
interne
Nous avons pour tâche dans cette section d'effectuer des
tests dans le but d'apprécier l'existence et la permanence du
contrôle interne mis en place.
1.1. Appréciation de l'existence du contrôle
interne
Cette appréciation a permis de relever les forces et
faiblesses du contrôle interne à partir des tests de
conformité.
1.1.1. Test de conformité
Nous avons procédé à des tests de
conformité afin de nous assurer de la fiabilité des informations
collectées. Les tests ont porté sur dix bons de commande
déjà classés à la comptabilité. Ces tests
ont consisté essentiellement à vérifier :
1' l'existence de bons de commande
1' l'élaboration des PV de réception de bon de
commande 1' certification des bons de commande
v' l'existence de bordereaux de livraison
v' le visa et la signature des bordereaux de livraison v' le
paiement des factures
v' l'imputation et la saisie des règlements clients.
v' L'existence de consultation pour octroi de crédit.
Les résultats du test apparaissent dans le tableau
ci-après :
Tableau N° 8: Résultats du test de
conformité
Pièces
|
Existenc e de BC
|
Existence de PV
de réception des commandes
|
Existence de bordereaux de livraison
|
Visa et signature des bordereaux de
livraison
|
Paiement des factures
|
L'imputation et la
saisie des règlements
|
Constatation de crédits
|
Bon de Commande N°0028 du 20/05/2008
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
NA
|
Bon de commande N°0517 du
08/11/2008
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
NA
|
Bon de commande N°0005 du
01/03/2008
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
NA
|
Bon de commande N°0209 du
08/04/2008
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
NA
|
Bon de commande N°0156 du
01/07/2008
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
NON
|
Bon de commande N°0731 du
09/09/2008
|
OUI
|
NON
|
OUI
|
NON
|
OUI
|
OUI
|
NA
|
Pièces
|
Existence de BC
|
Existence de PV
de réception des commandes
|
Existence de bordereaux de livraison
|
Visa et signature des bordereaux de
livraison
|
Paiement des factures
|
L'imputation et la
saisie des règlements
|
Constatation de crédits
|
Bon de commande N°0908 du
12/10/2008
|
OUI
|
OUI
|
NON
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
NA
|
Bon de commande N°1067 du
31/08/2008
|
OUI
|
NON
|
OUI
|
NON
|
OUI
|
OUI
|
NON
|
Bon de commande N°0205 du
17/03/2008
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
NA
|
Bon de commande N°0072 du
08/07/2008
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
NA
|
Bon de commande N°0367 du
19/11/2008
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
NA
|
Bon de commande N°0014 du
30/06/2008
|
OUI
|
OUI
|
NON
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
NA
|
Bon de commande N°0110 du
31/01/2008
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
NA
|
Bon de commande N°0089 du
11/06/2008
|
OUI
|
NON
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
NA
|
Bon de commande N°1075 du
24/06/2008
|
OUI
|
OUI
|
OUI
|
NON
|
OUI
|
OUI
|
NA
|
Source : Nous-mêmes
1.1.2. Identification des forces et
faiblesses
La grille de séparation des taches et le questionnaire
de contrôle interne nous ont permis de relever les forces et faiblesses
du dispositif de contrôle interne mis en place. Le tableau suivant en est
une illustration :
Tableau N° 9: Force et faiblesses du
contrôle interne
Procédures
|
Objectifs de contrôle interne
|
Évaluation
|
Force
|
Faiblesse
|
Politique de vente
|
S'assurer de l'existence d'une
politique de vente
|
Politique de vente définie par la Direction
Commerciale et
approuvée par la Direction Générale.
|
|
Traitement des
bons de commande
|
S'assurer que les commandes
clients font l'objet d'un traitement rapide, et sont
acceptés suivant les conditions préétablies
|
Existence d'un système de traitement automatisé
des BC efficace et fiable.
|
|
Déstockage
|
S'assurer que toute sortie de
marchandises est conforme aux bons de commandes clients
|
Existence de consultation entre magasiniers et commerciaux.
|
|
Livraison
|
S'assurer que les commandes
clients sont livrées conformément au BC
|
|
Non établissement
permanent des BL ;
non approbation des BL par les clients.
