Processus d'élaboration du plan de formation

2- Processus d'élaboration du plan de formation.

La construction du plan de formation est un ensemble des opérations et techniques, c'est mettre en place un dispositif destiné à produire des compétences.

2-1- Définition des objectifs

L'étape de définition des objectifs, correspond à l'identification des fondements du plan dans ses aspects politiques et stratégiques, où il s'agit de prendre en compte :

1. Problèmes et dysfonctionnement courants : Déficiences de la qualité des pièces usinées, erreurs de gestion, procédures inadéquates, délais de livraison trop lent, rendement insuffisants, pannes avec bris de matériels, mauvaise utilisation des équipement.....l'écart entre les compétences existants et celles qui auraient été requises pour éviter le ou les problèmes correspond du besoin, certaines entreprises ont établi des "questionnaire" du type de performance.

2. Projets de changement ou d'investissements : Ils correspondent à des choix volontaire retenus par l'entreprise, ils peuvent être globaux (plan stratégique de développement.....), ou partiels (projet de modernisation d'une atelier, projet d'informatisation d'un secteur ...).La réussite des ces projets dépend de la révision au bon moment des compétences professionnelles requises.

3. Évolution des métiers et des professions : Il s'agit d'évolution qu'impose l'environnement, la vision des collaborateurs, ainsi que la facilité d'expression de ces derniers en matière de demande de formation.

4. Le changement culturel : La culture de l'entreprise se réfère à des ensembles de valeurs, de modes de réaction, de perceptions souvent peu conscientes, les projets de l'entreprise ou de l'environnement, peuvent entraîner la nécessité d'une actualisation ou d'un changement culturel. Exemple : passer d'une culture centrée sur les moyens à une culture de projets ou de résultats, d'une culture à dominante administrative à une culture commerciale.

Connaître ses besoins de formation est fondamentale à une définition précise des besoins permet déjà de dessiner les outils les mieux adaptes pour y rependre, elle permet donc de faire des économies, c'est a-dire d'investir plus judicieusement en fonction des priorités définis.^34(*)

L'identification et l'analyse du fondement du plan de formation sont les missions principales de la direction et la commission formation à travers des réunions, note d'informations et le bilan d'étape du plan en cours.

2-2- Recensement et analyse des besoins en formation et leur transcription en objectifs opérationnels 

Le terme de « besoin de formation », ou « besoin en formation », apparaît dès les années soixante notamment au CUCES^35(*) de Nancy avec Bernard Schwartz^36(*), dans le domaine de la formation, il s'est depuis imposé comme terme idoine, cependant le terme de « besoin » porte en lui un certain nombre d'ambiguïtés et apparaît comme polysémique.

Aussi nous rejoindront tout à fait Alain MEIGNANT^37(*) quand il écrit : « la notion de besoin est ambiguë, si on la comprend comme quelque chose qui existerait indépendamment de son contexte », et l'auteur d'ajouter : « en réalité, il n'y a pas un gisement de « besoins de formation » plus ou moins caché, qui ne demanderait que l'arrivée d'un spécialiste armé des méthodologies pertinentes pour le repérer et procéder à son exploitation ».

Jacques SOYER ^38(*) parle, quant à lui, « d'abus de langage (...)qui peut présenter des dangers ». Il préfère en effet dire que l'expression « besoin de formation » devrait être remplacée par « problème à régler par la formation » ou par « objectif à atteindre par la formation » . L'expression « besoin de formation » devrait être remplacée par l'expression « problème à régler par la formation ».

Le responsable de formation ne recensera donc pas des besoins mais fera un inventaire des problèmes à régler et des objectifs à atteindre :

· Il faut distinguer les besoins personnels de formation (sans relation directe avec la vie de l'entreprise), des besoins individuels (ne concernant qu'un individu dans le cadre de son travail) et des besoins collectifs (concernant tous les titulaires d'un poste donné)

· Il faut distinguer le besoin de formation de la demande de formation (la demande supposant qu'il y ait eu au préalable une recherche de solution). La chronologie des étapes serait donc problème ou objectif, recherche de solution, solution formation, besoin de formation, recherche du produit.

Il faut savoir donc d'où est l'initiative de formation :

a)- A l'initiative des salariés : les objectifs peuvent être variés comme (Se reconvertir. Se promouvoir dans l'entreprise. Acquérir une qualification professionnelle. Evaluer vers un poste voisin Améliorer l'adaptation au poste occupé...etc.

b)- A l'initiative de l'entreprise : les actions de formation sont celles figurant au plan de formation par décision des managers.

