V.6. Acquisition-Transport
Les commandes sont faites à l'aide de supports standard.
Elles sont visées
par le responsable de la gestion des MEG et le
président de COGEC/COGEA et transmis au médecin chef pour
approbation. Les commandes sont centralisées au niveau de la commune
par la comptable qui est chargée de l'achat et de la
distribution des MEG. Elles sont ensuite acheminées à la
CAME pour la détermination de la valeur de la commande de
chaque centre. Une fois le montant connu, la somme est versée
à la comptable de la commune pour l'achat effectif. Ce circuit est suivi
par tous les centres à l'exception du centre de santé
de Agbanto qui fait ses achats directement à la
CAME ou auprès d'autres fournisseurs.
Les mesures prises pour s'assurer de la qualité et de la
quantité des MEG sont la vérification de la date de
péremption, le comptage et le contrôle visuel.
Cependant, les centres (10/10) estiment que leurs besoins ne
sont pas toujours satisfaits. Le délai de livraison selon les
centres varie de 4 à 30 jours et la moyenne est de 11 jours.
L'acquisition et le transport ont été jugés
satisfaisants dans 02 des centres
et passables dans 08 comme l'indique la figure 6 ci-dessous :
Satisfaisant
20%
Passable
80%
Figure 6: Distribution des centres de santé de
Kpomassè selon l'appréciation de l'acquisition-transport
(n=10)
Pour l'ensemble de la commune, l'acquisition-transport est
passable (score égal
à 7).
V.7. Distribution
La comptable effectue les achats et les achemine le même
jour dans les centres de santé. La distribution se fait selon un circuit
qui est établi en fonction des centres qui ont passé des
commandes. A la livraison, les produits sont vérifiés du
point de vue aussi quantitatif que qualitatif à l'aide de la facture et
du bordereau de livraison. Le délai d'achat des MEG selon la comptable
varie entre
1 à 2 semaines. Le moyen de transport utilisé est
le véhicule 4X4 de la commune dont l'état de marche est
satisfaisant (année de mise en circulation 2003).
Cependant, il constitue l'unique véhicule de la commune et
la responsable de la distribution a estimé que deux véhicules
faciliteraient la tâche. Il existe un plan
de maintenance du véhicule au niveau de la zone
sanitaire.
Il n'existe pas de local de magasin pour stocker les MEG à
la commune au cas
où leur livraison le même jour que l'achat serait
impossible.
La distribution des MEG a été jugée
insatisfaisante dans la commune de
Kpomassè (score égal à 6).
V.8. Stockage
Au niveau de chaque centre de santé il existe deux stocks.
Un stock dit
« gros stock » qui est géré par le
responsable de la gestion des MEG et un stock
dit « stock détail » qui est
géré par les commis à la vente. Après la livraison
des MEG par la comptable de la commune, le président du COGEC/COGEA et
le responsable de la gestion des MEG font l'entrée en « gros stock
» dont chacun détient une des deux clés nécessaires
pour avoir accès au stock. Seul au centre santé de Agbanto les
clés sont détenues par une personne. Dans 05 centres cette
opération était sanctionnée par l'établissement
d'un procès verbal dont la rédaction est satisfaisante dans
02 centres et passables dans 03.
Dans le « gros stock » les produits sont
disposés sur des étagères dans 02
centres ; sur des étagères et à même
le sol dans 08 centres.
Un seul type de rayonnage (classement), selon l'ordre
alphabétique, a été observé. Il est
appliqué dans 05 centres ; dans les autres (05) le classement des
produits n'a pas un ordre défini. Des inventaires périodiques
sont faits dans 05
« gros stock » ; le rythme est soit mensuel (01),
soit trimestriel (03), ou annuel (01). Les autres (05) ont
réalisé des inventaires mais la périodicité
n'est pas déterminée.
La principale mesure prise pour le suivi de la qualité des
MEG est la vérification
de la date de péremption (10/10). Trois (03)
responsables de la gestion ont affirmé effectuer en plus le
contrôle visuel.
Le nettoyage du local et des étagères est
réalisé selon une périodicité qui va du journalier
au mensuel comme le montre le tableau VI.
Tableau VI: Aspects généraux du
stockage des « gros stock » des centres de santé de
Kpomassè
Centre de Santé Rayonnage
Périodicité
Suivi de la
Nettoyage
Nettoyage
|
|
inventaire
|
qualité
|
du local
|
Etagères
|
|
Aganmalomè
|
Alphabétique
|
Inconnu
|
Péremption
|
2 semaines
|
2 semaines
|
|
|
|
et Contrôle
|
|
|
|
|
|
visuel
|
|
|
|
Agbanto
|
Sans ordre
|
Annuel
|
Péremption
|
Journalier
|
2 semaines
|
|
|
|
et Contrôle
|
|
|
|
|
|
visuel
|
|
|
|
Agonkanmè
|
Sans ordre
|
Inconnu
|
Péremption
|
Mensuel
|
Mensuel
|
|
Dékanmè
|
Sans ordre
|
Trimestriel
|
Péremption
|
2 semaines
|
2 semaines
|
|
|
|
et Contrôle
|
|
|
|
|
|
visuel
|
|
|
|
Kougbédji
|
Alphabétique
|
Trimestriel
|
Péremption
|
2 semaines
|
2 semaines
|
|
Kpago-Houèdjro
|
Sans ordre
|
Mensuel
|
Péremption
|
Mensuel
|
Mensuel
|
|
Kpomassè
|
Alphabétique
|
Trimestriel
|
Péremption
|
Mensuel
|
Mensuel
|
|
Sègbèya
|
Sans ordre
|
Inconnu
|
Péremption
|
Mensuel
|
Mensuel
|
|
Sègohoué
|
Alphabétique
|
Trimestriel
|
Péremption
|
2 semaines
|
2 semaines
|
Tokpa-Domè Alphabétique Inconnu
Péremption Inconnu Inconnu
L'observation des « gros stock » a donné les
résultats suivants :
- dans les 10 CS la sécurité est assurée
;
- dans 09 CS les périmés sont séparés
des bons produits ;
- dans 08 CS les produits sont à l'abri de la
lumière directe du soleil ;
- dans 06 CS les produits sont protégés de l'eau et
de l'humidité ;
- dans 06 CS les locaux sont propres ;
- dans 05 CS l'espace est suffisant ;
- dans 04 CS les produits sont à l'abri de la chaleur ;
- dans 03 CS les fiches de position sont affichées
- dans 03 CS le matériel de lutte contre incendie existe
;
- dans 03 CS la chaîne de froid pour les produits
thermosensibles existe ;
Selon notre score d'appréciation, les conditions de
stockage des « gros stock »
sont insatisfaisantes dans l'ensemble des 10 centres de
santé (score égal à 34).
