Management de la pme du btph

IV. Planification Des Travaux

Diverses techniques peuvent être envisagées pour l'élaboration du planning. De la qualité de l'établissement du planning et surtout du choix réaliste de sa représentation - clarté, lisibilité, facilité d'exploitation - dépendront en partie la qualité du suivi des travaux et la facilité à décider rapidement d'actions correctives durant le déroulement du chantier.

a) Organigramme du chantier

Le fonctionnement de la coordination du mandataire au chantier est clairement rappelé sous forme d'un organigramme de la direction de chantier, avec l'indication des nom, adresse et numéro de téléphone des responsables. Le respect de cet organigramme quant à la transmission des ordres ou instructions est l'une des garanties du bon fonctionnement du chantier

b) Réalisation des travaux

Le coordinateur du mandataire assure le suivi de chantier en phase de réalisation par:

§ -l'établissement des plans d'intervention pour les travaux à réaliser

§ -les orientations données aux chefs des entreprises mandantes pour assurer le respect des plans

§ La préparation des taches planifiées doit faire l'objet d'une actualisation à chaque fin de journée.

§ L'amélioration de la communication et l'information entre le siège du mandataire et les chantiers.

§ La mise en valeur (esthétique) la finition des ouvrages selon les règles de l'art.

§ L'amélioration de la coordination entre les chantiers de réalisation et les autres entreprises intervenantes sur le même site.

§ La mise à jour régulièrement, les observations constatées sur le déroulement des travaux sur un carnet de chantier propre à l'entreprise, en informant le maître de l'ouvrage.

§ L'accent de tous les participants sur les questions de sécurité et de santé des travailleurs et, en particulier, les informer des dispositions prises ou à prendre ^34(*)

Schéma n° 11

V. Les réunions de chantier

Les réunions de chantier constituent des moments forts de la vie du chantier ; elles sont le point de rencontre et de communication entre les différents partenaires. La qualité de leur préparation et la qualité de l'animateur de ces réunions conditionnent en partie la bonne marche du chantier.

Ces réunions représentent une partie de la dynamique du chantier. Elles ont une grande importance et constituent un moment indispensable à son fonctionnement.

a) Objectifs de ces réunions

o Informer et prendre les décisions vis-à-vis des actions à engager ;

o Permettre la rencontre des divers participants et de rechercher les meilleurs moyens de mise en oeuvre pour livrer l'ouvrage conformément au marché dans le respect des règles de l'art et du calendrier prévu ;

o Prendre toutes les décisions nécessaires d'un commun accord entre le maître de l'ouvrage, le maître d'oeuvre et les entreprises lorsqu'une difficulté « imprévisible » surgit ou lorsque des travaux supplémentaires sont envisagés.

b) Les participants

Pour les réunions spécifiques traitant de questions générales, particulièrement en début de travaux (éventuellement en fin de travaux), il est nécessaire d'inviter tous les participants aux travaux. Pour un chantier assez important, la liste peut être la suivante :

o le maître de l'ouvrage ou son représentant (accompagné éventuellement du représentant du service gestion du maître de l'ouvrage, qui peut avoir quelques recommandations à formuler aux participants) ;

o l'architecte ou le maître d'oeuvre ;

o le bureau d'études techniques ou les ingénieurs-conseils des différentes spécialités ;

o l'économiste du bâtiment ;

c) types de réunions

Les réunions peuvent se classer en plusieurs catégories, suivant l'état d'avancement du chantier:

§ Des réunions très spécifiques, traitant de l'organisation du chantier et de la vie commune, des actions particulières à entreprendre lors du démarrage des travaux.

§ Des réunions à caractère répétitif, mensuelles ou hebdomadaires en phase de « croisière » du chantier.

Pour des chantiers importants, l'objet de ces réunions peut chaque semaine être différent. Ces rencontres abordent les problèmes techniques, de coordination, de choix de matériaux, de limite de prestation, etc....

