Le plan de communication doit mettre en avant les
activités de communication interne et externe qui doivent être
organisées à des moments clés. Le degré de
précision du plan doit être proportionné à la
nature, à l'importance et au coût des activités de
communication envisagées. La communication doit mettre en avant les
attentes des cibles ainsi que les réalisations et l'impact de l'action
prévue.
3.2.2.2.1. Contexte et Objectifs
Quatre types de missions sont dévolus au MICPME:
promouvoir, défendre, moderniser et réglementer. Le premier de
ces types de mission consiste en un accompagnement des entreprises existantes,
un appui au secteur privé, une incitation et un encouragement aux
activités de transformation ainsi qu'à toutes actions
entrepreneuriales dans les domaines du commerce et de l'industrie, un
positionnement efficient du Bénin dans l'environnement régional
et international du commerce. D'où le besoin d'une communication
permanente à la fois vis-à-vis des acteurs, mais aussi à
l'endroit des consommateurs du Bénin et de l'extérieur. Le champ
d'application de la future stratégie est non seulement de faire
connaître les actions du ministère et de ses structures, mais
pareillement d'inscrire la mission de promotion au coeur desdites actions, par
la réalisation d'une politique d'information adaptée aux attentes
des cibles.
L'objectif général de la présente
recherche est de formuler des suggestions pour un plan de communication
institutionnelle adapté aux attentes des cibles du MICPME.
Plus spécifiquement il s'agit de:
- Enumérer les différentes étapes que
doit franchir le MICPME pour améliorer sa communication institutionnelle
;
- Identifier les outils qui permettent au MICPME
d'améliorer sa communication institutionnelle ;
- Proposer un plan de communication institutionnelle que peut
suivre le MICPME pour améliorer la visibilité de ses actions
ANALYSE DE LA POLITIQUE DE COMMUNICATION INSTITUTIONNELLE DU
MICPME
60
RESULTATS DE L'ETUDE
3.2.2.2.2. Public(s) cible (s)
Pour communiquer efficacement, il convient d'identifier
clairement les publics cibles dans les plans de communication. Ces publics
peuvent inclure les formateurs d'opinion et les personnalités
influentes, ainsi que les personnes qui, bien que n'étant pas issues des
milieux gouvernementaux ou du monde des médias, sont parties prenantes
à l'action ou sont concernées par celle-ci.
Nous retenons comme publics pour une action de communication
efficace :
· La population dans son ensemble
· Les acteurs publics et privés du secteur de
l'industrie et du commerce
· Les Partenaires techniques et financiers
· Les investisseurs nationaux et étrangers
3.2.2.2.3. Moyens de communication
Les outils en présence : publicité, promotion,
relations publiques, marketing. De tous ces outils, la relation publique sera
privilégiée. La relation publique est en effet, l'outil le mieux
adapté pour ce type de structure. Nous privilégions beaucoup plus
le hors média pour permettre au MICPME de rendre ses actions plus
visibles. Les déclinaisons seront : les plaquettes, les
communiqués de presse, le site Internet, l'accueil.
Supports médias
· La télévision
Assurer les couvertures médiatiques et occuper les
espaces à travers des émissions et diverses productions
valorisantes (documentaires et petits reportages).
· La radio Idem que la TV
· Productions audiovisuelles
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MICPME
61
RESULTATS DE L'ETUDE
Il peut être intéressant de produire du
matériel audiovisuel, mais vu les coûts que cela implique, un tel
matériel ne sera préparé que lorsqu'il a
véritablement une chance d'être diffusé par les
médias. De petits vidéos clips pourront toutefois être
produits très facilement à titre de matériel publicitaire.
Comme avec tout autre matériel, les productions audiovisuelles doivent
faire état du soutien du MICPME, en faisant apparaître le logo
dans la séquence d'ouverture et/ou le générique de fin.
? Sites internet
Les sites Internet sont de plus en plus un
élément de base indispensable à la communication. Il n'est
toutefois pas toujours nécessaire de créer un site pour chaque
action étant donné que les informations peuvent être
rendues accessibles via le site Internet du MICPME ou celui des structures ou
directions sous tutelle.
Si l'action est appelée à durer et à
générer un matériel important susceptible d'être
diffusé via un site Internet (photographies de l'évolution de
l'action, brèves interviews, matériel pour la presse, etc.), le
plan de communication peut stipuler qu'un site Internet dédié
sera mis en place. Ce site sera conçu en étroite
coopération avec les responsables des directions qui en assureront la
cohérence et créeront les liens vers les sites utiles du
ministère.
Au terme de l'action, le contenu du site Internet sera
copié sur CD-ROM et remis à la Cellule de Communication en vue
d'une éventuelle utilisation future dans ses activités
générales de communication et à des fins d'archivage.
Supports hors-médias
? Communiqués de presse
Les communiqués de presse sont des
éléments clés pour les activités d'information
autour d'une action. Le communiqué de presse doit être
publié au début de toute action. Il doit contenir : un
en-tête, un premier paragraphe percutant qui résume les faits
essentiels, le développement, des citations, quelques informations de
base et l'indication de personnes de contacts pour de plus amples informations.
Après le mot «fin», le communiqué de presse doit donner
le nom d'au moins une personne à laquelle le journaliste peut s'adresser
pour obtenir de plus amples informations. Chaque fois que possible, il y a lieu
d'indiquer un numéro de téléphone de contact.
ANALYSE DE LA POLITIQUE DE COMMUNICATION INSTITUTIONNELLE DU
MICPME
62
RESULTATS DE L'ETUDE
? Conférences de presse
Les conférences de presse tenues dans le cadre du plan
de communication doivent toujours être organisées en
coopération avec les directions et structures sous tutelle. Les
invitations doivent porter le logo du MICPME.