|
Facturation
|
S'assurer que les factures établies sont conformes aux
commandes en quantité et en valeur.
|
Existence d'un système de facturation automatisé
fiable.
|
|
Encaissement et
suivi des créances
|
S'assurer que les commandes
livrées sont réglées et que les
créances font l'objet d'un suivi strict.
|
Existence de moyens et procédures fiables au
recouvrement des créances, à leur suivi et
à l'encaissement des règlements clients.
|
|
Comptabilisation
|
S'assurer que les opérations de règlement
clients ou de créances clients sont régulièrement
constatées par la comptabilité.
|
Existence de logiciel
comptable fiable, et d'un
échange rapide
d'informations entre
comptables et
commerciaux.
|
|
Procédures
|
Objectifs de contrôle interne
|
Évaluation
|
Force
|
Faiblesse
|
Octroi de crédit
|
S'assure que tous les crédits sont octroyés
suivant les conditions et dispositions préétablies.
|
|
Absence de respect des dispositions d'octroi de
crédits.
|
Vérification budgétaire
|
S'assurer que le budget prévu pour ne soit pas
dépassé.
|
Existence d'un Service
Budgétaire efficace, et
d'agents commerciaux performants et efficients.
|
|
Source : Nous-mêmes
1.2. Appréciation de la permanence du
contrôle interne
Après avoir effectué les tests de
conformité, relever les forces et faiblesses du contrôle interne,
nous avons procédé aux tests de permanence et à
l'évaluation définitive du contrôle interne.
1.2.1. Tests de permanence
Ces tests ont permis de nous assurer de l'application permanente
des principes organisationnels préétablis. Nous avons
constaté :
> que certaines commandes font l'objet de livraison sans
établissement de bordereaux de livraison,
> que l'examen pour l'octroi de crédit vérifiant
la solvabilité, la limite de crédit, les arriérés
du client, n'est pas appliqué à toutes les commandes avec option
de crédit,
> que certaines commandes clients sont traitées sans en
accuser réception en établissant des PV de réception,
> l'existence un suivi budgétaire permanent et
vérifié par le chef service Contrôle de Gestion qui
relève tout écart budgétaire et le signale à la
Direction Générale pour appréciation,
> l'existence un système automatisé de
traitement des commandes,
> que tous les règlements clients sont certifiés
avant comptabilisation,
> la non signature des BL par les clients pour en accuser
livraison,
> l'existence des BC pour toutes les opérations de
vente, exception faite pour certaines via le téléphone,
> que toutes les factures sans option de crédit sont
réglées,
> qu'il n'existe aucune créance échue non
réglée. 1.3. Evaluation définitive du
contrôle interne
L'évaluation du contrôle interne nous a permis de
donner une appréciation définitive des dispositifs de
contrôle interne mis en place.
Seuls les points forts appliqués de façon
permanente restent des forces du contrôle interne ; tous les points dont
les tests de permanence ont révélés la non application
permanente constituent des faiblesses auxquelles s'ajoutent celles initialement
identifiées.
SECTION 2 : Cartographie des risques du
cycle ventes/clients
Dans cette section nous ferons une analyse des faiblesses et
des activités de tous les processus du cycle vente afin d'identifier les
risques ; de faire une évaluation des risques quand à la
probabilité de survenance et à la gravité ; de
définir le niveau des risques afin de les hiérarchiser.
2.1. Analyse des activités et identification des
risques
L'identification des risques s'est faite au moyens d'un
tableau relevant le processus, les objectifs spécifiques, les risques
identifiés, les causes du risque, les conséquences, la
qualité du contrôle interne de « The One » suivant le
tableau N° 10, le contrôle applicable, le type de contrôle, la
méthode de contrôle, et une évaluation des risques suivant
les tableaux N° 11 et N° 12.
