Les outils de description sont :
? La narration ;
? Diagramme de circulation (Flow Chart) ;
? L'organigramme fonctionnel ;
? La grille d'analyse des tâches ;
? L'observation physique.
2.5.1.1. La narration
La technique de narration se résume dans la
synthétise de toutes les informations recueillies sur la
procédure étudiée dans un écrit afin de
représenter la procédure en vigueur (Souei, sd, p. 5).
En audit interne se trouve de types de narration : la
narration par l'audité, et la narration par l'auditeur. (Renard,2009, p.
354 )
? La narration par l'audité : C'est
une narration orale, elle est la plus riche en terme d'informations ; C'est
l'outil le plus élémentaire qui soit, mais qui n'est pas à
négliger pour autant. L'auditeur est passif dans l'utilisation de cet
outil élémentaire, il écoute son interlocuteur et note ce
qu'il dise. L'objet de la narration est de faire décrire un cadre
général.
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Chapitre 02 : la contribution du contrôle interne
à la performance financière et
économique de
l'entreprise
? La narration par l'auditeur : La narration
par l'auditeur n'est qu'une mise en ordre des idées et des
connaissances. L'auditeur raconte le phénomène, le
résultat ou le processus constaté en se basant sur des
observations physiques, de constats, de conclusions de tests, etc.
Les deux types de narration ne nécessitent aucune
préparation et n'exigent la connaissance d'aucune technique.
2.5.1.2. Diagramme de circulation (Flow
Chart)
Le diagramme de circulation « horizontal »,
ou flow chart, c'est un outil qui utilise la schématisation afin de
résumer une longue description, ce qui permet de donner une idée
complète de la circulation des informations et des documents entre les
différentes fonctions et centres de responsabilités, ainsi que la
détermination de leur origine et leur destination.(Renard, 2009, p.
361)
Les auditeurs internes utilisent également d'autres
diagrammes (Renard, 2009, p. 365) :
? Le diagramme« vertical »
dans lequel une seule colonne représente une
procédure, une autre colonne représente la description narrative
des opérations, puis les différents services se succédant
verticalement.
? L'agrandissement ; afin d'évite de
surcharger le diagramme général cette méthode permet de
prendre un point particulier du diagramme et à l'agrandir en un nouveau
diagramme plus détaillé, avec la possibilité d'aller du
général au particulier.
? Autres diagrammes, l'auditeur interne
utilise d'autres diagrammes de sa palettes des logiciels de dessin ; par
exemple, Le système SCOM (Service Central d'Organisation et de
Méthode), Le planning GANTT, le programme PERT, La gamme infinie des
camemberts et autres graphiques.
2.5.1.3. L'organigramme fonctionnel
L'auditeur peut dessiner un organigramme fonctionnel à
partir d'informations recueillies par observations, interviews,
narrations...etc., cela lui sera utile pour éclaircir sa vision. Cela
soit au début de la mission ou au début de la phase de
réalisation. Dans cet organigramme les mots qui figure dans les cases
sont des verbes désignant des fonctions et ne sont pas des noms de
personnes. L'organigramme fonctionnel et organigramme hiérarchique sont
à ne pas confondre car (Renard, 2009, p. 356):
- une même personne peut avoir plusieurs fonctions ;
- une même fonction peut être partagée entre
plusieurs personnes ; - une fonction peut n'être pas attribuée
;
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Chapitre 02 : la contribution du contrôle interne
à la performance financière et
économique de
l'entreprise
- une personne peut se trouver sans fonction.
Le dessin d'un organigramme fonctionnel permet d'enrichir les
connaissances obtenues à partir de l'addition : organigramme
hiérarchique + analyses de poste.
2.5.1.4. La grille d'analyse des
tâches
La grille d'analyse des tâches représente la
répartition du travail à un instant T chaque grille va comporter
le découpage unitaire de toutes les opérations relatives à
la fonction ou au processus concerné (Renard, 2009, p. 358):
- La colonne 1 représente le détail des
tâches élémentaires.
- La colonne 2 indique la nature de la tâche en se
référant aux grandes catégories en principe
inconciliables pour une bonne séparation ;
- Les colonnes suivantes de la grille sont destinées
à indiquer les personnes concernées.
- Une dernière colonne est toujours prévue pour
les tâches non exécutées.
Cet outil permet de mentionner les différentes
tâches exécutées par une même personne. Ce qui
facilite le contrôle de la séparation des fonctions. Une croix
à l'intersection du nom et de la fonction indique la personne (ou le
service) qui s'occupe la fonction en question (Souei, s.d, p. 14).
2.5.1.5. L'observation physique
C'est de constater de la réalité
instantanée de l'existence et du fonctionnement : D'un processus, d'un
bien, d'une transaction, d'une valeur. Cela s'applique à tous type de
bien. L'auditeur décide quand l'utiliser en fonction de la nature de la
mission (Souei , s.d, p. 17).
L'observation physique exige trois conditions (Renard, 2009, p.
351) :
- L'observation ne doit pas être clandestine ; la
transparence est la règle générale de l'audit interne.
L'auditeur prévient donc les responsables concernés pour les
informer de sa visite et de ses intentions.
- L'observation ne doit pas être ponctuelle : ou bien
elle dure un certain temps, ou bien elle est répétée
à plusieurs reprises.
- L'observation doit toujours être validée car
elle est incertaine, sauf le cas où elle est elle-même une
validation.
L'observation physique par l'auditeur est un outil
d'application universelle car tout est observable.
Il existe deux grandes catégories d'observation :
l'observation directe et l'observation indirecte.
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Chapitre 02 : la contribution du contrôle interne
à la performance financière et
économique de
l'entreprise
> L'observation directe est celle qui
permet le constat immédiat du phénomène : C'est cette
observation même qui va figurer sur la FRAP, elle aura été
constatée directement par l'auditeur.
> L'observation indirecte, au contraire,
fait appel à un tiers qui va observer pour le compte de l'auditeur et va
lui communiquer le résultat de son observation. C'est le cas bien connu
des circularisassions des dettes et créances.
