II-2-3 Les
opportunités
- Des mesures ont été prises par le sommet
stratégique à travers les notes de service réglementant
l'accès au MINREX et même les heures de renseignements au
Ministère. Les agents de sécurité au portail ont
été mis à contribution pour la réussite de cette
mesure.
- Il ya un réseau interne de communication internet au
ministère.
- Le fonctionnement de la fibre optique et l'e-government de
plus en plus encouragé par les pouvoirs publics.
- La construction de nouveaux bâtiments.
- Personnels disponible, mais pas toujours utilisé
à bon escient.
- Les bureaux du ministère sont pour la plupart
équipés et climatisés.
- Les véhicules achetés sont disponibles.
II-2-4 Les menaces
Les menaces suivantes ont été
identifiées. Il s'agit de :
- Le départ rapide des bureaux et l'arrivée
tardive des personnels des autres ministères
- Les fax ne sont pas systématiquement consultés
dans certains ministères ; Ce qui oblige à passer toujours
déposer le courrier qui a déjà été
faxé.
- Inexistence de fax dans certains ministères.
- Les délestages ou coupures électriques qui
affectent le groupe électrogène du MINREX
- Les pannes téléphoniques
- L'intranet est non fonctionnel
- Caractère très urgent des lettres qui viennent
au cabinet, en provenance du Secrétariat général ou de
l'extérieur.
- Les services du Secrétariat général
sont logés au sein du cabinet
- Les MINDELS signent des lettres au même titre que le
ministre, quand bien même le ministre est sur place.
- Le courrier central est presque toujours fermé
dès 15H30. Cette situation oblige les usagers à se
déporter au cabinet pour déposer les correspondances
jugées urgentes.
- Les responsables de haut rang du MINREX appellent au
secrétariat pour qu'on leur passe un personnel du courrier aux fins de
s'enquérir sur un dossier. Le travail du courrier est ainsi interrompu
pour rentrer dans les parapheurs ou les chronos ou encore dans les registres
afin de renseigner le requérant qui dit souvent avoir eu le ministre au
téléphone et qui lui a certifié que son dossier a
été signé. Ce travail de fouille perturbe
sérieusement le travail du courrier du cabinet qui n'a pas cette
vocation.
III- Confirmationde
l'hypothèse.
L'absence de bonnes techniques de gestion du courrier du
cabinet/Minrex entraine des désagréments ci-après:
- Les personnels n'effectuent pas de mission à
l'étranger: Puisqu'il y a des délais prescrits par les services
du PM pour la signature des autorisations de sortie du territoire. Sans cette
autorisation, votre mission ne peut être payée, ni le titre de
transport.
- L'absence ou la faible représentation des Camerounais
dans les organismes internationaux.
- Transmission tardive des autorisations de survol du
territoire Camerounais à l'EMP/PRC: ce qui entraine la perturbation du
passage sur notre espace aérien des aéronefs transportant les
hautes personnalités étrangères.
- La frustration des hautes personnalités et parfois
des chefs d'Etats en transit à l'aéroport de Douala par exemple:
Les courriers transmis à temps aux ADC et au Gouverneur du Littoral
permettent que le Gouverneur s'entretiennent avec eux dans le salon VIP.
La redynamisation de ce service permet qu'à terme les
rendez-vous du MINREX soient honorés en interne comme à
l'extérieur. Toute chose qui renforce le rôle d'interface du
MINREX entre les autres administrations et l'extérieur.
L'institution des délais de traitement des dossiers
empêchera que les dossiers passent des mois dans le Cabinet du Ministre.
Tout le monde sera par exemple informé que lorsqu'un dossier entre dans
le circuit, après trios jours, une suite doit lui être
réservée.
Cette hypothèsea bien été
confirmée puisqu'il a été préconisé sur le
terrain, à travers les résultats obtenus que le traitement
informatique, manuel et physique du courrier, lorsqu'il est bien conçu
facilite le travail car entraine la célérité et une bonne
visibilité.
L'usager via internet suit son dossier et voit bien son
aboutissement.
Cette procédure réduit même les coups de
fils qui troublent parfois les secrétaires lorsqu'elles sont
occupées.
CHAPITRE 4. SCHEMAS DE SOLUTIONS ET
RECOMMANDATIONS
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Il apparaît clairement que le diagnostic de l'objet
d'étude laisse entrevoir une structure qui fait du courrier un service
accessoire et dont l'exécution au quotidien fonde les dysfonctionnements
pour lesquels un système managérial propice doit être mis
en oeuvre et répondre ainsi au mandat reçu.
Le schéma de ce système de management du
courrier, facteur d'efficacité du cabinet/MINREX, se décline par
l'élaboration des alternatives en fonction du mandat, qui corrigent au
mieux les faiblesses et menaces actuelles (Section I), et les recommandations
qui exigent sa mise en oeuvre harmonieuse dans la résorption du
problème de recherche (Section II).
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