? visites de presse
Les visites de groupe de journalistes sur des sites de projet
permettent également d'accroître la visibilité. Il y aura
lieu de les organiser à un moment approprié, en mettant alors
l'accent sur des résultats tangibles.
? Dépliants, brochures et lettres d'information
Les publications, comme les dépliants, les brochures
et les lettres d'information peuvent être utiles pour communiquer les
résultats d'une action à des publics spécifiques.
- Les dépliants peuvent fournir des informations de
base et l'adresse (comme l'adresse électronique ou un site Internet)
où trouver un complément d'information.
- Les brochures peuvent être plus
détaillées, et mettre en exergue le contexte. Elles pourront par
exemple inclure des interviews de parties prenantes, de
bénéficiaires, etc.
- Les lettres d'information se caractérisent par le
fait qu'elles sont diffusées à intervalles réguliers.
Elles peuvent être publiées pour informer les publics cibles de
l'évolution d'une action. Cela peut s'avérer utile, par exemple
pour des projets d'infrastructures, des programmes de formation, etc. pour
lesquels l'impact d'une action peut être évalué au fil des
mois.
Les publications doivent toujours être adaptées
au public cible, et se concentrer sur les résultats escomptés de
l'action, et non sur des détails financiers et administratifs. Les
textes seront courts et simples. Ils seront dans la mesure du possible
illustrés de photos permettant de mieux situer l'action dans son
contexte. Ces photos montreront si possible, des participants à
l'action, plutôt que les responsables de la gestion.
D'une manière générale, le
matériel produit sur format papier doit également être
publié sous forme électronique, afin de pouvoir être
envoyé par courrier électronique et posté sur un site
Internet. En ce qui concerne le matériel imprimé, la
capacité de distribution (listes
ANALYSE DE LA POLITIQUE DE COMMUNICATION INSTITUTIONNELLE DU
MICPME
63
RESULTATS DE L'ETUDE
d'envoi) devra être prise en compte. Les
dépliants et brochures porteront toujours les éléments de
base de l'identité visuelle, c'est-à-dire l'emblème du
MICPME.
? Panneaux d'affichage
Les projets d'infrastructure financés par le MICPME
peuvent être identifiés comme tels au moyen de panneaux
d'affichage explicatifs. Les panneaux d'affichage doivent être clairement
visibles de façon à ce que les passants puissent les lire et
comprendre la nature du projet.
? Plaques commémoratives
Les plaques commémoratives permanentes sont un moyen
efficace de rendre compte de la participation du MICPME à la
construction ou à la planification de structures permanentes telles que
des logements, des hôpitaux, des usines, des institutions, des centres de
formation, des routes, des ponts, etc.
? Bannières
Des bannières en plastique ou en textile doivent
être produites si le plan de communication de l'action le
spécifie. Ces bannières servent de décor pour certains
événements particuliers tels que des inaugurations et
conférences.
? Véhicules, matériel et équipements
Tous les véhicules utilisés dans le cadre d'une
activité financée par le MICPME doivent être clairement
identifiés et porter visiblement le logo du ministère.
? Articles promotionnels
Des articles promotionnels doivent être
distribués lorsque le plan de communication d'une action le
spécifie. Tous les types d'articles promotionnels (comme les T-shirts,
casquettes et stylos à bille) peuvent être produits par les
partenaires d'exécution comme moyen de support pour leurs
activités d'information et de communication dans le cadre de leur
action. Les articles promotionnels sont clairement identifiés par le
logo du MICPME, et porteront si possible l'abrégé « MICPME
» ainsi que des messages clés ou des phrases clés. Lorsqu'il
n'est pas possible d'inclure des messages clés dans leur
totalité, comme c'est le cas sur certains articles promotionnels (stylos
à bille et bannières, par exemple), il faut au moins
qu'apparaisse le logo.
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MICPME
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RESULTATS DE L'ETUDE
? Photographies
Lorsque les circonstances s'y prêtent, des photos
seront prises pour illustrer l'avancement des activités et les
événements liés à ceux-ci (lancement, visites,
etc.). Ces photos seront utilisées dans le matériel de
communication.
Le plan de communication doit contenir si possible des
dispositions relatives au recours, sur une base régulière,
à un photographe professionnel en vue d'illustrer l'évolution
d'une action. Les photos choisies doivent être celles qui illustreront le
mieux les résultats et l'impact de l'action. Elles seront aussi en
accord avec une éventuelle information écrite relative à
l'action. En règle générale, la photographie
numérique sera utilisée de façon à faciliter la
reproduction sur des sites Internet et d'autres matériels
d'information.
? Événements publics et visites
L'organisation d'un événement public (ou la
participation à un événement organisé
indépendamment de l'action, par exemple par la délégation
du MICPME) peut offrir une excellente occasion de susciter un
intérêt pour les réalisations particulières d'un
projet. Ces événements sont notamment les conférences,
ateliers, séminaires, salons et expositions. Les personnes qui
participent à des cours de formation, conférences,
séminaires, foires, expositions et ateliers financés par le
MICPME doivent être informées que cette dernière finance
l'événement. Le logo du ministère doit figurer sur tout
matériel écrit.
? Campagnes d'information
Les actions de grande envergure peuvent assumer
l'organisation d'une campagne d'information pendant la durée de vie du
projet. De telles campagnes peuvent rehausser la visibilité du projet et
de l'UE en encourageant les discussions des thèmes autour desquels le
projet s'articule, comme la santé publique, la sécurité
routière, l'environnement, etc. Une telle campagne exige des ressources
appropriées en termes de gestion et sera toujours coordonnée par
la Cellule de Communication.
