5) Procédure de contrôle
a) Edition des brouillards
Après la saisie des opérations, il est
nécessaire pour le comptable de procéder au tirage des
brouillards des journaux avant de commencer le contrôle des saisies en
faisant le rapprochement avec les pièces comptables. Le brouillard est
un état intermédiaire dans lequel nous retrouvons toutes les
écritures comptables saisies journal par journal.
Les éventuelles erreurs de saisie constatées seront
corrigées avant l'édition des journaux définitifs.
Exemple de brouillard : cf. annexe n°2.
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b) Lettrage des comptes
Le lettrage des comptes permet de contrôler la saisie des
opérations en s'assurant du respect des règles et principes
comptables généralement admis.
Par exemple, les créances détenues sur les clients
et les dettes vis-à-vis des fournisseurs sont enregistrées dans
des comptes individuels.
Le contrôle va consister à rapprocher:
- le montant des créances clients avec le montant des
encaissements reçus; - le montant des dettes fournisseurs avec celui des
paiements effectués.
Ce contrôle peut se faire par pointage
des montants au débit puis au crédit des comptes ou par
l'affectation d'une lettre pour les montants à
rapprocher.
Il mettra en évidence les anomalies et sera suivi des
corrections comptables nécessaires. Les anomalies les plus
fréquentes sont les suivantes :
+ facture de vente ou d'achat impayée (omission, erreur
de comptabilisation&);
+ erreur d'imputation dans les comptes de tiers (erreur de nom)
;
+ erreur de montant lors de la saisie au clavier; + double
enregistrement d'une opération, etc.
c) Correction des erreurs
Les erreurs sont des anomalies involontairement faites par le
comptable. Elles peuvent provenir des documents de base, des enregistrements
comptables. Toute erreur non corrigée se répercute dans les
documents utilisés et fausse la comptabilité.
Afin d'obtenir des états financiers fiables et
sincères conformes aux principes comptables et à la norme de
l'image fidèle, toutes les erreurs identifiées doivent être
corrigées à temps.
Le SYSCOA préconise une méthode qui est
l'instruction du signe négatif. Avant de passer l'opération
correcte, on annule l'écriture erronée en faisant jouer en sens
identique les mêmes comptes mais en y portant comme somme les nombres
opposés des nombres primitifs.
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Exemple de correction d'erreur: le 11
Janvier achat de Rame de papier 15 000f réglé par caisse p/c05
V' Ecriture erronée
|
Jours
|
N° de
pièce
|
N° de
facture
|
Référence
|
N°
de
compte
Général
|
N° compte
tiers
|
Libellés
|
Echéance
|
MOUVEMENTS
|
|
Débit
|
Crédit
|
|
11
|
CA05
|
001
|
|
605510
571110
|
|
Rames de
papiers
CAISSE (p/c05)
|
|
5 000
|
5 000
|
|
TOTAUX
|
|
|
|
|
|
|
5 000
|
5 000
|
V' Annulation de l'écriture
|
Jours
|
N° de
pièce
|
N° de
facture
|
Référence
|
N°
de
compte
Général
|
N°
compte
tiers
|
Libellés
|
échéance
|
MOUVEMENTS
|
|
Débit
|
Crédit
|
|
11
|
CA05
|
001
|
|
605510
571110
|
|
Rames de
papiers
CAISSE (p/0c5)
|
|
-5 000
|
-5 000
|
|
TOTAUX
|
|
|
|
|
|
|
-5 000
|
-5 000
|
V' Ecriture normale
|
Jours
|
N° de
pièce
|
N° de
facture
|
Référence
|
N°
de
compte
Général
|
N°
compte
tiers
|
Libellés
|
échéance
|
MOUVEMENTS
|
|
Débit
|
Crédit
|
|
11
|
CA05
|
001
|
|
605510
571110
|
|
Rames de papier
CAISSE (p/c05)
|
|
15 000
|
15 000
|
|
TOTAUX
|
|
|
|
|
|
|
15 000
|
15 000
|
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