Tableau N° 1O : Légende du
niveau de contrôle interne
Note
|
Qualité
du contrôle interne
|
Observations
|
5
|
Inexistant
|
Aucune procédure n'existe
|
4
|
Insuffisante
|
Il y a une procédure
Elle présente des lacunes
Elle n'est toujours pas appliquée
|
3
|
Passable
|
Il y a une procédure
Elle ne présente pas de lacunes Elle n'est pas toujours
appliquée
|
2
|
Acceptable
|
Il y a une procédure
Elle ne présente des lacunes Elle est
systématiquement appliquée
|
1
|
Approprié
|
Il y a une procédure
Elle ne présente pas de lacunes Elle est
systématiquement appliquée
|
Source : Inspiré de RENARD (2005 :
311) et de OBERT
Tableau N° 11 : Légende de la
probabilité de survenance des risques
Probabilité d'occurrence moyenne
|
10
|
Quasiment certain / Avéré
|
9
|
Extrêmement probable
|
8
|
Fortement probable
|
7
|
Très probable
|
6
|
Probable
|
5
|
Moyennement probable
|
4
|
Peu probable
|
3
|
Très peu probable
|
2
|
Extrêmement peu probable
|
1
|
Quasiment impossible
|
Source : Inspiré de la
démarche de France-Telecom
Tableau N° 12 : Légende de la
gravité des risques
Gravité moyenne des
conséquences
|
10
|
Crise majeure
|
9
|
Extrêmement grave
|
8
|
Fortement grave
|
7
|
Très grave
|
6
|
Grave
|
5
|
Moyennement grave
|
4
|
Peu grave
|
3
|
Très peu grave
|
2
|
Extrêmement peu grave
|
1
|
Inoffensif
|
Source : Inspiré de la
démarche de France-Telecom
2.1.1. Au niveau de la politique
générale
Tableau N° 13:
2.1.2. Au niveau des objectifs
Tableau N° 14: Analyse des
objectifs
Processus
|
Objectifs spécifiques
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Définition des objectifs
|
S'assurer
que les objectifs
visent à réaliser des
profits
|
1) Risque que le volume de vente prévu ne
soit pas réalisé
|
1) et 2) Non respect
des dispositifs préétablis, manque
de ressources nécessaires
|
1) et 2) Pertes financières
|
2
|
4
|
6
|
24
|
Détectif
|
Manuelle et informatique
|
2) Non atteinte du nombre de clients
et prospects visés
|
5
|
10
|
9
|
90
|
Source : Nous-mêmes
2.1.3. Au niveau des moyens
Tableau N° 15: Analyse des moyens
Processus
|
Objectifs spécifiques
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Dotation des moyens
|
S'assurer que les moyens sont suffisants
à la réalisation des objectifs
|
1) Risque que les moyens soient insuffisants
|
1) Mauvaise budgétisation des ventes
|
1) Faire un mauvais résultat ou allocation de nouvelles
ressources
|
1
|
1
|
10
|
10
|
Préventif
|
Manuelle et informatique
|
2) Risque de
retard dans l'allocation des ressources
|
2) Mauvaise organisation
|
2) Retard des activités
|
2
|
5
|
6
|
30
|
Préventif
|
Manuelle et informatique
|
Source : Nous-mêmes
2.1.4. Au niveau du système
d'information
Tableau N° 16: Analyse du
système d'information
Processus
|
Objectifs spécifiques
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Evaluation
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Organisation du système d'information
|
S'assurer que tout le cycle
vente soit automatisé
|
1) Risque de retard
dans la transmission de l'information
|
1) et
2) Système d'information défaillant
|
1) et 2) Ralentissement énorme
de l'activité
|
1
|
2
|
1
|
2
|
Préventif
|
manuelle et informatique
|
2) Retard dans l'élaboration des
états financiers
|
1
|
1
|
2
|
2
|
Préventif
|
manuelle et informatique
|
Source : Nous-mêmes
2.1.5. Au niveau de l'organisation
Tableau N° 17: Analyse de
l'organisation
Processus
|
Objectifs spécifiques
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Evaluation
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Organisation du cycle vente
|
S'assurer de la bonne séparation des taches
|
1) Risque de cumule des fonctions
|
1) Une organisation défaillante
|
1) Pertes financières, vols d'actifs
|
4
|
7
|
7
|
49
|
Détectif
|
Manuelle
|
Source : Nous-mêmes
2.1.6. Au niveau des procédures
Tableau N° 18: Analyse des
procédures
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité
du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Budgétisation des ventes
|
1)
Élaboration des budgets de ventes de manière
sommaire
|
1) Absence de critères préalable, de volume
