Memoire Online - Audit interne du processus de traitement comptable des achats de médicaments à l'hôpital protestant de Mbouo

Il serait vraiment désagréable de rédiger ce rapport sans exprimer notre reconnaissance à toutes les personnes qui de près ou de loin nous ont soutenus jusqu'ici chacune à sa manière.

Nous témoignons notre gratitude au Directeur, au Chef de département et aux enseignants de L'IUT-FV de BANDJOUN particulièrement à ceux du département des techniques de communications, de gestion comptable et financière gestion et surtout ceux de la filière comptabilité et gestion des entreprises.

Nous pensons à Dr SONKENG Germain pour son encadrement, son soutien et ses encouragements tout au long de la rédaction de ce travail.

Que M ATOUOLIGNIGNI Israël notre encadreur professionnel trouve à la lecture de ce travail l'expression de nos remerciements pour ses efforts et l'encadrement tout au long du stage.

Nous adressons notre reconnaissance à tout le personnel de l'hôpital protestant de MBOUO/BANDJOUN particulièrement au Dr KUATE Lazare pour l'encadrement qu'il nous a donné au cours de notre stage.

A tous nos les camarades de classe, nous exprimons toute notre gratitude pour le sérieux et la collaboration sans faille qui a toujours régné entre nous pendant nos longues nuits d'études. Les mots nous manquent pour caractériser l'ambiance qui a chaque fois régné entre les promotionnaires comme Pamela, Marius, Landry, Armand, Hermine, Herline, Edmond, Matias, Germain et Godefroy.

Que mes frères et soeurs Aurélien, Calixte, Lafortune, Jocelyne et Victorien, trouvent à travers la lecture de ce travail l'expression de la joie retrouvée après de longs moments d'absence à la maison. Que ce travail soit pour chacun d'eux une source d'inspiration pour plus de persévérance, d'endurance et d'efforts au travail intellectuel prélude d'un avenir assuré.

A tous ceux qui de loin ou de près ont oeuvré pour la réalisation de ce travail, nous disons merci.

AVANT-PROPOS

Dans le souci d'adapter la formation des techniques industrielles et tertiaires aux besoins de l'économie, l'Etat camerounais a crée des Instituts Universitaires de Technologie (IUT) à BANDJOUN, NGAOUNDERE et DOUALA.

L'Institut Universitaire de Technologie FOTSO VICTOR de BANDJOUN est l'une des écoles de l'Université de DSCHANG. Il a commencé à fonctionner par l'Arrêté N° 008/CAB/PR du 19 janvier 1993. Il offre aux jeunes camerounais et étrangers des deux sexes, titulaires d'un baccalauréat ou d'un diplôme équivalent une formation théorique et pratique d'une durée de deux ans. Par ailleurs, l'I.U.T-FV FOTSO VICTOR de BANDJOUN offre aussi ses derniers une formation leur permettant d'obtenir un Diplôme Universitaire de Technologie (D.U.T), un Brevet de Technicien Supérieur (B.T.S) et une Licence technologique. Cette formation leur permet d'acquérir une bonne pratique professionnelle.

Ø le cycle du Diplôme Universitaire de Technologie (D.UT) qui comporte les filières suivantes :

L'admission dans le cycle du DUT se fait par concours. Pour les cycles BTS et LICENCE, les candidats doivent subir un entretien devant un jury. Une fois admis au sein de l'institut, l'étudiant suit une formation de deux ans pour les cycles DUT et BTS. Il peut continuer ensuite (s'il le désire) au cycle de LICENCE qui dure un an.

Au cours de la formation en licence professionnelle, pour compléter la formation, les étudiants de l' I.U.T-FV de BANDJOUN sont obligés de rédiger un projet et c'est pour ne pas faillir à cette exigence académique que nous avons rédigé un projet tutoré sur le thème : « l'audit interne du processus de traitement comptable des achats de médicament à l'hôpital protestant de Mbouo».

SOMMAIRE

ANNEXES..............................................................................................29

INTRODUCTION GENERALE

La création de la valeur ajoutée est l'objectif principal de nombreuses entreprises. Celles-ci mettent en oeuvre de nombreuses stratégies et tactiques afin d'accroître leurs performances et répondre ainsi aux exigences des propriétaires de l'entité. Face à l'augmentation des risques nés des mutations diverses externes à l'organisation (législation, progrès technologiques, normes professionnelles et éthiques etc.) et des changements internes conséquents, les organisations comprennent mieux la nécessité de disposer d'un outil qui permettrait une meilleure maîtrise des opérations, une gestion optimale du risque et un meilleur reporting au gouvernement d'entreprise. Ceci justifie l'importance sans cesse accrue de l'audit interne. L'audit interne vise à donner une assurance raisonnable aux utilisateurs que l'information qui leur est destiné est fiable et ne comporte pas d'anomalies significatives.

Aussi, il est important pour les dirigeants du bureau de église évangélique du Cameroun d'avoir cette assurance que les reporting financiers qui leurs sont adressés ont été établis dans les règles de l'art. Raison pour laquelle il organise chaque année des audits internes dans chacun de leurs hôpitaux. Nous avons participés a l'audit qui s'est déroulé à l'hôpital protestant de Mbouo du nous avons opté pour « l'audit interne du processus de traitement comptable des achats de médicament à l'hôpital protestant de Mbouo» dans le cadre de notre projet tutoré nous y avons effectué un stage académique qui s'est déroulé du 1 Août 2010 au 30 septembre 2010 au sein du service comptable et financier du dit hôpital.

