Démarche qualité et performance des cabinets d'expertise comptable: cas d'Afrigroup consulting

4-2-2 La conservation des documents

a- Objectif

Le professionnel libéral comptable doit matérialiser les diligences qu'il a effectuées. L'activité du cabinet étant basée sur la délégation des travaux, il est nécessaire de disposer d'une trace écrite des tâches effectuées, non seulement dans le but d'un contrôle ou d'une preuve éventuelle, mais également dans le but de la poursuite des travaux.

b- Politique et procédures

v Politique

Le cabinet doit conserver les dossiers le plus longtemps possible. Toute destruction d'un dossier ou d'un document important doit être soumise à l'autorisation préalable de la direction. Les dossiers permanents, fiscaux et ceux comportant des risques importants pour le client et/ou le cabinet, doivent conservés indéfiniment.

v Les procédures

Il est donc important que le cabinet Afrigroup applique les recommandations suivantes :

- Instituer et uniformiser les dossiers permanents^15(*) et les dossiers annuels^16(*) ;disposer d'une aire d'entreposage des archives dont la durée est supérieure à trois ans ;

- Etablir des autorisations d'accès aux dossiers des clients ;

- La destruction des dossiers doit être approuvée par la direction du cabinet. Un registre permanent doit indiquer quels documents ont été détruits ;

- Les supports informatiques utilisés doivent être conservés sous clé ;

- Les documents qui sont jetés au cours des activités quotidiennes du cabinet et qui pourraient révéler des informations confidentielles doivent être déchiqueter ;

- Les documents de travail ne doivent pas être laissés dans des aires ouvertes du bureau ou dans les locaux du client.

* ¹⁵ Regroupe l'ensemble des documents dont l'utilité se prolonge sur plusieurs exercices. Il s'agit des informations d'ordres juridique, fiscal, social et financier sur l'entreprise cliente.

* ¹⁶ Contient les feuilles de travail et les rapports relatifs à l'exécution d'une mission. L'expression « feuilles de travail » comprend les notes, analyses, transcription et autres documents.