Mise en place d'un logiciel applicatif pour la gestion d'affectation de sujets deTFC et mémoire aux étudiants du département d'informatique ISP/MBM.

2.1.2. EXPLOITATION DES SOURCES D'INFORMATION

Les documents tenus au département d'informatique de gestion pour l'affectation des sujets de TFC et mémoires aux étudiants sont :

· La fiche de proposition des sujets et

· La fiche de sujets retenus et les preuves de paiement de la fiche de proposition

2.1.2.1. DESCRIPTION DES DOCUMENTS

Cette description consiste à préciser les documents essentiels utilisés dans le traitement des sujets au département d'informatique de gestion. Pour de raison de synthèse les documents retenus dans cette études sont : Fiche de proposition des sujets, fiche des sujets retenus et la pièce justificative.

N°	CODE	DESIGNATION	SERVICES TRAVERSES			UTILITE
			PROVENANCE	RECEPTION	DESTINATION
01	FIPRO	Fiche de proposition des sujets	Caisse	Etudiant	Chef de département	Une fiche sur laquelle on inscrit deux ou trois sujets au choix
02	FSR	Fiche des sujets retenus	Secrétaire du département	Etudiant	Secrétaire du département	Une fiche sur laquelle on reprend tous les sujets des étudiants retenus selon leur promotion et vacation
03	REC	Reçu	Caisse	Etudiant	Chef de département	Document prouvant le paiement de la fiche de proposition des sujets

Tableau 1 : Données du Secrétariat du département d'informatique de gestion.

2.1.2.2. DESCRIPTION DES RUBRIQUES

N°	CODE	DESIGNATION	NATURE	TAILLE	DOCUMENTS			OBSRVATION	OPERATION
					FIPRO	FSR	REC
1	NomEtudiant	Nom Etudiant	Alph.	20	X	X	X	Le nom de l'étudiant
2	Promo	Promotion	alphNum.	2	X	X	X	La promotion de l'étudiant
3	Vac	Vacation	Alph.	5	X	X	X	La vacation de l'étudiant soir ou jour.
4	Date	Date	Date/heure	10	X	X	X	La date à laquelle l'étudiant a payé le reçu
5	Mont	Montant	Num.	10	X	-	X	Le montant payé pour la fiche de proposition
6	Mot	Motif	Alph.	30	-	-	X	Le motif pour lequel on a payé le reçu
7	SUPRO	Sujets proposés	Alph.	400	X	-	-	Sujet proposé
8	Suret	Sujet retenu	Alph.	400	-	X	-	Sujet retenu
9	DIR	Directeur	Alph.	25	X	X	-	Le nom du directeur de l'étudiant

Tableau 2 : différentes rubriques des documents du secrétariat du département d'informatique de gestion

2.1.2.3. ANALYSE DE FLUX D'INFORMATIONS

L'analyse de flux d'informations consiste à mettre en évidence la circulation des informations au sein du système. Pour ce faire, dans cette partie nous allons présenter le diagramme de flux d'informations et le schéma de circulation des informations.

A. Le Diagramme de flux d'information

Etudiant

Caisse

Secrétaire du département

Chef du département

Section

Secrétariat Académique

1

2 4

12

5 3

6 11

7 10

8

9

Schéma 3 : La circulation des informations au département d'informatique de gestion

LEGENDE :

1. L'étudiant paie la fiche de proposition des sujets à la caisse ;

2. La caisse lui remet le reçu ;

3. L'étudiant présente le reçu au secrétaire du département ;

4. Le secrétaire lui donne la fiche de proposition ;

5. L'étudiant propose deux ou trois sujets et remet la fiche au secrétaire ;

6. Le secrétaire présente la fiche des sujets proposés au chef du département ;

7. Le chef du département propose le sujet retenu à la section ;

8. La section propose le sujet à l'académique ;

9. Le secrétariat académique étudie et restitue le sujet à la section ;

10. La section remet au département ;

11. Après le chef du département donne le sujet retenu au secrétaire ;

12. Le secrétaire informe le sujet retenu à l'étudiant avec le nom de son Directeur.

B. Le schéma de circulation des informations

Parler du schéma de circulation, sous-entend le détail des processus ci-haut énumérés en utilisant des symboles pour formaliser la circulation des informations dans l'affectation des sujets de TFC et MEMOIRE aux étudiants. Nous présentons ainsi quelques symboles que nous utiliserons dans ce schéma.

LIBELLE POSTE N°

: Représente un poste, son numéro ainsi que son libellé.

LI LIBELLE

OPERATIONS

N°

: Représente une tâche avec son numéro, ainsi que les opérations les opérations effectuées à cette tâche d'un poste.

CODE DOCUMENT

: Un document circulant en un seul exemplaire

CODE

: Un document non circulant ou en position

N°

: La provenance d'une tâche, opération ou document

N°

: La destination d'une information

: La base des données

: Information verbale ou orale adressée à un poste quelconque

: L'archivage d'un document.