Au niveau des « stock détail » les commis,
au nombre de un ou deux, gèrent chacun un stock
individualisé à l'exception du centre de santé de
Agbanto
où le stock est unique. Pour le ravitaillement,
les commis expriment leurs besoins auprès du responsable de la
gestion des MEG par le biais du cahier de ravitaillement. Une fois servis,
les produits sont ensuite reconditionnés et conservés dans
des armoires, des caissons ou sur des étagères. Le
rayonnage selon la classe thérapeutique c'est-à-dire selon
l'indication a été observé dans un (01) centre.
Le tableau ci-dessous présente quelques aspects du
stockage au niveau des
« stock détail ».
Tableau VII: Aspects généraux du
stockage des "stock détail"des centres de santé de
Kpomassè
|
Centre de Santé
|
Rayonnage
|
Périodicité
|
Suivi de la
|
Nettoyage
|
Nettoyage
|
|
|
inventaire
|
qualité
|
du local
|
Etagères
|
|
Aganmalomè
|
Alphabétique
|
Mensuel
|
Péremption
|
1 semaine
|
1 semaine
|
|
|
|
et Contrôle
|
|
|
|
|
|
visuel
|
|
|
|
Agbanto
|
Classe
|
Mensuel
|
Péremption
|
Journalier
|
Journalier
|
|
thérapeutique
|
|
et Contrôle
|
|
|
|
|
|
visuel
|
|
|
|
Agonkanmè
|
Alphabétique
|
Mensuel
|
Péremption
|
Mensuel
|
Mensuel
|
|
|
|
et Contrôle
|
|
|
|
|
|
visuel
|
|
|
|
Dékanmè
|
Sans ordre
|
Mensuel
|
Péremption
|
1 semaine
|
1 semaine
|
|
|
|
et Contrôle
|
|
|
|
|
|
visuel
|
|
|
|
Kougbédji
|
Alphabétique
|
Trimestriel
|
Aucun
|
Journalier
|
Journalier
|
|
Kpago-Houèdjro
|
Alphabétique
|
Inconnu
|
Péremption
|
Mensuel
|
Mensuel
|
|
|
|
et Contrôle
|
|
|
|
|
|
visuel
|
|
|
|
Kpomassè
|
Sans ordre
|
Bimensuel
|
Péremption
|
Journalier
|
Journalier
|
|
|
|
et Contrôle
|
|
|
|
|
|
visuel
|
|
|
|
Sègbèya
|
Sans ordre
|
Inconnu
|
Péremption
|
Journalier
|
Journalier
|
|
Sègohoué
|
Sans ordre
|
Mensuel
|
Péremption
|
1 semaine
|
1 semaine
|
Tokpa-Domè Alphabétique
Inconnu Péremption Mensuel Mensuel
L'observation des « stock détail » des
centres de santé a donné les résultats suivants :
- dans les 10 CS la sécurité est assurée
;
- dans les 10 CS les périmés sont
séparés des bons produits ;
- dans 07 CS les locaux sont propres ;
- dans 06 CS les produits sont protégés de l'eau et
de l'humidité ;
- dans 05 CS l'espace est suffisant ;
- dans 05 CS les produits sont à l'abri de la
lumière directe du soleil ;
- dans 03 CS les fiches de position sont affichées
- dans 03 CS le matériel de lutte contre incendie existe
;
- dans 02 CS les produits sont à l'abri de la chaleur ;
- dans 03 CS la chaîne de froid pour les produits
thermosensibles existe ;
Selon notre score d'appréciation, les conditions de
stockage des « stock détail »
sont satisfaisantes dans un (01) CS et insatisfaisantes dans 09
comme le montre
la figure 7. Elles sont insatisfaisantes pour l'ensemble (score
égal à 38).
Satisfaisant
10%
Insatisfaisant
90%
Figure 7: Distribution des « stock détail
» des centres de santé de Kpomassè selon
l'appréciation du stockage des MEG (n=10)
Pour l'appréciation du stockage dans l'ensemble
de la commune, nous avons calculé la moyenne et utilisé
notre score d'appréciation. Le stockage dans la commune obtient
36 points ; ce qui nous permet de dire que le stockage est
insatisfaisant dans la commune de Kpomassè.
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