Ledit travail sera subdivisé en deux grandes parties la première portera sur une revue littéraire de l'audit interne du processus de traitement de l'information comptable, et la seconde sur la mise en oeuvre de cet audit uniquement sur les opérations d'achats de médicament.

PREMIERE PARTIE : APPROCHE THEORIQUE DE LA NOTION D'AUDIT INTERNE ET DU PROCESSUS DE TRAITEMENT COMPTABLE DES ACHATS

CHAPITRE I: GENERALITES ET DEMARCHE D'UNE MISSION D'AUDIT INTERNE

Dans ce chapitre nous allons parler des généralités sur la notion d'audit. En suite nous parlerons de la démarche d'une mission d'audit interne.

Section I : GENERALITES.

Il sera question dans cette section d'aborder la définition de la notion d'audit interne et quelques domaines de l'audit interne.

I.1 Définition de la notion d'audit interne.

La complexité de la notion d'audit interne suggère que l'on s'arrête tout d'abord sur le sens que l'on voudrait lui donner.

Selon le conseil d'administration de L'Institut Française de l'Audit et du Contrôle Interne l'audit interne est «une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques de contrôle, et de gouvernement d'entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité. »

I.2. Domaines de l'audit interne.

A travers un certain nombre de critères, l'on peut procéder à de nombreuses classifications. Nous n'en retiendrons que quelques unes.

I.2.1 Prise en compte de la méthodologie de conduite de la mission.

D' après ce critère de distinction l'on peut faire la différence entre l'audit de conformité, l'audit de régularité et l'audit d'efficacité. La représentation ci-après fait ressortir les spécificités de chacune de ces formes d'audit interne.

	AUDIT DE CONFORMITE	AUDIT D'EFFICACITE	AUDIT DE REGULARITE
OBJECTIFS	S'assurer de la conformité entre le référentiel, le système de qualité de l'entreprise et l'application effective	S'assurer de l'efficacité du système de management de qualité	S'assurer de l'effectivité du respect des dispositions légales dans le cadre de la réalisation des activités quotidiennes
APPROCHE	Etude de la documentation établie et des enregistrements associés	Synthèse des données, analyse, mesures, indicateurs de performance, et de tout autre moyen disponible pour prouver l'efficacité	Etude de la concordance entre les dispositions légales et la pratique interne
LES ORIENTATIONS DES INVESTIGATIONS	Rechercher la preuve de l'application des dispositions préétablies	Rechercher des éléments prouvant aussi l'efficacité des activités pratiquées	Rechercher les éléments attestant la mise en application effective ou non de la loi
LES RESULTATS D'AUDIT	Présentation des constats d'audit sous forme de conformité et non conformité aux exigences spécifiées	Présentation des constats sous forme de conformité à des critères d'efficacité reposant sur des preuves tangibles	Présentation des constats d'audit sous forme de conformité ou de non- conformité à la législation en vigueur

I.2.2 Prise en compte des objectifs de la mission

L'on distingue suivant ce critère l'audit opérationnel, l'audit financier, l'audit stratégique et l'audit qualité interne.

L'audit opérationnel dans une entité est un examen des instruments dont dispose la direction pour la contrôler et la gérer. Il a pour objet d'évaluer la maîtrise du contrôle opérationnel d'une organisation, en prenant individuellement les informations relatives à chaque fonction, y compris la fonction financière, et devra aboutir à l'expression d'une opinion raisonnable.

« L'audit est un examen critique des informations comptables, effectué par un expert indépendant en vue d'exprimer une opinion motivée sur les états financiers». De manière générale, il consistera en la vérification de : la conformité des enregistrements aux principes comptables généralement admis; à l'exhaustivité de l'information financière destinée aux tiers; à la réalité de ladite information; à l'exactitude de l'information financière, base de diverses décisions prises par des opérateurs économiques. L'audit financier interne permet à l'organisation de déceler les zones à risque et d'initier des actions visant leur maîtrise.

I.2.3 prise en compte du domaine d'investigation de l'audit.

Ø l'audit social : c'est une évaluation de la qualité du management des ressources humaines ;

Ø l'audit environnemental : il vise à évaluer la mise en pratique par l'entité des normes environnementales ;

Ø l'audit fiscal : il permet d'évaluer la régularité dans le calcul de l'impôt à payer ;

Ø L'audit qualité interne : il a pour objectif la détection et la maîtrise des risques liés au système de management de qualité dans l'organisation donnée.

L'audit interne, quelque soit sa forme ou son objectif doit être effectué suivant les standards internationaux et de la norme interne de l'entité à auditer.

Section II : DEMARCHE D'UNE MISSION D'AUDIT INTERNE

La conduite d'une mission d'audit interne se structure en trois grandes étapes : la préparation de la mission, le déroulement de ladite mission et sa conclusion. Au cours de cette mission, l'auditeur utilise plusieurs méthodes et outils.