escompté
|
1)
Insuffisance du budget établi, élaboration
du budget par rapport à des dépenses
autres que celles d'exploitation
|
1
|
1
|
2
|
2
|
1) S'assurer que les budgets sont établis sur la base de
critères
précis tels que les prévisions d'évolution
à court terme le demande
|
Préventif
|
Manuelle et informatique
|
2) Risque de dépassement du budget établi
|
2) Absence de suivi budgétaire
par le
Service Contrôle de Gestion
|
2)
Réalisations > Prévisions, contrainte
d'épuisement des réserves ou de
contraction des créances
|
2
|
2
|
5
|
10
|
2) Procéder à un suivi budgétaire
permanent à partir des tableaux de bord pour pouvoir corriger les
écarts
|
Détectif
|
Informatique
|
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Budgétisation des ventes
|
3) Risque que des dépenses non
prévues soient effectuées
|
3) Absence
de politique de
budgétisation des ventes
|
3) Appauvrissement des caisses par des dépenses non
prévues et estimées
|
3
|
7
|
6
|
42
|
3) La Direction Générale
doit exiger
un état des ventes selon la politique
de budgétisation des ventes
|
Préventif
|
Manuelle et informatique
|
Traitement des bons de commande
|
1) Perte de bons de commande
|
1) Non archivage
des BC suivant date de réception
|
1) Litige ou perte d'un client
|
1
|
1
|
1
|
1
|
1) Procéder à un archivage des BC suivant leur date
de réception
|
Préventif
|
Manuelle
|
Processus
Traitement des bons de commande
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
2) Accumulation des bons de commande
|
2)
Existence
de
méthodes et systèmes de traitement des BC non
performants
|
2) Retard de traitement des bons de commandes
|
2
|
2
|
5
|
10
|
2) Mettre
en place
des procédures de
traitement des
commandes courts et rapides
|
Préventif
|
Manuelle et informatique
|
3) Risque de traitement répété d'une
commande
|
3) Non annulation des BC satisfaits
|
3) Sortie d'une même commande plusieurs fois
|
2
|
4
|
5
|
0
|
3) Annuler les bons de commande dès
réception de
bordereau de livraison
|
Détectif
|
Manuelle
|
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Traitement des bons de commande
|
4) Risque de confusion
des commandes
|
4) Traitement des BC
non numérotés dans le désordre
|
4) Livraison des
commandes du client X au client Y
|
2
|
3
|
5
|
15
|
4) Procéder à une
numérotation spécifique
des BC selon date de réception et les traités comme
suit.
|
Préventif
|
Manuelle
|
5) Risque d'acceptation de BC de clients ayant
dépassés la limite de crédit
autorisée
|
5) Manque d'étude des BC,
inefficacité des
dispositifs mis en place
|
5) Risque de non
recouvrement des créances par des
clients insolvables
|
3
|
7
|
7
|
49
|
5) Mettre en place des systèmes de traitement
automatisés des octrois de crédit
|
Préventif
|
Informatique
|
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Traitement des bons de commande
|
6) Risque d'acceptation de
commandes non existant en stock
|
6) Manque
de coordination entre les services commerciaux et les
magasiniers
|
6) Non satisfaction des
commandes clients
|
1
|
2
|
3
|
6
|
6) Etablir des formulaires internes entre services commerciaux et
magasins faisant états des existant en stock
|
Préventif
|
Manuelle et informatique
|
7) Risque d'acceptation de BC de clients ayant accumulés
des arriérés importants
|
7) Non consultation des comptes clients au préalable
|
7) Accroissement du taux de non recouvrement des
créances
|
4
|
8
|
8
|
64
|
7) Mettre en place un système de traitement
des comptes clients
|
Préventif
|
Manuelle et informatique
|
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Traitement des bons de commande
|
8) Les commandes téléphoniques ne font pas l'objet
d'une confirmation par écrit
|
8) Non existence
de dispositifs vis-à-vis
des commandes clients
|
8) Non existence de pièces
justificatives de l'opération
|
5
|
10
|
6
|
60
|
8) Mettre en place des dispositifs de traitement
des commandes téléphoniques
|
Détectif
|
Manuelle
|
Déstockage
|
1) Risque que le nombre d'unité
existant en stock soit différent de celui
enregistré par le magasinier
|
1) Erreur ou manque d'éthique, cumul de fonction.
