3- L'élaboration du plan de formation à
BATICIC (ouest)
Pour bien déterminer et apprendre les étapes et
les pratiques d'élaboration du plan de formation, on a :
F Rapproché du responsable de la formation et d'autres
responsables hiérarchique.
F Observé et analysé des documents existants.
F Analysé des entretiens effectués avec les
acteurs d'élaboration du plan de formation.
On s'est basé sur la détection
des dysfonctionnements et des failles du processus d'élaboration du
plan de formation.
3-1 Analyse des étapes et pratique
d'élaboration du plan de formation à BATICIC (ouest)
A BATICIC (ouest), c'est la direction de
l'administration et ressources humaines (DARH) et plus
précisément le responsable du service formation qui pilote et
réalise les différentes étapes d'élaboration du
plan de formation, selon les modalités ci après :
· Le recensement des besoins de formation.
· Le recueil des besoins en formation.
· L'analyse des besoins.
· La validation.
· L'établissement du plan de formation.
· La prospection des organismes formateurs.
· Le choix des organismes formateurs.
3-1-1)-Recensement des besoins de formation :
Le recensement (l'identification) des besoins en formation est la
première étape à l'élaboration du plan de
formation, c'est l'étape la plus importante dans l'élaboration du
plan de formation et dans le processus de formation. L'identification des
besoins permet d'éliminer les dysfonctionnements, les insuffisances de
qualification des agents à leur poste de travail, de détecter les
motivations des travailleurs dans leurs évolutions de carrière et
aussi permettre aux agents d'apprendre des nouvelles connaissances.
Au début du mois (AVRIL-MAI) de chaque année, la
direction de l'administration et ressources humaines (DARH) informe l'ensemble
de ses départements et services, d'identifier leurs besoins en
formation et envie de l'élaboration du plan de formation de l'exercice
suivant, il s'agit de canevas de formation à renseigner par les
structures utilisateurs de main d'oeuvre à former pour un recueil
nominatif des besoins de formation.
D'après le responsable de formation, c'est une
« demande d'expression des besoins »
destiné aux responsables et personnels relevant de chaque structure de
l'entreprise.
Après avoir reçu la demande, les responsables
des différents départements et services commencent à
identifier les besoins en formation au niveau de leur collaborateur.
3-1-2)-Recueil des besoins en formation : Le
responsable de formation commence le recueil des besoins de formation, pour
cela un nouveau document est créé et utilisé par les
responsables hiérarchiques, ce document est « la fiche de
demande de formation », destiné aux
salariés, pour cela les salariés doivent présenter une
demande rédigée et destinée à leur chef.
La plupart des salariés considèrent la fiche
de demande de formation comme une
inscription individuelle, cette fiche de demande de formation
est remplie par le demandeur lui-même (agent) ou par la structure
hiérarchique, dans le cas où elle est remplie par un demandeur,
la demande doit avoir l'accord de son responsable
3-1-3)-Synthèse des besoins :
Après avoir recueilli les demandes, un synthèse des
besoins est fait.
Lorsque la fiche de demande de formation est remplie, elle est
ensuite transmise au responsable de formation de l'entreprise.
Selon le responsable de formation, cette étape se base
sur des objectifs à atteindre (nouveau projet, amélioration
qualité produit, perfectionnement, promotion,.....), d'après ce
dernier, le synthèse se fait selon les critères suivants :
· La catégorie d'age.
· Le poste de travail.
· Le niveau professionnel
· La filière de développement...etc.
· La qualification de base.
· La nature de contrat.
· Le thème de formation (technique, management,
industriel, commercial ....)
Les demandes sont traitées et analysées par le
responsable de formation et le directeur des ressources humaines, le
responsable formation détermine pour chaque besoin de formation le
thème et l'action qui convient.
3-1-4)-Validation : Après avoir
fait l'analyse et synthèse des besoins de formation, et lors d'une
réunion, la demande acceptée doit avoir l'accord de ces (03)
trois acteurs :
- Le directeur général
- Le comité de participation
- Le directeur des ressources humaines.
La réunion d'évaluation est conclue par deux
types de décisions :
1- La demande n'a pas été validée, les
responsables refusent la demande ou soumettent des modifications et ajustement
sur la demande.
2- La demande validée.
Le budget est la traduction financière de la formation
lui aussi doit avoir l'accord de tous les intervenant (le directeur
général, le comité de participation et le directeur des
ressources humaines), la validation du budget se fait après
négociation de ces trois acteurs
La validation et l'acceptation des demandes, se font
après la collection des informations des responsables
hiérarchiques et par le biais du responsable de formation, le
responsable hiérarchique doit assurer que la formation peut combler les
dysfonctionnements et les écarts observés chez les
salariés.
3-1-5)-Etablissement du plan de formation :
Cette étape permet la traduction des besoins exprimés en
objectif de formation et la distinction des divers types d'actions, le
responsable formation met en forme les résultats en précisant les
objectifs pédagogiques et opérationnels à atteindre.
Dans cette étape, il s'agit de programmer les actions
de formation durant l'exercice en court, c'est une étape de pré
réalisation ou le responsable de formation doit déterminer la
date du déroulement de l'action, cette planification doit tenir
compte :
V De la disponibilité du personnel.
V Des budgets alloués pour la formation
V De ce que proposent les organismes formateurs.
Après la programmation des actions de formation, la
dernière étape qui suit est le choix des organismes de formation,
le responsable de formation choisit les organismes de formation qui assurent
les actions de formation
Le choix et la sélection des organismes des formateurs
se font selon deux critères, par la sélection des offres les
moins coûteuses et la qualité de formation fournie par le centre
(image de l'institution dans le marché de la formation). Cela pourra
aboutir à la construction d'un calendrier et du plan prévisionnel
pour l'année suivante.
Le plan de formation rassemble les renseignements relatifs
à chaque spécialité (ou intitulé de formation)
retenue :
@ Le type de formation envisagé (longue durée ou
perfectionnement, ou court terme)
@ Titre de formation.
@ L'effectif retenu.
@ Le niveau de l'entrée (avant la formation)
@ La durée de formation (jours ou mois)
@ La date de démarrage de la formation.
@ La forme de déroulement de la formation.
@ Le lieu de formation.
PROCESSUS D'ÉLABORATION DU PLAN DE FORMATION A
BATICIC (OUEST)
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Documents
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Phase de processus
|
Responsable
|
Stratégie de l'entreprise
Fiche de demande de formation
Recensement des besoins de formation
Recueil des besoins en formation
Responsable formation/DRH
Synthèse des besoins
Non
Validation
Oui
Etablissement du plan de formation
Responsable formation/DRH
Structure
Concernée
Structure
Concernée
Toute personne
De l'unité
DG/DARH/CP
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