II.1. Phase de préparation et de déroulement de la mission

II.1.1. Phase de préparation de la mission

La mission d'audit par une préparation qui consiste à la détermination du risque d'audit. Le risque d'audit étant défini comme le risque que l'opinion donnée par l'auditeur soit biaisée du fait d'une anomalie significative contenue dans les états financiers. Par ailleurs lors de cette phase, seront définis aussi les objectifs de la mission. Cette dernière peut avoir des objectifs généraux et des objectifs spécifiques. Ces objectifs sont consignés dans le rapport d'orientation de la mission.

Les objectifs généraux s'assureront que les principes liés à la sécurité des actifs, à la fiabilité des informations, au respect des règles et directives et voir à l'optimisation des ressources sont respectés. Quant aux objectifs spécifiques, il faudra préciser de façon concrète la manière dont les auditeurs réaliseront un certain type de diligences.

Il importe de préciser lors de l'analyse du risque d'audit que l'auditeur doit avoir la maîtrise de l'environnement de l'entité à auditer avant de procéder à la mission proprement dite.

II.1.2. Phase de déroulement de la mission

Cette phase débute par une réunion d'ouverture; cette réunion présente à l'audité les objectifs assignés à la mission: c'est l'examen du rapport d'orientation.

Ensuite, de commun accord avec l'audité, il sera établi un chronogramme des diligences à effectuer par l'auditeur: c'est le planning de travail. Par la suite, c'est l'entrée dans la phase pratique. Ici les auditeurs mettront en exergue leur expertise, pour entre autre évaluer le contrôle interne et procéder à des travaux de révision.

Elle permet à l'auditeur d'apporter un jugement de qualité sur l'ensemble de sécurités mises en oeuvre pour maîtriser le fonctionnement des activités et par voie de conséquence, d'apporter des améliorations susceptibles de rendre le contrôle interne plus performant. Chaque dysfonctionnement, chaque anomalie constatée lors de l'analyse du contrôle interne donne lieu à l'établissement d'une feuille de révélation des problèmes apparents (FRPA). A la fin de l'évaluation du contrôle interne, où seront évalués les points forts et les points faibles de l'entité auditée, l'auditeur ressortira les points de non compétitivité et proposera des solutions susceptibles de renverser la tendance

II.2. Phase de finalisation de la mission et techniques des auditeurs

II.2.1. Phase de finalisation de la mission.

A la suite de la mise en oeuvre de toutes les diligences par l'auditeur pour remplir son cahier de charges, il sera établi un rapport de mission. Ce dernier est établi à partir des différentes feuilles de révélation des problèmes apparents. Ledit rapport contiendra les problèmes rencontrés, leurs causes et les recommandations faites par les auditeurs. Il devra respecter un certain nombre de principes :

Ø Il doit avant sa phase de finalisation être présenté aux responsables audités pour amendement;

Ø Il doit être établi de manière claire, objective, convaincante et diffusé le plus rapidement possible ;

Ø Il doit être conçu pour les besoins de ses utilisateurs et doit donc être compréhensible par eux.

II.2.2. Techniques des auditeurs.

Les auditeurs doivent mettre en oeuvre un ensemble de techniques et outils à savoir :

Ø Les procédures analytiques: L'utilisation des procédures analytiques dans le cadre d'un audit interne consiste : « à faire des comparaisons entre les données résultant des comptes et des données antérieures, postérieures ou prévisionnelles de l'entité ou des données d'entité similaires afin d'établir des relations entre elles ; à analyser les variations significatives et les tendances; à étudier et à analyser les éléments ressortant de ces comparaisons».

Ø L'observation physique: L'objectif ici est de s'assurer de l'existence réelle des actifs acquis par l'organisation auditée;

Ø La confirmation directe: c'est le fait de recueillir les informations concernant les opérations réalisées par l'entreprise auprès des différents partenaires avec qui l'audité les a réalisé, le but étant de détecter les différences entre les informations en provenance de l'audité et de ses partenaires;

Ø Les sondages: L'étendue des opérations effectuées par l'organisation rend très fastidieuse une analyse exhaustive de toutes les informations. A cet effet, le sondage permet de déterminer les comptes, opérations ayant un caractère significatif et sur la base desquels les opérations d'audit interne seront effectuées.

Parmi les outils qu'utiliseront les auditeurs pour arriver à leurs fins, l'on peut citer l'outil informatique, les questionnaires.

CHAPITRE II : ENVIRONNEMENT COMPTABLE ET PROCESSUS DE TRAITEMENT COMPTABLE DES ACHATS

Nous parlerons dans ce chapitre de l'environnement comptable et du processus de traitement comptable des achats.

Section I : généralités sur l'environnement comptable et principes d'organisation

Pour s'assurer du degré de fiabilité des informations fournies par une entité, il est judicieux avant tout de déterminer les échanges qu'elle a avec les composantes de son environnement. Puis par la suite, il faudra déterminer les préalables en termes d'organisation pour assurer le meilleur traitement des données.

I.1 Généralités sur l'environnement comptable

L'environnement comptable est constitué de l'ensemble des personnes qui échangent avec le service en charge des questions comptable et financières des documents comptables. Ces personnes peuvent être membres de l'organisation à laquelle est rattachée ledit service ou non. En dépit du caractère interne ou externe de ces personnes à l'organisation, l'on distingue au niveau de la comptabilité des flux entrants et des flux sortants.