|
1)
|
1
|
2
|
5
|
10
|
1) Veiller à ce que
l'inventaire et le contrôle ne soient pas effectués
par la même personne
|
Préventif
|
Manuelle
|
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Déstockage
|
2) Risque
de dégradation des
produits stockés
|
2) Non existence de moyens efficace de conservation des
produits.
|
2) Pertes financière ou risque de litige si la
dégradation n'est pas constaté avant la livraison.
|
2
|
2
|
4
|
8
|
2) Créer d'abord des bonnes conditions de stockage,
vérifier régulièrement l'état des produits.
|
Préventif
|
Manuelle
|
Livraison
|
1) Risque que la livraison soit faite à la
mauvaise adresse
|
1) Manque
de coordination entre les livreurs et les commerciaux ou
erreurs
|
1) Perte de produits, création de charges inutiles
|
4
|
3
|
6
|
18
|
1) Veiller à un bon établissement des
documents de livraison
|
Détectif
|
Manuelle
|
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Livraison
|
2) Risque que la livraison soit non conforme à la
commande
|
2) Mauvaise gestion des BC
|
2) Perte de sa clientèle, risque de dégradation du
renom de la société
|
2
|
1
|
5
|
5
|
2) Mettre en place des contrôles rigoureux et redynamiser
son système organisationnel
|
Détectif
|
Manuelle
|
3) Risque que la livraison s'effectue en retard
|
3) Non existence de
planning de
livraison
|
3) Retard dans les livraisons, risque de
perte de sa clientèle
|
1
|
2
|
5
|
10
|
3) Établir des bordereaux de livraison pré
imprimés et pré numérotés en séquence
suivant
lesquels on procèderait à la livraison
|
Préventif
|
Manuelle et informatique
|
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Livraison
|
4) Risque
que les produits
livrés soient défectueux
|
4) Manque de contrôle des produits au
chargement
|
4) Risque de litige avec le client, perte de sa
clientèle, mauvaise image de l'entreprise
|
3
|
2
|
3
|
6
|
4) Contrôler les produits avant déstockage
|
Préventif
|
Manuelle
|
5) Risque que la livraison ne soit pas constatée par les
services commerciaux et
comptables
|
5) Manque
de coordination entre les commerciaux et les
comptables
|
5) Erreurs, complication dans les états financiers et
comptes tiers
|
2
|
1
|
5
|
5
|
5) Transmettre rapidement un exemplaire des BL -aux
services commerciaux pour
apurement des BC - aux services comptables
pour un suivides livraisons
non appuyés par des factures
|
Détectif
|
Manuelle
|
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Livraison
|
6) Risque que le BL ne soit pas visé par le client
après vérification
|
6) Non respect des dispositifs de livraison
préétablis
|
6) Manque de justificatifs
de livraison commande en cas de litige contentieux avec un
client
|
1
|
1
|
4
|
4
|
6) Exiger l'approbation du client
|
Préventif
|
Manuelle
|
Facturation
|
1) Retard dans l'établissement des factures
|
1) Mauvais système de traitement automatisé des
factures et un long circuit
d'approbation des factures
|
1) Non recouvrement des créances à temps,
retard dans les mises à jours
comptables
|
2
|
2
|
6
|
12
|
1) Mettre en place un système de traitement
automatisé
des factures et raccourcir le circuit d'approbation sans en
réduire le degré de contrôle
|
Préventif
|
Manuelle et informatique
|
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Facturation
|
2) Établissement de factures non
conformes aux
procédures
|
2) et 3) Manque de contrôle,
manque d'éthique
chez le personnel
|
2) et 3) Refus de paiement de la facture par le
client, litige, mauvaise image de la société
|
1
|
1
|
3
|
3
|
2) Veiller à l'élaboration des
factures après vérification des documents nécessaires
|
Préventif
|
Manuelle
|
3) Risque de surfacturation
|
2
|
1
|
6
|
6
|
Préventif
|
Manuelle
|
4) Risque de sous
facturation
|
4) Manque de contrôle, incompétence du personnel
|
4) Grosses pertes par rapport au chiffre
d'affaires
|
1
|
2
|
3
|
6
|