Selon l'Association Française de Normalisation (AFNOR) « Les besoins de formation peuvent être définis par l'écart entre les compétences nécessaires pour exercer un emploi, une activité professionnelle et les compétences réelles d'un individu à un moment donné »^39(*).

Parler de « besoins » correspond à différentes réalités, cela peut être un manque, un dysfonctionnement, une attente ou une demande (voir tableau)

Tableau N ° 04 : Les besoins en formation de la retranscription d'une nébuleuse à une demande.

Situation problème Objectif formation	Non visible implicite	Visible explicite
Non exprimé	Manque	Dysfonctionnement
exprimé	Attente	Demande

Le Boterf Guy affirme : « les besoins de formation n'existent pas "en soi", ils constituent des "écarts" qu'il faut identifier et analyser par rapport aux situations concrètes ou aux référentiels qui sont à leur origine (dysfonctionnements, projets, évolutions des métiers ,des contenus des emplois et évolutions culturelles ) »^40(*)

2-2-1 Le recensement des besoins de formation 

Les méthodes de l'identification des besoins de formation ont aussi leur importance. Dans la plupart des cas, le cas du chargé de la formation devrait aider et encourager les différents services à identifier et consulter leurs propres besoins, pour la mise au point d'un programme de formation qui répond à ses besoins.

Avant de procéder à l'identification des besoins de formation, un aspect important n'est pas à négliger, celui du cadre de référence qu'est l'ajustement des besoins et des ressources en compétences.

Autant que possible, les projets de formation doivent réaliser l'adéquation entre une demande exprimée comme une somme des besoins et l'offre déterminée par les possibilités de l'entreprise dans les faits, deux démarches d'ajustement de l'offre et de la demande sont observables .

MARTORY Bernard et CROZET Daniel^41(*) décrivent deux (02) démarches pour l'identification des besoins de formation :

a)-La démarche ascendante : Le recensement est opéré prioritairement au niveau individuel et remonte pour élaborer le projet global par agrégations successives.

Les demandes sont recensées à partir de:

- Les réactions des collaborateurs suite à des propositions génériques de formations formulées par la direction (le catalogue de formation)

- Des conclusions apportées à l'entretien pédagogique d'appréciation lorsqu'il existe, découlent de comparaisons entre le profil actuel du titulaire d'un poste et le profil à attendre dans un délai donné.

En fait, la démarche n'est jamais aussi tranchée , c'est pour cette raison qu'elle sera qualifiée de « plutôt ascendante ».On constate l'existence d'un certain nombre d'allés et de retours qui vont traduire les grands choix de la direction générale.

b)-La démarche descendante : Les projets sont dessinés prioritairement au niveau central, puis progressivement éclatés jusqu'au niveau individuel, ils résultent à la fois :

· Des décisions d'allocations budgétaires en monnaie et en temps.

· Des analyses sur les évolutions des métiers, de la gestion prévisionnelle des compétences ou tout simplement des impératifs d'évolution des profils pour l'année à venir.

Là, encore, la démarche n'est pas systématiquement descendante, tous les observateurs s'accordent à reconnaître que des formations qui seraient imposées sans l'aval et l'engagement de ceux qui en « bénéficieraient » auraient peu de chances d'être fructueuse .Il s'agit en fait de relever les objectifs des intéressés et de se demander si la formation peut faciliter l'atteinte de ses objectifs. La question, comment recenser les besoins de formation devient donc comment recenser les objectifs de formation ?

* ³⁴ Jean marie PERETTI, « Ressources humaines et gestion du personnel », édition Vuibert, 1994, page 102

* ³⁵ Centre universitaire de coopération économique et social.

* ³⁶ LAOTF, « La formation des adultes » .histoire d'une utopie en acte-le complexe de Nancy .Paris, l'harmattan, 1999

* ³⁷ Alain MEIGNANT, « Manager la formation », Paris Editions Liaisons, 1991 .p 111

* ³⁸ Jacques SOYER, « Fonction formation », paris, Editions d'Organisation .1998. p 100

* ³⁹ Association Française de Normalisation (AFNOR). « Normes AFNOR de la formation professionnelle », 1992/1994.

* ⁴⁰ Guy Le Boterf, « L'ingénierie et l'évaluation de la formation», paris, les Editions d'Organisation, 1990, p33

* ⁴¹ Bernard MARTORY et Daniel CROZET, « Gestion des ressources humaines .manuel de pilotage social », édition Nathan .1998.