Les flux entrants sont les documents comptables qui proviennent des différentes directions de l'organisation et qui matérialisent leurs activités. Ces documents sont transmis au service comptable pour comptabilisation. Ils constituent la matière première du travail comptable. On peut distinguer quelques uns comme les documents en provenance de :

Ø La direction de ressources humaine, comme les bulletins de paie, les supports de conventions de prêts et autres documents matérialisant les opérations spécifiques effectuées avec le personnel et ayant des incidences financières ;

Ø La caisse, comme les arrêtés journaliers de caisse, les brouillards de saisie, les fiches de contrôle et d'inventaire de caisse ;

Ø La direction des ventes, comme les factures de vente, les bons de commandes reçus des clients, les bordereaux de livraison signés des clients ;

Ø La direction générale, comme les documents émis par la direction et devant être traduits en termes de comptes (projet d'affectation des résultats) ;

Quant aux flux sortants, il s'agit des documents émis par le service comptable et financier pour l'information des tiers. Il peut s'agir:

Ø Des états financiers de synthèse (bilan, compte de résultat, TAFIRE, état annexé) et des grands livres de comptes

I.2. Principes d'organisation

Si le traitement comptable des opérations n'exige pas une structuration particulière du service comptable et financier, il paraît assez évident que par mesure de précaution, certaines dispositions soient prises pour anticiper sur certaines erreurs ou fraudes susceptibles de se produire dans le temps. Or, dans un environnement comptable et financier non organisé, il est difficile, voire même impossible d'apprécier la réalité de l'information comptable. D'où la nécessité d'édicter un certain nombre de règles, qui ne garantissent pas forcement la régularité et la conformité des traitements comptables, mais offre de sécurités permettant d'avoir un commencement de confiance sur les états financiers qui seront édités. On peut aborder entre autre la séparation des pouvoirs, l'existence d'un manuel de procédures, l'autocontrôle des fonctions, lequel peut être fait aux travers des agents qui interviennent durant les étapes clés du processus de traitement comptable des achats.

Section II : processus de traitement de l'information comptable

Nous parlerons dans cette section de la notion de traitement de l'information comptable et étapes clés du processus de traitement de l'information comptable.

II.1 Notion de traitement de l'information comptable.

Pour mieux appréhender la notion de « traitement de l'information comptable », il faudrait tout d'abord définir les termes suivants : « traitement » et « information comptable ».

Selon le dictionnaire Larousse, le traitement est l' «ensemble des opérations que l'on fait subir à des matières premières, à des substances ou à des matériaux pour les transformer».

Tandis que l'information est une donnée qui augmente notre connaissance. De manière générale elle est un : «élément de connaissance susceptible d'être représenté à l'aide de conventions pour être conservé, traité ou communiqué » .

Pour ce qui est de l'information comptable particulièrement, elle est appréhendée comme la transcription comptable des faits économiques; lesquels sont définis comme «tout phénomène juridique, économique, ou simplement matériel modifiant ou susceptible de modifier, dans leur nature ou dans leur valeur, les éléments du patrimoine de l'entreprise ».

L'information comptable est en général mesurable, c'est-à-dire qu'elle prend la forme de chiffre. Elle peut être perçue de deux manières:

Ø la donnée: ici il s'agit de la matière première; en elle seule elle n'a aucun sens et n'en prend un qu'après traitement;

Ø l'information: elle a un sens et permet de prendre des décisions. Elle renseigne son destinataire sur une situation donnée.

On pourrait voir le traitement de l'information comme l'ensemble des opérations que l'on fait subir à une donnée (information brute) pour la transformer en information (produit fini) ayant un sens et susceptible de servir les utilisateurs. Toutefois, toute information issue d'un tel processus de traitement n'est pas toujours utile aux yeux de ceux à qui elle est destinée d'où l'importance d'apprécier les critères de qualité de l'information.

II.2. Etapes clés du processus de traitement de l'information comptable.

Le service comptable et financier, dans l'exécution de sa mission, est semblable à une entreprise industrielle. Il intègre des matières premières dans sa machine de production pour produire de l'information comptable qui sera diffusée aux tiers et mis en stockage dans le respect de la durée légale de conservation des documents comptables et financier.

Il existe trois grandes étapes dans le processus de traitement de l'information comptable : collecte des données, traitement proprement dit, et diffusion de l'information comptable.

Ce processus est propre à chaque organisation dépendamment de sa taille, du volume de ses activités, de ses objectifs et des choix stratégiques de la direction. L'on peut néanmoins le structurer de la manière suivante:

Ø Collecte des données et pièces comptables : elle doit être exhaustive afin de respecter le principe de l'exhaustivité de l'information comptable. Tri ou classement des données et documents précédemment collectés par type de journal comptable: il s'agira ici d'identifier pour chaque pièce comptable les journaux auxiliaires qui seront utilisés;

Ø Contrôle des pièces comptables : ce premier contrôle permet de vérifier: la qualité des pièces justificatives fournies, la conformité de ses pièces par rapport à la procédure mise en place; permet d'effectuer le contrôle arithmétique et le rapprochement par rapport aux sommes décaissées;

Ø Codification des pièces comptables : il s'agira d'attribuer un code à chaque pièce comptable.