4) Mettre en place des contrôles et procéder
à des
évaluations du
personnel
|
Préventif
|
Manuelle
|
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Facturation
|
5) Risque que la livraison ne soit pas constatée par les
services commerciaux et
comptables
|
5) Manque
de coordination entre les commerciaux et les
comptables
|
5) Erreurs, complication dans les états financiers et
comptes tiers
|
2
|
1
|
5
|
5
|
5) Transmettre rapidement un exemplaire des BL -aux
services commerciaux pour apurement des BC - aux services
comptables pour un suivi des livraisons non appuyés par des factures
|
Détectif
|
Manuelle
|
6) Risque
que le BL ne soit pas visé par le client
après
vérification
|
6) Non respect des dispositifs de livraison
préétablis
|
6) Manque de justificatifs
de livraison commande en cas de litige contentieux avec un
client
|
1
|
1
|
4
|
4
|
6) Exiger l'approbation du client
|
Préventif
|
Manuelle
|
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Facturation
|
7) Établissement
et enregistrement de factures fictives
|
7) Manque d'éthique et de contrôle dans les dits
services
|
7) Détournement de créances
de la société
|
1
|
2
|
3
|
6
|
7) Mettre en place des dispositifs de détection de fraudes
et inculquer la notion d'éthique
au personnel
|
Préventif
|
Manuelle et informatique
|
8) Une même personne
établie les factures
|
8)
Cumul
de fonction
|
8) Détournement d'actifs
|
5
|
10
|
10
|
100
|
8) Définir au préalable les
tâches de chacun et veiller à l'accomplissement de
celles-ci
|
Préventif
|
Manuelle
|
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Encaissement et suivi des créances
|
1) Risque que le client ne règle jamais la
créance
|
1) et 2) Absence de politique
de recouvrement systématique et rigoureuse des
créances
|
1) et 2)
Grosses pertes non recouvrées
|
1
|
2
|
3
|
6
|
1) et 2) Avoir une politique de recouvrement des
créances
|
Préventif
|
Manuelle
|
2) Risque que
l'échéance de la
créance
soit dépassée
|
3
|
3
|
2
|
6
|
Préventif
|
Manuelle
|
3) Risque que les chèques
de règlement soient égarés
|
3) Mauvais système organisationnel du Service
Trésorerie ou manque d'éthique du
dit personnel
|
3) Accumulation de créances non
recouvrées, risque que le résultat soit
négatif
|
2
|
1
|
4
|
4
|
3) Veiller au système organisationnel et à la
moralité du personnel
|
Détectif
|
Manuelle
|
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Encaissement et suivi des créances
|
4) Risque de détournement d'encaissements
|
4) Manque de contrôle rigoureux
|
4) Manques à gagner pour la société, risque
de mauvais résultat
|
2
|
2
|
3
|
6
|
4) Mettre
en place
des dispositifs de contrôle interne rigoureux et fiables
|
Préventif
|
Manuelle
|
5) Omission de l'enregistrement des règlements
|
5) et 6) Incompétence du personnel et manque
de contrôle
|
5) et 6) Erreurs
et complications dans l'élaboration des
états financiers
|
2
|
2
|
2
|
4
|
5) et 6) Procéder
à des contrôles journaliers et s'assurer de
la compétence du personnel
|
Préventif
|
Manuelle et informatique
|
6) Double enregistrement des règlements
|
1
|
1
|
6
|
6
|
Préventif
|
Manuelle et informatique
|
Processus
|
Risque
|
Causes
|
Conséquence
|
Qualité du contrôle interne
|
Évaluation
|
Contrôle applicable
|
Type de contrôle
|
Méthode de contrôle
|
Probabilité
|
Gravité
|
Criticité
|
Comptabilité
|
1) Enregistrement d'une
opération dans le mauvais compte client
|
1) et 2) Manque
de contrôle, incompétence du personnel
|
1) et
2) Existence d'états financiers clients non conforme
à la situation réelle de chacun
|
2
|
2
|
4
|
8
|
1) et 2) Mettre en places des dispositifs de
contrôle strictes et s'assurer
de la compétence du personnel
|
Préventif
|
Manuelle et informatique
|
2) Risque d'erreur dans le report des montants
|
1
|
2
|
6
|
12
|
Préventif
|
Manuelle et informatique
|
Source : Nous-mêmes
|