Memoire Online - L'utilisation de l'information sanitaire comme un outil managérial des services hospitaliers: cas du Centre Hospitalier Régional de Lomé commune au Togo

Le rôle des systèmes d'information d'aide au pilotage est de synthétiser, d'organiser et de structurer l'information, ce afin de répondre aux besoins d'analyse et de prise de décisions des managers. La première question qui se pose ici est celle de l'identification et de la sélection des informations pertinentes pour le pilotage, parmi la masse des données opérationnelles générées par l'hôpital. L'information de pilotage doit être synthétique, ciblée pour répondre à des questions précises, transversales pour étudier toutes les facettes d'une activité, comparative pour permettre l'évaluation relative des performances de différents services.

Les outils de pilotage définis par le management pour répondre à ce besoin s'organisent autours d'indicateurs clés qui concernent l'ensemble des domaines d'activités et permettent d'évaluer les résultats atteints. Ces indicateurs composent un modèle d'analyse et de performance, que les entreprises diffusent aujourd'hui largement dans l'organisation. Ce modèle remplit en effet deux (2) rôles. II est l'incarnation de la vision synthétique de la performance par le management et fixe ainsi les objectifs à atteindre. II est également l'outil qui permet à chaque manager d'analyser ses résultats et d'adapter son action. D'où la nécessite d'une définition des indicateurs clés de performance.

IL1-- Définir des indicateurs de performance

Le choix des indicateurs de performance est de toute évidence lié à l'activité de l'organisation. Dans le domaine de la santé, un indicateur de performance est un indice (généralement chiffré) permettant d'évaluer ou d'apprécier le rendement ou l'efficacité d'une formation sanitaire dans l'atteinte de ses objectifs²⁹.

Les indicateurs sont en grande partie calculés à partir de données issues d'un système d'information opérationnel. Mettre en place un système décisionnel satisfaisant n'est de ce fait possible que, si le système d'information opérationnel est lui-même suffisamment élaboré pour suivre l'information au niveau de précision souhaitée. L'évolution des indicateurs est suivie dans le temps et leur analyse doit permettre d'évaluer les performances selon différents points de vue³⁹.

²⁹ T Ancelle, Statistique épidémiologie, collection « sciences fondamentales », juin 2002

³⁰ On pourra ainsi comparer les résultats selon les services ou selon les prestations.

L'appui des responsables du Centre Hospitalier Régional Lomé Commune et de ceux chargés du Système d'Information Sanitaire (SIS) au niveau de la région sanitaire a permis de définir les indicateurs, non exhaustifs, pour la gestion, le suivi et l'évaluation des performances de l'hôpital (Tableaux II & III).

TABLEAU II : INDICATEURS DE PERFORMANCE PROPOSES POUR LA GESTION DE L'HOPITAL LOME COMMUNE

INDICATEURS	DEFINITION	FORMULE DE CALCUL	SOURCE
*INDICATEURS SUR LES RESSOURCES HUMAINES*
Ratio habitant par médecin	Nombre moyen de personnes à charge par médecin	Ratio = Population totale à charge	Statistique de la DRS
		Nombre de médecins
Ratio habitant par infirmier	Nombre moyen de personnes à charge par infirmier	Ratio = Population totale à charge	Statistiques de l'hôpital
		Nombre d'infirmiers
Ratio habitant par sage femme	Nombre moyen de personnes à charge par sage femme	Ratio = Population totale à charge	Statistiques de l'hôpital
		Nombre de sage femmes
Ratio habitant par technicien de laboratoire	Nombre moyen de personnes à charge par technicien de laboratoire	Ratio = Population totale à charge	Statistiques de l'hôpital
		Nombre de techniciens de laboratoire
*INDICATEURS SUR LES INFRASTRUCTURES*
Ratio habitant par lit d'hospitalisation	moyen d'habitants par lit d'hospitalisation d hospitalisation	Ratio = Population totale à charge	Statistiques de l'hôpital
		Nombre de lit d hospitalisation
Ratio FAP par lit de la maternité	Nombre moyen de femme en âge FAP) de procréer par lit de maternité	Ratio = Population totale à charge	Statistiques de l'hôpital
		Nombre de lit d'hospitalisation
*INDICATEURS SUR LES ACTIVITÉS DE SOINS INTERNES*
Taux de létalit de certaines maladies spécifiques	Pourcentage de cas de décès de la maladie	= Nbre de décès dus à la maladie x 100	Rapport mensuel des malades hospitalisés
		Nbre total de cas de cette maladie
Taux de morialitié hospitalière	Pourcentage des patients décédés sur le total de patients admis dans les services d'hospitalisation pour touffes les pathologies (mesure de la qualité de prise en charge)	= Nbre de patients décédés toutes causes x 100	Rapport mensuel des malades hospitalisés
		Nbre total des hospitalisés dans tous les services
Taux d'occupation des lits	Pourcentage de lits ayant accueilli des patients pendant l'année sur le total des lits fonctionnels (il mesure l'utilisation des services d'hospitalisation)	= Nbre total des journées d'hospitalisation x 100	Rapport mensuel des malades hospitalisés
		Nombre total des lits x 365
Taux de rotation	Nombre moyen de patients par lit d'hospitalisation (mesure la productivité)	= Nbre total des hospitalisés x 100	Rapport mensuel des hospitalisés
		Nbre total des lits d'hospitalisation
Durée moyenne de séjour	Nombre moyen de jours d'hospitalisation par patient (il mesurer l'efficacité d'un service d'hospitalisation par comparaison aux autres)	= Nbre total des journées d'hospitalisation x 100	Rapport mensuel des malades hospitalisés
		Nombre total des hospitalisés dans tous les services