Ø Imputation manuelle des dites pièces : il s'agit d'identifier les comptes à débiter et à créditer avec leurs montants respectifs;

Ø Contrôle des imputations : ce contrôle permet de valider les imputations précédemment faites. Il est exercé par le chef comptable.

Ø Saisie informatique des pièces comptables imputées : l'imputation éventuelle dans le logiciel de comptabilité mis en place au sein de l'entreprise;

Ø Contrôle des saisies : à partir du brouillard informatique, procède à la vérification des saisies comptables ci-dessus faites. Eventuellement, s'il y a des corrections à opérer, elles seront faites et l'on ne passera à l'étape suivante qu'après validation de ces corrections;

Ø Edition balance, journaux et grand livre provisoires : Périodiquement (mensuellement, trimestriellement), le gestionnaire édite les balance, journaux et grands livres provisoires aux fins d'effectuer un contrôle de cohérence ;

Ø Contrôle de cohérences : ledit contrôle est effectué pour vérifier la cohérence entre tous ces états imprimés;

Ø Analyse et justification des soldes des comptes et travaux d'inventaire : annuellement, notamment en fin d'année il est opéré des travaux d'inventaire pour clôturer les comptes de l'entreprise. Ces travaux tiennent compte des principes de la comptabilité dont la prudence, la séparation des exercices. L'analyse des comptes fait partie de ces travaux. Il s'agit d'opérer une analyse compte par compte et surtout des comptes d'attentes et de transferts pour se rassurer que leurs soldes sont exacts et ne tiennent compte que des opérations qui devraient s'y rattacher.

Ø Clôture des comptes : c'est l'opération par laquelle les comptes de l'organisation sont bloqués ; aucunes modifications, ni suppression ne pouvant à partir de ce moment intervenir.

DEUXIEME PARTIE : APPROCHE PRATIQUE DE L'AUDIT INTERNE DES ACHATS DE MEDICAMENTS A L'HOPITAL PROTESTANT DE MBOUO

CHAPITRE I: PRESENTATION DE L'HOPITAL PROTESTANT DE MBOUO ET DESCRIPTION DU PROCESSUS D'ACHATS DE MEDICAMENT

Il sera question dans ce chapitre de présenter l'hôpital protestant de Mbouo et décrire le processus d'achats de médicament.

Section I : présentation de l'hôpital protestant de Mbouo

Pour une meilleure présentation de cet hôpital nous allons première lieux ressortir son historique et son activité. En deuxième lieux son environnement interne et externe.

I.1 historique et activité

I.1.1historique

L'hôpital protestant de Mbouo est une oeuvre de témoignage chrétien de l'Eglise Evangélique du Cameroun crée en 1928 par les missionnaires français dans le but d'améliorer les conditions de santé des populations et de lutter contre des maladies épidémiques de la région vu les difficultés qu'elles rencontraient pour se rendre dans les hôpitaux voisins. Cet hôpital est situé dans la province de l'ouest, département des KOUNG KHI, arrondissement de POUMOUGNE ville de BANDJOUN à une dizaine de mètres de l'axe principal de BANDJOUN-BAFOUSSAM.

I.1.2 Activités

L'hôpital protestant de Mbouo a pour activité principal l'administration de soins de santé dans les domaines de traumatologie, gynécologie, chirurgie, réanimation, laboratoire et analyse médicale, otorhinolaryngologie, ophtalmologie, stomatologie, kinési masso thérapie, imagerie médicale, et morgue.

Les services de cet hôpital sont offert à l'aide d'un équipement performant et un personnel qualifiés et dévoué composé de : un médecin biologiste, un traumatologue, un chirurgien, un otorhinolaryngologiste, un ophtalmologue, un dentiste, des médecins généralistes et des infirmiers qualifiés.

II.2. Environnement de l'hôpital protestant de Mbouo

II.2.1 Environnement interne de l'hôpital protestant de Mbouo

L'environnement interne de l'hôpital protestant de Mbouo est constitué des éléments suivant:

II.2.2. Environnement externe de l'hôpital protestant de Mbouo

Les principaux partenaires externes de l'hôpital protestant de Mbouo sont les suivants:

Section II : Description du processus d'achats de médicament

Nous essayerons dans cette section de décrire le processus d'achat de médicament.

II.1. L'expression des besoins, la sélection des fournisseurs et le lancement de la commande

Nous allons essayer de décrire comment nait le besoin, la sélection des fournisseurs et le lancement de la commande.

II.1.1. L'expression des besoins

L'expression du besoin est faite par le magasinier compte tenu de la situation de stock. Dès l'atteinte du stock d'alerte, ce stock d'alerte est constitué d'un stock de sécurité et d'un stock minimum fixé pour chaque type de médicament. Le magasinier transmet l'état de stock en émettant une proposition d'achat au comptable matière. Le comptable matière à son tour établit une demande d'achat qui sera visée par le gestionnaire et le médecin chef.