Des réunions très spécifiques en fin de travaux pour trouver des solutions aux problèmes particuliers de finition avant réception, de repliement du matériel et de libération du site, de règlement définitif des entreprises.^35(*)

Suivant l'organisation particulière du chantier et le caractère spécifique de la réunion, l'animateur doit posséder un certain nombre de qualités^37(*) lui permettant de mener à bien sa réunion. Ainsi, l'animateur devra

§ arriver avant l'heure de la réunion, afin d'exiger l'exactitude des autres participants ;

§ vérifier avant la réunion si les tâches prévues au précédent compte rendu de réunion sont exécutées ;

§ contrôler les effectifs, afin de « prendre l'ambiance » du chantier ;

§ contrôler les approvisionnements nécessaires aux prochaines activités ;

§ faire un pointage du calendrier des travaux afin de « sentir son chantier » avant la réunion de chantier

§ distribuer aux participants un ordre du jour synthétique de la réunion, en prévoyant une

§ faire valider par les participants l'ordre du jour en début de réunion ;

§ faire régner la confiance entre les différents participants et rester objectif dans un rôle d'arbitre

§ faire preuve de courtoisie, ce qui n'exclut pas une contradiction ferme et logique si besoin

§ donner à chacun la liberté de s'exprimer. Une réunion n'a de sens que si elle prend en compte la possibilité d'apport de chacun ;

§ assurer un rythme à la réunion, ni trop lent en examinant des problèmes qui n'intéressent que peu de personnes, ce qui alourdit la réunion, ni trop rapide en escamotant les difficultés qui ne manqueront pas de resurgir la semaine suivante ;

§ s'assurer qu'il a été compris lorsqu'une décision a été prise. Car on croit parfois avoir été compris et il n'en est rien, par manque de clarté ou de précision à l'émission, par manque d'attention ou à cause d'idées toutes faites à la réception.^38(*)

Sur chaque compte rendu, il faut mentionner la date de la future réunion, rappeler le nom des personnes convoquées et exiger leur présence à la réunion suivante.

La présence du maître de l'ouvrage à toutes les réunions hebdomadaires n'apparaît pas opportune. Par contre, il serait souhaitable d'organiser en sa présence une réunion mensuelle de caractère un peu plus général. Le maître de l'ouvrage a désigné un maître d'oeuvre dont l'une des missions principales est la direction de l'exécution des contrats de travaux Il doit faire confiance à sa compétence et éviter d'intervenir directement auprès des entreprises, ce qui pourrait être qualifié d'immixtion fautive. Il y a là un équilibre à trouver quant à la fréquence de ses venues, en fonction de la personnalité de son maître d'oeuvre, de l'importance du chantier, de la spécificité de l'ouvrage, de la qualité des entreprises, etc..

d) Le procès-verbal de réunion

Après chaque réunion, un compte rendu est rapidement établi puis diffusé à toutes les entreprises, présentes ou non, à tous les autres participants et systématiquement au maître de l'ouvrage, qu'il ait assisté ou non à la réunion. Le style du compte rendu de réunion doit être simple et direct, afin d'en faciliter la compréhension. son contenu doit être précis car, lors d'un contentieux, il constituera une pièce importante du dossier^39(*)

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La rédaction gardera toujours un caractère objectif Sa présentation doit être systématisée afin d'en faciliter la lecture par chacune des personnes intéressées, qui pourront ainsi toujours retrouver les mêmes informations aux mêmes emplacements.

Sur chaque compte rendu figurent certains renseignements tels que; le titre de l'opération ou du programme.

- la date de la réunion de chantier, le numéro du compte rendu ; - les noms des présents, absents et excusés ;

- les noms des personnes ou organismes convoqués à la prochaine réunion ; - l'ordre du jour de la réunion ;

- éventuellement, les remarques sur le compte rendu de la semaine précédente ;

- le nombre de jours d'avance ou de retards sur le planning, avec rappel de l'indication de la semaine précédente ;

- les différents problèmes examinés lors de la réunion, classés dans un ordre logique (problèmes d'ordre général, technique, administratif, financier, d'organisation), avec, pour chaque question évoquée, l'indication des mesures arrêtées ;

Le maître d'oeuvre devra alors expliquer la situation au maître de l'ouvrage et lui transmettre toutes les informations recueillies. Seul ce dernier, en possession de tous les éléments, décidera ou non d'engager les travaux supplémentaires ou modificatifs.^40(*)

* ³⁴ Claude Vaillant " Mémento de l'Entrepreneur du BTP Édition Le Moniteur. Paris 1998.

* ^{35 36} Jacques Armand & Pierre Haxaire " Coordonner une opération de Travaux" Édition Le MONITEUR Paris -1999.

* ^{1. 37} D.Merunka " La prise de Décision en Management" Edition Vuibert Paris 1987.

* ³⁸ Jean-Luc CHARRON & Sabine SEPARI " Organisation et Gestion de l'Entreprise" Édition DUNOD France 2001.

* ³⁹ M.Deslandes & P.Laurent " Politique Juridique de l'entreprise" Édition Vuibert Entreprise Paris -1989.

* ⁴⁰ Code des Marchés Publics Algérien Éditions BERTI 2002 Alger.