INDICATEURS	DEFINITION	FORMULE DE CALCUL	SOURCE
effectuésà Pourcentage d'accouchementsacl provenant _desl'hôpital références	Proportion d'accouchements effectués à provenant des références des FS périphériques sur le total des accouchements dystociques	= Nbre d'accouchements référés effectués à l'hôpital x	Rapport d'activités de la maternité
		100 Nbre dotal des accouchements effectués à l'hôpital
Taux de références	Pourcentage des patients évacués / référés sur le total des admissions de l'hôpital	= Nbre de patients évacués x 100	Rapport mensuel des malades hospitalisés
		Nbre total d'admissions à l'hôpital
*INDICATEURS SUR LES ACTIVITÉS DE SOINS EXTERNES*
Taux de fréquentation de la consultation curative à l'hôpital	Proportion de la population qui a fréquenté la consultation curative de l'hôpital au moins une fois dans la période considérée	= Nbre de nouveaux consultants x 100	Rapport mensuel des malades hospitalisés
		Population total à charge
Intensité d'utilisation des soins curatifs	Nombre de consultations par consultant dans la période considérée	= Nbre total de consultations curatives	Rapport mensuel des malades hospitalisés
		Nbre de nouveaux consultants
*INDICATEURS SUR LES RESSOURCES FINANCIERES*
Taux de recouvrement de recettes	Pourcentage des recettes recouvrées par rapport aux dépenses (permet de mesurer la viabilité financière de l'hôpital)	= Recettes totales x 100	Rapport de l'Agent Comptable
		Dépenses en médicaments et fonctionnement
Taux d'exécution du budget en dépenses	Proportion des dépenses engagées sur le total des dépenses prévues (cet indicateur traduit la capacité de l'hôpital à mandater les prévisions de dépenses et à respecter les crédits alloués)	= Totale des dépenses engagées x 100	Rapport de l'Agent Comptable
		Total des dépenses prévues
Taux de charge du personnel	Proportion des charges du personnel sur total des dépenses de fonctionnement	= Total charges du personnel x 100	Rapport de l'Agent Comptable
		Dépenses totales de fonctionnement
Taux de charge contractuel (Selon les normes et les performances des EPA, elle ne devrait pas dépasser 20 pour un hôpital)	Proportion de la part relative du personnel contractuel sur les recettes propres de l'hôpital (permet d'apprécier la part du personnel par l'hôpital).	Total des charges contractuelles x 100 9	Rapport de l'Agent pp g Comptable
		embauché sur les recettes propres générées Total des recettes propres
Capacité d'autofinancement	Proportion de la part relative des recettes propres sur l'ensemble des dépenses engagées.	= Recettes propres x 100	Rapport de l'Agent Comptable
		Dépenses engagées