II.1.2. La sélection des fournisseurs

Une fois que la demande d'achat est remplie, une consultation des fournisseurs est faite en se référant à la base de données par le comptable matière, et le fournisseur le qui offre les meilleur conditions (qualité, prix, délais de livraison et conditions de règlement) sera sélectionné. Cette base de données pourra être consultée par tout le service comptable mais seule le comptable matière peut apporter des modifications aux prix.

II.1.3. Le lancement de la commande

La commande est faite sur la base d'un bon de commande signée par la le comptable matière le gestionnaire et le médecin chef. Cette commande sera envoyée au fournisseur puisque la plupart des fournisseurs son située a Bafoussam..

Le bon de commande sera établi en plusieurs exemplaires qui seront dispatchés de la manière suivante :

Ø une copie pour le magasinier pour rapprochement entre le bon de commande et le bon de réception lors de la livraison;

Ø une copie pour la comptabilité pour rapprochement entre le bon de commande le bon de réception et la facture ;

II.2. La réception des médicaments, comptabilisation de la facture et le règlement

Nous allons essayer de décrire comment les médicaments sont réceptionnés, comment la facture est comptabilisée ainsi que son règlement.

II.2.1. La réception de la marchandise

Les médicaments sont réceptionnés sous la présence du magasinier et éventuellement du comptable matière.

Un rapprochement est effectué par le magasinier et le comptable matière chacun à sont tour entre les quantités et qualité porté sur le bon de commande et le bon de livraison.

Le magasinier fait deux copies du bon de livraison pour transmettre à la comptabilité et au comptable matière.

Ensuite le magasinier va établir un bon de réception en quatre exemplaires qui sera signé par le comptable matière et le magasinier :

Lorsque les médicaments livrés ne sont pas conformes à la commande, ceux-ci seront réceptionnés tout en émettant une réserve sur le bon de réception. L'information sera remontée au comptable matière en cas de détérioration et à la comptabilité en cas de différence sur les prix. Le comptable matière va remonter l'information au fournisseur pour régularisation la situation.

II.2.2. Comptabilisation de la facture fournisseur

Les écritures comptables sont saisies manuellement sur la base des factures fournisseurs reçues avant d'être déversées dans le logiciel de gestion commerciale.

II.2.3. Le règlement de la facture fournisseur

Le règlement des fournisseurs a lieu le jour convenu entre le fournisseur et l'hôpital. Le délai de règlement des fournisseurs est habituellement un mois. Le règlement peut être effectué en espèce ou par cheque. L'initiation du règlement est fait par le gestionnaire

CHAPITRE II : EVALUATION DES PROCEDURES APPLICABLE A L'HOPITAL PROTESTANT DE MBOUO

Dans ce chapitre nous allons premièrement procéder à une vérification de l'existence et évaluation du contrôle interne, ensuite à l'application permanente des procédures et enfin au diagnostic et recommandations.

Section I : VERIFICATION de l'existence du contrôle interne et audit sur les zones de risque

Nous allons examiner l'existence du contrôle interne et de l'audit des zones de risques.

I.1. Vérification de l'existence et évaluation du contrôle interne

I.1.1. Vérification de l'existence du système de contrôle interne

Après avoir décrit le processus d'achat, nous allons faire un test pour vérifier l'existence effective du système de contrôle interne. Pour cela, nous avons choisi au hasard trois dossiers d'achat que nous avons suivi à partir de l'émission des demandes d'achat jusqu'au règlement de celles-ci.

Ø Pour le dossier d'achat N°2, le rapprochement entre la facture, le bon de livraison et le bon de commande n'est pas matérialisé ;

Ø Pour le dossier d'achat N°2, la demande d'achat n'a pas été déclenchée sur la base d'une fiche de stock, elle n'a pas été signée par le comptable matière et il n'y a pas de rapprochement entre la facture, le bon de commande et le bon de livraison.

Ø Pour le dossier d'achat N°3, il n'y a pas eu de demande d'achat, absence d'une fiche de stocks.

Ø le rapprochement entre la facture, le bon de commande et le bon de livraison n'est pas systématique ;

Ø les demandes d'achat ne font pas régulièrement partie dans le dossier d'achat.

Ainsi, les éléments retrouvés en plus grand nombre confirment la description du processus. Pour conclure, on peut dire que malgré les faiblesses constatées, le processus décrit est celui qui est appliqué pour les achats de médicaments de l'hôpital protestant de Mbouo.

I.1.2. Evaluation du contrôle interne

Cette évaluation permet de faire ressortir les zones de risque qui sont les suivantes:

Ø Le rapprochement entre bon de commande, bon de livraison et la facture n'est pas systématique.

I.2. Audit sur les zones de risque.

Nous allons auditer les zones de risque décelées lors de l'évaluation du control interne. Son objectif c'est de vérifier si les risques constatés sont réels et de proposer des mesures pour y remédier.

Pour cela, nous avons choisi au hasard dix transactions d'achats qui ont été entièrement traitées à l'aide du processus étudié, pour avoir la confirmation que les risques théoriques relevés au cours de l'évaluation du contrôle interne sont réels.

I.2.1. Audit sur l'existence d'un fichier et la mise en concurrence des fournisseurs.

L'évaluation des procédures des demandes d'achat doit donner l'assurance que toute demande d'achat a fait l'objet d'une consultation du fichier fournisseurs et de la sélection de ceux-ci. Pour cela, nous avons choisi 10 demandes d'achat.

Ø Sur les dix demandes d'achat auditées, nous avons remarqué que sept n'ont pas fait l'objet d'une sélection des fournisseurs. Nous avons aussi remarqué que le fichier le fournisseur est faible et peu consulté.

I.2.2. Audit sur les commandes, rapprochement et mode de règlement

Nous avons choisi dix bons de commande accompagnés de leurs demandes d'achat et bon de livraison ainsi que le mode de règlement. Ainsi, l'évaluation des procédures relatives à ce test doit donner l'assurance que :

Ø Les zones de risques relevées lors de l'évaluation du contrôle interne se confirment. Cela montre que l'entreprise n'est pas protégée contre les réceptions des marchandises non conformes à la commande.

Ø Sur les dix bons de commande sélectionnés, seules quatre n'ont pas été établies à partir d'une demande d'achat. Cela est inquiétant car l'entreprise risque de commander des marchandises dont elle n'en a pas besoin.

Section II : diagnostic et recommandations

Nous allons dans cette section faire un diagnostic sur la situation de l'entreprise afin d'apporter des suggestions.

II.1 Diagnostic

II.1.1. Points forts

Ø Approbation de la demande d'achat par le comptable matière, le gestionnaire et le médecin chef : Lorsque la demande d'achat est établie par le magasinier, celle-ci sera transmise au comptable matière. Cette mesure va permettre à l'entreprise de contrôler le niveau du stock avant d'établir la demande d'achat, et de ne pas établir une demande d'achat pour des marchandises qui existent suffisamment en stock afin d'éviter le sur stockage.

Ø L'existence d'un rapprochement entre bon de commande bon de livraison : Cette technique permet d'éviter la non-conformité des médicaments commandés et les médicaments livrés.

Ø Existence d'une signature et du cachet de la société fournisseur : Effectivement, cette procédure permet à l'entreprise de se protéger des contentieux qui l'opposent avec le fournisseur.

Ø L'aménagement des magasins : En effet, l'entreprise dispose d'un magasin de stockage dans lesquels les médicaments sont rangés. Pour chaque article un code est attribué pour pouvoir suivre le mouvement d'entrée et de sortie de chaque article.

Ø L'existence d'inventaires : Cette procédure permet de contrôler la conformité entre le stock physique et le stock comptable. Ceci permet de réduire le risque de vol des marchandises.

II.1.2. Points faibles

Ø Il n'y a pas de procédures écrites pour les activités de l'hôpital en général et pour les opérations d'achats en particulier ;

Ø insuffisance de l'analyse des écarts lors des inventaires physiques. En cas d'écarts entre le stock physique et le stock comptable, ces écarts ne sont pas suffisamment analysés pour en savoir l'origine ;

Ø Le rapprochement entre la facture bon de commande et le bon de livraison n'est pas systématique ;

Ø Les fournisseurs ne sont pas mis en concurrence. Cette technique va permettre à l'entreprise d'éviter de signer des contrats de complaisance avec les fournisseurs.

Ø Les commandes se font sur la base d'une demande d'achat: Cette procédure permet d'éviter les commandes fictives des marchandises.

II.2. Risques et suggestions

Nous avons remarqué d'après l'audit et la synthèse faits ci-dessus, que les faiblesses sont dues essentiellement à la conception et à l'application des procédures.

Dans cette dernière section, nous allons essayer de faire ressortir les risques et de proposer des recommandations à ceux-là, voire même proposer la perspective de mise en application.

II.2.1. Absence d'un manuel de procédures

L'hôpital ne dispose pas d'un manuel de procédures qui va permettre de définir clairement les tâches.

Toutes les activités de l'hôpital en particulier les opérations du cycle d'achat de médicament doivent être effectuées sur la base des procédures formalisées pour éviter le cumul des fonctions incompatibles. Celles-ci doivent être à la portée de tout le monde pour leur servir de référentiel pour une compréhension et une exécution uniformes de leurs activités.

Ce manuel doit être mis à jour régulièrement pour pouvoir maintenir l'hôpital dans une dynamique de progrès nécessaire à sa survie et à sa position dans son secteur d'activité.

Nous avons fait une proposition de procédures pour le cycle des achats de médicament à l'hôpital protestant de Mbouo

II.2.2. Insuffisance de l'analyse des écarts constatés entre le stock physique et le stock comptable

En effectuant des travaux d'inventaire cela constitue une force pour l'entreprise, mais en cas d'écarts constatés entre le stock physique et le stock comptable, il n'est pas insuffisance analysé pour rechercher son origine.

Le gestionnaire doit prendre toutes les mesures nécessaires pour qu'il y ait inventaire physique et une analyse profonde des écarts. Pour cela, tout écart constaté entre le stock physique et le stock comptable doit être analysé de manière à retrouvé son origine, au besoin à imputé les responsabilités et à le régularisé.

II.2.3. le rapprochement entre la facture, le bon de commande et le bon de livraison ne sont pas systématiques

Nous avons remarqué sur les dossiers il n'y a pas toujours également qu'une seule facture qui a été le rapprochée entre la facture, le bon de commande et le bon de livraison ne sont pas systématiques.