INDICATEURS	DEFINITION	FORMULE DE CALCUL	SOURCE
Coût moyen des prestations par consultant	Coût moyen des soins prodigués par patient par rapport au coût des médicaments et outils (permet d'apprécier le coût des prestations).	=Coût des médicaments et consommables	Rapport d'activités de la pharmacie
		Nombre de consultants
Recette moyenne par consultant	Coût d'une consultation pour l'hôpital (permet de connaître combien coûte pour l'hôpital, une consultation).	= Recettes totales	Rapport de l'Agent Comptable
		Nombre de consultants
Recette moyenne par hospitalisation (ce prix ne comprend ni les actes médicaux ni les médicaments).	Total des recettes d'hospitalisations par rapport au nombre total des hospitalisations (permet de connaître le coût moyen payé par un patient pour son hospitalisation).	=Total des recettes d'hospitalisations	Rapport de l'Agent Comptable
		Nombre total des hospitalisations
Dépenses rapportes aux hospitalisations³¹	Rapport des dépenses total de l'hôpital sur le nombre total des hospitalisations.	= Dépenses total de l'hôpital	Rapport de l'Agent Comptable
		Nombre total des patients hospitalisés

Source : Tableaux conçus par nos soins dans le cadre de cette étude en collaboration avec les agents de Centre Hospitalier Régional Lomé Commune et l'appui de personnes ressources chargées de la gestion du SIS au niveau de la région sanitaire de Lomé commune.

³¹ Les hôpitaux ont de nombreuses missions telles que les soins, la prévention, la recherche, l'enseignement, etc. Toutefois leur spécificité de production est « l'hospitalisation ». A défaut de la comptabilité analytique qui permettrait d'apprécier le coût de production d'une hospitalisation, le rapport des dépenses de l'hôpital sur la production d'hospitalisation peut être une approximation de la productivité de l'hôpital.

TABLEAU III : INDICATEURS DE PERFORMANCE POUR LA GESTION DE L'INFORMATION SANITAIRE

INDICATEURS	DEFINITION	FORMULE DE CALCUL	SOURCE
INDICATEURS SUR L'INFORMATION INTERNE
Taux de rencontres réalisées par service et par an	Nombre de rencontres réalisées sur nombre de rencontres prévues (D permet d'apprécier la fonctionnalité des cadres de concertations et la dynamique de groupe au niveau du service).	= Nombre de rencontres réalisées x 100	Bilan du chef de chaque service
		Nombre de rencontres prévues
Ratio de service disposant d'un tableau de bord	Proportion d'unité de soins disposant d'un tableau de bord (D permet d'apprécier le rendement des services).	= Nombre de services disposant d'un tableau de bord x 100	Rapport de la direction
		Nombre total de service
Ratio du budget alloué à l'information et	à la communication Part du budget destiné à l'information et à la communication par rapport au budget global de l'hôpital	= Budget alloué à l'information x 100	Rapport de l'Agent Comptable
		Budget global de l'hôpital
Taux d'exécution du budget alloué à l'information et à la communication	Proportion d'exécution du budget alloué à l'information	= Total des dépense engagées x 100	Rapport de l'Agent Comptable
		Total du budget alloué

Satisfaction du personnel sur la gestion de l'information au sein de l'hôpital

Ratio des agents s'estimant satisfaits de l information sur les finances données parla direction de l'hôpital.	Proportion des agents qui affirment leur satisfaction sur les informations sur les finances fournies parla direction de l'hôpital.	= Nombre d'agents satisfaits x 100	Rapport du SIS
		Nombre total des agents de l'hôpital
Ratio des agents s'estimant satisfaits de l'information sur les activités de l'hôpital.	Proportion des agents qui affirment être satisfaits des informations sur les activités fournies par la direction de l'hôpital	= Nombre d'agents satisfaits x 100	Rapport du Service de l'information
		Nombre total des agents de l'hôpital
Ratio des agents satisfaits de leur implication dans les prises de décisions au sein de l'hôpital	Proportion des agents qui affirment être_ satisfaits de leur implication dans les décisions de la direction de l'hôpital	-- Nombre d'agents satisfaits x 100	Rapport du Service de l'information
		Nombre total des agents de l'hôpital

Source : Tableaux conçus par nos soins dans le cadre de cette étude en collaboration avec les agents de CHR-LC et l'appui de personnes ressources chargées de la gestion du SIS au niveau de la région sanitaire de Lomé commune.

L'utilisation de l'information sanitaire comme un outil managérial des services hospitaliers: cas du Centre Hospitalier Régional de Lomé commune au Togo

CHAPITRE II : LA DEFINITION DES INDICATEURS CLES DE PERFORMANCE

POUR LE PILOTAGE DES ACTIVITES DE L'HOPITAL

IL1-- Définir des indicateurs de performance