Le service des achats devrait imposer au fournisseur de l'envoi d'une facture pro forma pour lui laisser le choix d'apprécier les conditions figurant sur la facture pro forma avant l'envoi définitif de la facture.

La comptabilité devrait effectuer un rapprochement entre la facture, le bon de commande et le bon de livraison avant de passer les écritures comptables.

II.2.4. Les bons de sortie ne sont pas toujours visés par le comptable matière.

En cas de déstockage, le visa du comptable matière ne figure pas sur le bon de sortie.

La signature du magasin doit être matérialisée sur le bon de sortie, et que celui-ci doit demander en plus du bon de sortie, une demande d'achat pour renforcer la sécurité et protéger le patrimoine de l'entreprise.

II.2.5. La compétitivité entre les fournisseurs.

L'entreprise risque de signer des contrats de complaisance avec les fournisseurs.

L'entreprise doit avoir pour chaque médicament plusieurs fournisseurs. Elle doit négocier avec chacun d'entre eux afin de choisir celui qui offre les meilleures conditions.

CONCLUSION GENERALE

Notre objectif dans cette étude a été notamment de faire ressortir l'évolution de la fonction d'audit, et notamment d'audit interne. Il en découle que la fonction d'audit interne n'est pas à confondre avec certaines fonctions et que dépendamment des objectifs qui lui seront assignés par la direction, cette fonction pourra s'étendre sur plusieurs domaines d'applications en vue d'améliorer l'efficacité dans la gestion des ressources dont dispose cette organisation. Il est à noter que l'audit interne ne peut être exercé convenablement et atteindre ses objectifs que si au préalable une démarche appropriée d'audit est mise en oeuvre pour améliorer l'efficacité de l'organisation et surtout de son processus de traitement de l'information comptable relative aux achats.

Ce processus de traitement de l'information comptable revêt une importance capitale, eu égard entre autres aux objectifs que l'on assigne à l'information comptable et aux critères de qualité de cette information. Notons-le, l'audit interne du processus de traitement de l'information comptable vise la maîtrise des différentes étapes de transformation des données en information fiable, permettant de fournir une assurance auprès de ceux qui l'utilisent, que ladite information a été produite sans anomalies significatives. Aussi, conviendra t-on qu'il faille avoir une claire maîtrise de l'environnement de l'organisation et des différentes échanges qui sont susceptibles d'intervenir et être traduites en écritures comptables.

La quête de cette maîtrise est la démarche permanente du personnel financier de l'hôpital protestant de Mbouo, au niveau de sa représentation camerounaise, organisation mondiale de protection de la biodiversité, où nous avons eu l'opportunité d'effectuer notre stage académique. Plus qu'enrichissant, ce stage nous a permis entre autres d'appréhender la manière dont est structurée un hôpital, de côtoyer le milieu professionnel dans tous ses aspects : humain et social, sympathique et conflictuel, de nous rendre compte de la teneur de notre formation académique qui vise à nous donner des bases nécessaires pour comprendre toute forme d'organisation, et faire quelques tests.

Parlant de tests, par références aux standards internationaux et à la norme interne, nous avons effectué quelques tests qui nous ont permis de détecter quelques zones à risque qui, avec la dynamique de perfection entreprise dans l'organisation de l'hôpital protestant de Mbouo vont sans doute être réduites.

BIBLIOGRAPHIE

I. OUVRAGES GENEREAUX

1. MEYER J, Le contrôle de gestion, 3^ème éd, PUF, Paris, 1969.

2. SIMERAY JP, Le contrôle de gestion tome 1, Entreprise moderne, édition, Paris.

3. LAUZER.P & R. FELLER, Contrôle de gestion et budget, 5^ème édition, SIREN, 1989.

4. LIONNEL COLLINS, GERARD VALIN Audit et contrôle interne Dalloz, Paris, 1992.

5. CHRISTOPHE VILLALONGA, L'audit qualité interne, qualité références, DUNOD, Mars 2003.

II. MEMOIRES

1. SINDAMBIWE Amos, L'analyse de la situation financière d'une entreprise cas de BUFMAR, ULK, 2003 inédit.

2. KAYUMBO Edith, La pratique de la comptabilité générale dans une entreprise, cas de la CAMERWA, ULK, 2004 inédit.

3. Mémoire fin de cycle MSTCF, rédigé par Mlle DONFOUET ZAFACK sur l'Audit interne du cycle des immobilisations corporelles dans une optique d'amélioration de l'efficacité : cas de WWF-CCPO inédit.

4. Mémoire fin de cycle MSTCF de TCHEUNOU SIALEU Stéphanie Pascale : L'audit des comptes du cycle du personnel et l'optimisation des charges salariales inédit.

III. NOTES DES COURS

1. NGAMENI (A), cours de révision et certification des comptes, IUT-FV de BANDJOUN 2010 inédit.

2. NANDA (T), cours contrôle de gestion et audit, IUT-FV de BANDJOUN 2010 inédit.

IV. SITES INTERNET

1. http://fr,wekipedia.org./wintil/entreprise.

2. http://fr,wikipedia.or/capcite d'autofinancement.

Audit interne du processus de traitement comptable des achats de médicaments à l'hôpital protestant de Mbouo

DEDICACE

REMERCIEMENTS